Nada es más fatigoso en los negocios que atender a una reunión mal llevada. Siga el consejo que aquí se da y la gente esperará ansiosa sus reuniones.
Reúna a su equipo al menos una vez al mes para informar, revisar los progresos, planificar, considerar nuevas ideas y engendrar espiritu de equipo. Permita a la gente que proponga asuntos en el orden del día, que debe distribuirse con antelación, dando así la oportunidad al directivo para consultar a su equipo y acudir con las ideas totalmente formadas.
Controle con firmeza las reuniones que convoque, pero sin ser agobiante. Trate cada punto con viveza, manteniendo las intervenciones breves y concretas. No quiera que todo el mundo se dirija a usted cuando habla. Si un intercambio de puntos de vista estalla entre dos personas, permita que continúe mientras capte la atención del grupo.
Prevenga que los miembros del grupo que son muy habladores monopolicen la reunión. Corte sus intervenciones cuando finalicen de exponer un punto de vista, volviendoles la mirada y preguntando a otros miembros del equipo. No importa cuán hablador sea una persona, que alguna vez tendrá que parar para tomar aliento. Aproveche entonces y diga "Bien, gracias Andrés, y ¿ usted que piensa, Elena."
Acuerde un orden del día, incluyendo las acciones que se van a tomar, por quién se van a tomar, y cuándo se van a ejecutar; luego envíe una copia a cada uno inmediatamente. Algunas veces una fotocopia (aunque sea escrita a mano), distribuida al final de una reunión, puede ser interesante. Haga un seguimiento para segurarse de que lo que se ha acordado se cumple, y pida detalles si le queda alguna duda.
No monopolice la reunión o imponga su propio criterio. Si está de verdad interesado en obtener otros puntos de vista, y lo debe estar, haga que le cuenten primero lo que piensan, pues diciendo: "Creo que deberíamos introducir el modelo XL inmediatamente. ¿Qué le parece, Juan?", es dificil encontrar una respuesta honesta de un subordinado ambicioso. Sería mejor decir: "¿Cuándo cree que debemos lanzar el modelo XL?" Los miembros menos abiertos del equipo tienden a expresar más ideas cuando están rodeados de sus compañeros.
Las tácticas divisorias y normativas son manipuladoras e injustas. Uno desea que aflore cualquier tipo de resistencia, así que escuche atentamente lo que se dice. Cuando tome una decisión, explique la lógica, y responda cualquier duda o miedo con honestidad. No se enfade con aquellos que tienen recelos sobre algo, sino gáneselos.
Solo admita procesos democráticos a la hora de tomar decisiones. Anuncie su decisióm, expliquela, y no se disculpe. Su misión es tomar buenas decisiones, y éstas no son siempre populares.
Ron Coleman
de su Libro "GUIA DEL EJECUTIVO EFICAZ"
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