GESTION DE ALMACENES

Con el envío del pedido previamente negociado o la orden de entrega de un contrato en vigor, se inicia lo que vamos a llamar “puesta a disposición”. Esta puesta a disposición puede realizarse en los propios almacenes de la empresa o puede realizarse en un punto alejada de esta; esto decidirá si los costes y la responsabilidad de transporte son a cuenta de la empresa compradora o son de a cargo del vendedor. El almacén es el último eslabón en la cadena de suministro de materiales y conecta con el departamento de Producción.

La recepción por los almacenes

La función de recepción realizada por los almacenes consiste simplemente en recibir los envíos esperados. Para ello ha de disponer de una relación de las recepciones esperadas en función de los plazos de entrega de los proveedores de origen con las especificaciones de los materiales a recibir y con el número de estos que se espera recibir. Una vez comprobados los datos de los albaranes de entrega con los datos de los documentos de recepción esperados, el encargado del almacén ordena la descarga del material, verifica y cuenta los bultos o paquetes, comprobando que no existen daños externos y notorios y acepta la mercancía salvo examen.

Como tarea final de la función de recepción está la de informar al resto de los departamentos de la llegada de estas mercancías.

La comprobación de las mercancías

Después de que se ha mandado la información inicial, sobre la recepción de estos materiales, se procede a la fase de inspección; se desembalan los materiales recibidos, se comprueba que lo recibido coincide con los anunciado en el albarán de entrega y se ponen los materiales y productos a disposición del departamento de control de calidad para verificar en caso de que así se le haya ordenado.

Una vez recibido del departamento de control de calidad el parte de verificación de los mismos, se procede a dar la entrada definitiva de los materiales en un almacén.

Una de la misiones más importantes de recepción y la identificación en los almacenes de llegada es la de descubrir todos los errores de una transacción, faltas, daños, equivocaciones en el tipo de articulo, etc. ya que este control inicial evita los graves problemas que a posteriori se pueden producir por un deficiente control en este sentido.

El almacén actúa directamente sobre los costes. Puede reducir los costes de deterioro y de robo, puede recudir el coste de la mano de obra en el almacén con un adecuado diseño de colocación, puede reducir los costes de obsolescencia de materiales con un adecuado control de los materiales con lenta rotación, puede realizar un uso eficiente del espacio disponible, a veces escaso, y puede ayudar a reducir los tiempos improductivos en las tareas de búsqueda de materiales para la reposición de los stocks.

Básicamente, los almacenes se pueden clasificar en tres categorías.

1. Almacenes cerrados. Es una zona controlada donde solo pueden entrar personas autorizadas, como son los almaceneros.  Los materiales y productos solo entran y salen con documentos. Hay máxima seguridad y un estricto control del material.
2. Almacenes de sistema abierto. Usados generalmente en la producción en cadena. Cada material se almacena cerca del lugar de uso, en depósitos, estanterías, palets, contenedores, etc. y esta abierto a todos los operarios. El personal de almacén lo recibe y lo entrega a los encargados de fabricación en el lugar indicados por ellos. A partir de ese momento, la responsabilidad de su custodia corre a cargo del personal de producción.
3. Sistema de almacenaje al azar. Es una variante más de almacenamiento cerrado. Su diferencia consiste simplemente en que no hay un sitio fijo para cada cosa. El almacén está dividido en áreas de materiales que requieren un mismo tipo de almacenamiento, paletizables, contenedores, cajas paletizables, etc. El ordenador que controla el almacén conoce los espacios libres, y ante una nueva entrega le asigna un lugar y le da de alta en su base de datos. Es importante destacar el gran desarrollo que gracias a la informática y la robótica y a las nuevas aplicaciones tecnológicas la gestión de los movimientos de materiales se han agilizado sorprendentemente dentro de los almacenes.

Técnicas desarrolladas en las ultimas décadas como la generación de los códigos de barra y otros sistemas de ultima generación, unido a la puesta en marcha de carretillas automáticas y transelevadoras controladas por ordenadores, han facilitado el movimiento de los materiales dentro de los almacenes, han racionalizado las estructuras de estos y han permitido optimizar el coste de los movimientos reduciéndolos al mínimo.

Los costes en los almacenes

Además de estas herramientas y estas técnicas, para minimizar los costes de los almacenes sigue teniendo una enorme importancia el diseño de lay-out (exposición) del almacén.

Una buena definición y un buen diseño de “lay-out” con unas posibilidades de acceso adecuadas y con un diseño de acuerdo con el flujo de materiales que se almacenan pueden facilitar la implantación de todo este tipo de herramientas, puede reducir las distancias y puede reducir el número de transportes que se realicen dentro de los almacenes.■

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Texto extraído del libro: "COMO MEJORAR LA GESTIÓN DE LAS PYMES COLOMBIANAS"
© Publicado conjuntamente  por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
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