Los tres secretos de Steve Jobs para mantener reuniones eficaces

No es la primera vez que afirmamos que las reuniones de trabajo, gestionadas de forma ineficaz, son en realidad una COMPLETA pérdida de tiempo que lastra nuestra productividad. 

Como explicamos en nuestra “Pequeña gran guía para reuniones eficaces”, elementos como preparar una agenda, entender cuándo conviene convocar y quién debe asistir o cómo se asignan las tareas, son indispensables para que la reunión no se dilate en el tiempo y pueda convertirse en un instrumento de trabajo productivo.

Una de las personas que mejor entendía cuál era la auténtica naturaleza de las reuniones y cómo ponerlas a su servicio, era STEVE JOBS. El CEO de Apple, como nos cuentan en este artículo de Inc.com, basaba sus reuniones en tres principios: sencillez, responsabilidad, sobriedad. Precisamente hoy, cuando estamos a unas horas de que Apple haga su gran PRESENTACIÓN anual de productos (iPhone 6S, Apple TV y posiblemente un nuevo iPad Pro), merece la pena ahondar en unos principios que desde luego, son en parte responsables de llevar a la multinacional a ocupar la posición de privilegio que ostenta.

Sencillez

Jobs detestaba las reuniones en las que participaban más personas de las estrictamente necesarias. El principio era simple: las reuniones, cuanto más reducidas, mucho mejor. Lo cuenta Ken Segall en su libro “Insanely Simple”, un libro que explica el estilo directivo y de management que se imponía en Apple durante la época de Jobs.

Cuenta este antiguo colaborador de la firma que era habitual que el CEO de Apple invitase amablemente a abandonar la reunión a aquellas personas que según su parecer, no deberían estar en la misma. Y no porque no hubiesen sido convocadas, sino porque según su criterio o bien no iban a aportar nada realmente significativo, bien se duplicaban funciones o bien eran caras que resultaban COMPLETAMENTE nuevas para Jobs, quien no mostraba ningún entusiasmo a la hora de ampliar el grupo.

Responsabilidad

Durante las reuniones con STEVE JOBS, cada participante sabía de antemano que era preferible no acudir, antes que hacerlo sin una “mentabilidad responsable”. Por este término se entendía lo que más tarde se designó como DRI  (Directly Responsible Individual): cada persona que asistía a una reunión era responsable de uno o varios puntos de la agenda de la misma y dicha asignación de responsabilidad se reflejaba tanto en la convocatoria como en el acta final.

De esta forma resultaba muy sencillo saber quién estaba a cargo de qué, quién era responsable de GESTIONAR qué tareas y cómo se gestionaba la responsabilidad de cada proyecto. En un segundo nivel, cada tarea se asigna a un DRI, de modo que siempre haya una respuesta clara a la pregunta ¿Quién es el DRI de esto?

Sobriedad

En la famosa biografía de Steve Jobs, escrita por Walter Isaacson, salía a relucir en más de una ocasión que si había algo que el CEO evitaba a toda costa eran las personas que se “refugiaban” detrás de un PowerPoint para defender una argumentación. Las reuniones en Apple se mantenían cara a cara, sin pantallas de por medio.

De hecho, aunque en las PRESENTACIONES públicas (las famosas Keynotes) sí que se utilizaban, en las reuniones internas estaba estrictamente prohibido utilizar un PowerPoint o cualquier otra herramienta que pudiese utilizarse como “escudo”, ya fuera un extenso informe, una encuesta, etc.

Lo único imprescindible que había que traer a una reunión con Steve Jobs eran argumentos convincentes, cuyo peso fuese abrumador, sin necesidad de “muletas”.  Como el propio Jobs le dijo a Isaacson, “Odio a las personas que prefieren utilizar una presentación, antes que pensar”.

Y no, puede que estos tres ingredientes no hayan reinventado la rueda en cuanto a las reuniones se refiere. Pero van en la línea de que la sencillez, la falta de artificio e ir directamente al grano son elementos claves a la hora de GESTIONAR nuestra productividad. 

Rodolfo de Juana
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