LAS FUNCIONES DE LOS DIRIGENTES

El dirigente ha de conocer qué tareas son inseparables del cumplimiento de su misión directiva, ya que éstas debe realizarlas personalmente y, en concreto, la ejecución de las restantes puede confiarla a sus colaboradores más significativos.

Sería vano obstinarse en demostrar las enorme trascendencia de la situación de un jefe sobre la eficacia y evolución del grupo que dirige. Basta considerar las figuras de Alejandro Magno, Napoleón, Hitler o de algunos actuales Gerentes y Directores de empresa para percatarse de ello inmediatamente.

Es tal su alcance, que a menudo se han atribuido implicitamente con carácter de exclusividad algunos triunfos a los dirigentes, olvidando la labor de los grupos que actuaron a su órdenes. Decir que Cesar venció a Pompeyo sería proclamar que en Farsalia tuvo lugar un duelo entre dos hombres, cuando en realidad se desarrolló una contienda entre dos bandos.

El jefe no es el titular de los éxitos logrados, sino la cabeza del equipo que los ha conseguido. Es, por asi decirlo, el principal intérprete y director de una obra en la que a todos los personajes se ha asignado su papel, y naturalmente el protagonista tiene el suyo. Pero, si en una representación nadie puede prescindir del cometido que se le ha encomendado, sería precisamente el primer actor y director, si hiciera caso omiso de él, quien más compremetería el éxito.

Una de las misiones del dirigente es determinar el trabajo de sus subordinados inmediatos, pero ello no le autoriza a escoger sus propias ocupaciones espontáneas, irreflexiva o caprichosamente.

Por tratarse del elemento más importante es del mayor interés que su misión no quede incumplida, sino que se realice de la forma más eficaz. 

Para ello se precisa de una atenta reflexión del jefe sobre sus propias funciones, y el esfuerzo de desempleñarlas lo mejor posible, sin dejarse arrastrar por las preocupaciones en que se encuentra sumido, ni fascinar por la resolución de determinados problemas, grandes o pequeños, que pueden encubrirle su verdadero cometido.

Se han propuesto muchas definiciones del dirigente y elaborado muy variadas enumeraciones de las tareas en las que ha de ocuparse, sin que hasta el momento haya alcanzado alguna de ellas una aceptación universal.

No ensayaremos aquí una variante más. Vamos a precindir de muchos trabajo que, según su puesto concreto, su situación, la capacidad de sus colaboradores y otras circunstancias, realizan los jefes, y nos ceñiremos a las que todo dirigente necesariamente ha de desarrollar precisamente por su condición de tal. Determinadas funciones debe desempeñarlas personalmente, ya que en caso contrario quedarán incumplidas o serán ejercidas por quienes no están facultados para ello, con grave quebranto de la eficacia y armonía en la dirección del conjunto. Dichas funciones son las siguientes:

• Fijación de los objetivos.
• Planificación.
• Organización.
• Comunicación y motivación.
• Coordinación.
• Control.

Fijación de los objetivos

La base de toda actuación futura del grupo es la determinación de su fines, y esta labor no puede ser desarrollada más que por el jefe. Todo dirigente establece las metas a perseguir por los de nivel inmediato inferior, y cada uno de éstos, a su vez, señala a sus subordinados los objetivos parciales, necesarios para la conseción del principal.

Si el gerente de una empresa decide la puesta en marcha de la fabricación de un nuevo producto, previo el estudio de los informes oportunos, la consecución de este fin requiere un trabajo en equipo, que para cada uno de los Directores se traducirá en un objetivo particular de acuerdo con lo que el básico y primordial exige de la fracción de empresa que está bajo su jurisdicción. A su vez cada uno de los Directores definirá los de los respectivos Jefes de Departamento, Sección, etc.

Planificación

Mediante un estudio de conjunto, el jefe prepara un modelo esquematizado, pero que contenga todas las partes esenciales y las lineas generales de acción, que conducen a la obtención del fin propuesto. El conocimiento profundo del dirigente, mediante una adecuada información, de la situación del grupo, en general, y de los aspectos que afectan a la consecución del objetivo, en particular, es de trandescental importancia en la planificación.

Para emprender la fabricación de un nuevo producto puede requerirse: su aceptación por el Consejo de Administración, su financiación, la adaptación de la organización comercial, la ampliación o modficación de las instalaciones y edificios, la creación de un nuevo Departamento y la asignación al mismo de los cuadros de personal precisos, etc. Examinando estos conceptos en su relación mutua y en sus repercusiones sobre la totalidad sde la empresa, el Gerente establece el plan que engloba la sintesis de las medidas a adoptar referentes a cada uno. 

Organización

Seguidamente, es preciso concretar las lineas generales de acción en una organización, que determine los cauces y los principales métodos a seguir. Esta fase exige la consideración de gran número de factores y aspectos de la cuestión, y un examen a fondo de los obstáculos y dificultades para la puesta en práctica de cada una de las posibles alternativas.

Prosiguiendo con el ejemplo iniciado en los dos epigrafes anteriores, el Gerente concibe la distribución y asignación de tareas a sus colaboracores directos; establece el programa de las labores que llevará a cabo personalmente: presentación de proyecto al Consejo de Administración para obtener la aprobación del mismo, ciertos contactos relativos a los medio económicos y la ejecución material del fin perseguido, forma y tiempo de comunicación de la decisión a sus subordinados, etc.

Asimismo, determina los objetivos parciales de éstos y las directrices e instrucciones generales sobre algunas materias, como la financiación y los informes periódicos sobre la situación económica, para la Dirección Administrativa; sobre la adaptación de la red de ventas, creación de órganos especializados en el nuevo producto, preparación de instrucciones a los vendedores y publicidad, para la Dirección Comercial; sobre la ampliación de los edificios e instalaciones y la puesta en marcha de la nueva fabricación, para la Dirección Técnica; sobre el estudio de la estructura del nuevo Departamento, su entronque en la organización general y la promoción y contratación del personal, para la Dirección de Organización.

Algunas o muchas de estas observaciones habrán sido previamente propuestas por los interesados o por asesores especializados en determinadas materias.

Comunicación y motivación

El mariscal Foch afirmaba que "para triunfar es preciso tener un fin, un plan, un método y perseverar en su aplicación con viva tenacidad"

Hasta aquí el dirigente ha cumplimentado los tres primeros requisitos propugnados por el mariscal, pero le resta la aplicación firme, que ha de inciciarse por la notificación a los ejecutantes; ha desarrollado la fase previsa de estudio y preparación, sirviéndose de los datos y asesoramientos precisos, pero la puesta en  práctica de las conclusiones ha de hacerse a un nivel inferior, y es necesario que éstas se comuniquen a sus realizadores motivándolos para obtener de ellos la mayor solidaridad y deseo de cooperación. El impulso del jefe en un asunto repercute en todo el curso de la realización del mismo, y por ello quién dirige a otros no debe ser exclusivamente teórico u hombre de estudio, sino que además ha de ser persona de gran empuje.

El Gerente da a conocer a los Directores los objetivos e instrucciones, precisándolos claramente, y estimulando a aquéllos a prestar su colaboración decidida.

Coordinación

El trabajo en equipo ha de desarrollarse ordenadamente, de manera que la obtención de unos fines parciales no se lleve a cabo en la forma, con los métodos o en tal grado que perjudique la consecución de otros. El dirigente ha de promover la mayor cooperación entre sus subordinados, y frecuentemente debera concordar sus objetivos con los de otros jefes, no sujetos a él, que quedarán afectados por el logro de los mismos.

El programa de montaje de las nuevas instalaciones, preparado por la Dirección Técnica, que exige un importante desembolso inmediato o poco uniforme en el tiempo, puede ser incompatible con el plan de inversiones y ganancias propuesto por la Dirección Administrativa; la contratación del personal, que se requiere a juicio de la Dirección Comercial, podrá ocasionar graves problemas internos, según la Dirección de Organización, etc. La consecución de los fines parciales de cada Dirección puede aconsejar medidas que se oponen directamente a la obtensión de los de otra. El Gerente ha de coordinar los esfuerzos hacia el objetivo principal.

Control

El dirigente no ha de limitarse a encauzar al grupo y proporcionarles todas las instrucciones precisas para que pueda desenvolverse correctamente. No es suficiente que le comunique un impulso eficáz, sino que además debe vigilar su funcionameinto, haciéndole seguir las directrices dadas.

El Gerente dará instrucciones concretas sobre la información que desea recibir y, principalmente, la referente a la situación financiera, a la rentabilidad, a los mercados, a la fabricación, a los costes y al personal. La dirección correcta y continuada exige que aquél no pierda contacto con la situación real de cada momento.

Comentarios finales

Además del desempeño de las funciones considerardas, el dirigente ha de llevar a cabo otros quehaceres, según su puesto concreto, la situación de la empresa y las circunstancias particulares de cada caso.

En algunas ocasiones, especialmente en las sociedades pequeñas, el Director es la única persona de la empresa que conoce a fondo una determinada técnica, y, cuando se precisa su aplicación, es él quien toma a su cargo este cometido, ocupádose, por ejemplo, de alguna de las siguientes tareas: proyecto y cálculo de un nuevo edicicio, adquisición de maquinaria, estudio de los métos de trrabajao, etc.

Otras veces, el Gerente está muy interesado en que una determinada labor se realice de la forma más perfecta posible y decide ocuparse personalmente de ella o de una parte de la misma, e interviene activamente en la creación de un mercado de exportación, o en la compra de un importante suministro, o pronunciar unas conferencias y dirige unas charlas, dentro de un programa de formación del personal, etc.

A menudo, un cliente se siente halagado o estima que una empresa proveedora está poniendo el máximo interés en un asunto si trata de él alguna vez con el Gerente o Director General de la misma y observa que éste está al corriente de la cuestión. Por ello, cuando se persigue la adjudicación de un importante suministro, puede ser un detalle de buena politica comercial que aquél, de acuerdo con el Director Comercial, discuta con el posible comprador las condiciones de venta, si se estima que esta forma de proceder pondrá al cliente en mejor disposición.

Sin embargo, es preciso que el dirigente distinga perfectamente los quehaceres que le corresponden precisamente por ser jefe de los que desarrolla por otras causas, ya que los primeros ha de llevarlos a cabo él personalmentey, en cambio, los segundos puede delegarlos en un subordinado capaz, contratar una persona apta para estos trabajos o, según la naturaleza de los mismos, encomendar su realización a una entidad ajena a la empresa.

No obstante, ocurre con frecuencia que un dirigente se dedica afanosamente a trabajos, acaso importantes, pero accesorios en cuanto a su labor específica, y descuida precisamente los que le son peculiares e inexcusables, porque considera que no dispone de tiempo para ellos. Esta manera de proceder constituye una peligrosa inversión en la apreciación de la prioridad de sus funciones, y una continuada inhibición en este sentido puede ocasionar perjuicios dificilmente calculables.

Se ha dicho que la dirección es el arte de trabajar a través de otras personas. El ejemplo del director de orquesta representa gráficamente la figura de un jefe en su relación con el grupo a sus órdenes. Los movimientos y sonidos que aporta cada uno de los miembros de la orquesta, incluida la mímica de quien la conduce, carecen de sentido en si, considerados aisladamente, y, si todos los músicos interpretan intachablemente su partitura, pero en forma anárquica y descompasada, el resultado será una barahunda estridente e incontrolada. Sin embargo, esa misma orquesta, guiada por un director capaz y consciente de sus funciones, logrará elaborar un magnifico concierto, perfectamente conjuntado.

PRD

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Fuente: EL TRABAJO PERSONAL DEL DIRECTOR DE EMPRESA

Capitulo: Las funciones de los dirigentes.

Autor: Ramón Mª Arana Gondra.

Publicado por Ediciones Deusto.--Bilbao(España)