BLOG DEL GRUPO MADRID CENTRO DE NEGOCIO: LOS ESPACIOS DE TRABAJO EN LA ORGANIZACIÓN (IV)

"Un metro cuadrado no utilizado es como tirar anualmente 900,00€ a la papelera"

RECURSOS FINANCIEROS

Una oficina correctamente planificada y equipada mejora cualitativamente los resultados individuales y colectivos, favorece los cambios en la organización y colabora en la mejora de los costes de gestión de la empresa.

Las inversiones son necesarias para realizar la función productiva de la empresa, pero cuando este aspecto se observa a través del prisma del gasto, sólo se piensa en su reducción y se pierde el concepto del sistema.

Todos los factores clave de una organización son parte de los activos de la empresa, aunque los recursos humanos no se muestran en el balance general al final del periodo.

Es evidente que ni podemos comparar trabajar con productos físicos y con ideas abstractas, pero sin duda se podría avanzar más en este campo. Pocas empresas se preguntan cuanto dinero dejan de ganar cuando su mejor comercial invierte una hora en localizar un papel o cuantas ideas de negocio se pierden cuando un equipo no encuentra una sala de reuniones disponible.

Se precisan espacios personales, espacios compartidos y zonas comunes para usos de todo tipo de trabajadores, pero ¿cómo puede hacerse todo esto, con la escasez de oficinas libres y el altísimo coste del metro cuadrado?

El secreto no consiste en disponer de mas metros cuadrados, sino en distribuirlos mejor. Por ejemplo, se pueden ganar metros en los puestos individuales, especialmente en despachos de directivos, y y dedicarlos a crear mas espacios comunes.

¿Tiene sentido que un directivo tenga un despacho enorme en el que apenas pasa tiempo? En algunos casos, es necesario por cuestión de imagen y estrategias corporativas. Sin embargo, una solución alternativa consistiría en acondicionar zonas en las que puedan atender a las visitas más importantes incluso de un modo mejor que en lujosos despachos.

Pero quitarle metros a los despachos de los directivos, no es la solución a todos los problemas. Para asignar los espacios de un a oficina hay que analizar el tiempo que dedica cada persona a cada actividad, desde un a llamada telefónica hasta reunirse con un superior, y qué trascendencia tiene cada tarea en el resultado final de su labor.

Una oficina nos es mejor ni peor en función de sus metros cuadrados sino en función de la gestión de dicho despacho. Cada metro cuadrado lleva consigo un gran coste y hay que saber rentabilizar cada uno de ellos. Por ello una inversión en la gestión del espacio puede resultar a largo plazo un gran ahorro en los costes de la empresa.

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