En este articulo, último de la serie dedicado a la Gestión Empresarial, incluyo un resumen de los diversos temas tratados en mi libro INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. De esta forma el lector podrá apreciar mejor la importancia que tiene la información y la relación existente entre la
información recibida y las decisiones que toma la Gerencia. Algunas veces, las
decisiones tomadas están en función de la información sobre las cuales se
basan.
Una información deficiente o inadecuada dará lugar a
decisiones incorrectas. Lo contrario,
también es cierto, es decir, demasiada información dará lugar a confusiones y
obstaculización del proceso para la toma de decisiones. El gerente necesita información y debe
rehusar aquella que sea irrelevante o incoherente.
Los problemas típicos para la recopilación de información
podrían incluir:
- Solo existe información parcial, lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.
- Demasiada información podría confundir los verdaderos puntos de referencia.
- Una información irrelevante dará lugar a confusión.
- La distorsión de la información y la pérdida de credibilidad de ésta, provoca incertidumbre.
- Fuente de información con errores en el origen de la misma.
Para superar estos problemas, es importante que la empresa
desarrolle un sistema efectivo para la selección y administración de la
información.
SISTEMAS
PARA ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN
En los momentos actuales se están logrando grandes avances en
el control de la gestión empresarial, basado en la aplicación de modernas
técnicas de dirección que aportan más eficiencia y control a la empresa. Estas técnicas de gestión dependen
enteramente de la disponibilidad de información acerca de las actividades de la
empresa, como: producción, ventas, finanzas, servicios, etc.
Uno de los aspectos fundamentales es la
información; pero para que esta sea efectiva,
primero debe ser recopilada, procesada e
interpretada en tiempo récord.
Los requisitos en relación a la información de la Gerencia
pueden enumerarse de la forma siguiente:
- Los directores ejecutivos determinan la planificación de la empresa.
- Los directores de venta y los comerciales necesitan información al día sobre la evolución de las ventas, promociones, tendencias del mercado, nuevos competidores, etc.
- El departamento de producción necesita conocer cómo se controlan las materias primas, reposiciones, previsiones y programas de entregas.
La información no necesariamente debe ser recopilada o
mantenida informáticamente. Sin embargo, el desarrollo de la nueva tecnología
ha favorecido enormemente el empleo de sistemas de información muy avanzados lo
que permite a los responsables de la gestión disponer de su propia terminal a
la cual acceder en busca de la información que precise, siempre y cuando disponga
de la acreditación de seguridad para entrar en el sistema.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA
La constante evolución que tiene la empresa, como ente
dinámico que es, para ser armoniosa precisa de un conocimiento y control
permanente de la misma. La falta de
recursos, de tiempo o la continua presión a la que está sometido la Gerencia,
hacen que la mayoría de los responsables de la gestión, los empresarios, en
definitiva, no controlen su empresa o lo que es peor, no la conozcan.
El gerente debe permanentemente tomar decisiones ¿cómo serán
éstas si no dispone de información para hacerlo?, casi siempre basada en su
intuición. ¿Cuántas veces no hemos
equivocado al tomar una decisión por no tener información para decidir?
Los sistemas de información no deben ser complejos y deben
disponer de ciertas características para que puedan funcionar adecuadamente.
La información debe recibirse a tiempo para ser incluida en
el sistema y de esta forma tendrá auténtico valor. Los sistemas de información a través de la
informática requieren personal cualificado que mantenga al día la información
procesada. Un sistema de procesamiento
de datos que no esté actualizado carece de valor y en ciertos casos puede causar
serios problemas.
La información debe estar disponible a todos aquellos que la
requieran. En un sistema tradicional,
este servicio precisa que la información se centralice en un área
específica. Con un sistema informatizado
el personal de la empresa tiene acceso a la información a través de un
terminal. Si las necesidades de trabajo
lo requieren, la empresa incorporará suficientes terminales y de esta forma
reducir los tiempos de espera para acceder a la información.
Debe existir un manual de instrucciones para determinar el
riesgo de la pérdida de información y demoras en los procesamientos de esta.
Esta regulación dependerá de la política de comunicación interna de la empresa;
si existe una política de libre comunicación, la información será accesible a
todos los empleados.
Sin embargo, muchas empresas disponen de un sistema al que
solo pueden acceder la gerencia y los ejecutivos. Con un sistema informatizado esto se logra
fácilmente mediante la utilización de claves o códigos de acceso exclusivo.
Si la información proviene de la misma empresa debe ser
procesada de la misma forma. Ocurre algunas veces que los gerentes no
proporcionan la información que tienen a su disposición de forma inmediata,
mientras que la que se recibe del exterior se procesa y registra rápidamente.
LA
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Conscientes de la dificultad que lleva consigo procesar tanta
información, los consultores de empresa ponemos a disposición de los
empresarios toda nuestra experiencia en el análisis, diagnóstico, control y gestión,
no para sustituirles como gestores, eso es imposible, pero si para ayudarles y
para despreocuparles del control de gestión de la empresa, analizarla,
controlarla y aconsejarle permanentemente para que el empresario la dirija.
El objetivo, como hemos dicho, debe ser siempre la
simplificación en la presentación de la información y debe existir un término
medio entre proporcionar mucha o poca información. Lo fundamental es saber qué tipo de
información precisan tanto la Dirección General, como los responsables de cada
área funcional. La Dirección General preferirá recibir información sucintamente
indicativa sobre la evolución económica de la empresa y no querrá recibir un
sistema de información sofisticado y complejo.
La forma y contenido de la información también es
importante. Los directivos están
acostumbrados a recibir más información acerca de las actividades que dependen
de su control, y los nuevos sistemas informáticos les permiten imprimir o archivar estas
informaciones en sus propios ordenadores personales.
Se debe establecer un sistema de administración de la
información que asegure que esta llega a los responsables de la gestión. Se
considera que esta información es una herramienta clave para la Gerencia que
combina perfectamente los elementos de planificación y control y por extensión,
puede contribuir en las tareas de coordinación.
Esto se denomina “control piramidal”
La administración de la información también ayuda al proceso
de delegación. Por ejemplo, los niveles
de rendimiento en los presupuestos se correlacionan con los niveles de
decisiones delegadas a otros ejecutivos involucrados.
La
delegación de autoridad y responsabilidad, con el respaldo de una correcta
información ascendente, permite a los
gerentes actuar más eficazmente.
LA
PERSPECTIVA DE LA INFORMACIÓN
Hemos examinado varios aspectos de la gestión empresarial, y
en este punto vamos a revisar los diferentes perfiles que presenta la
misma. Hemos determinado la naturaleza y
la razón de la Gerencia y cómo podemos dividir su actividad en varias funciones
de las cuales se obtiene información adecuada y relevante.
El proceso de planificación, la estructura de la
organización, los objetivos y estrategias, la ejecución de normas y
procedimientos, etc., solo pueden llevarse a cabo si los responsables de la
gestión son informados detalladamente.
La calidad de las decisiones tomadas, reflejarán si fue satisfactorio el
proceso de la información.
A lo largo de la publicación de varios capítulos de la
gestión, contemplados en mi libro INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL, hemos
examinado las técnicas de gestión moderna, el concepto de control y cómo
influyen los niveles de preparación de la Gerencia y como se estructura la
misma. Hemos considerado también lo que
es el concepto de delegación de autoridad y responsabilidad, así como los
procesos de descentralización de las actividades. Todo ello no sería posible si la Gerencia no
dispusiese de la información que le es vital. Al delegar la responsabilidad la
Gerencia asume un riesgo y por tanto necesita estar debidamente informada para
poder mantener el control.
Los conceptos de sistema de comunicación eficaz, estrategia,
fluidez, etc., encajan perfectamente con la eficacia de la información. La
circulación y el sistema de administrar la información forman parte del
problema que se le plantea a la Gerencia en este importante capítulo de la
gestión.
La introducción de un sistema de información produce cambios
en la organización y la Gerencia debe ser consciente del comportamiento
psicológico del grupo, para poder afrontar los conflictos que inevitablemente
se derivan de ello.
Los empleados generalmente se sienten molestos si no se les
mantiene debidamente informados y responden mejor, cuando son motivados por sus
jefes otorgándoles el control sobre su trabajo.
Este sistema reconoce la importancia de una comunicación fluida entre
ambas partes.
El control de la Gerencia a través de los presupuestos evalúa
el rendimiento de la misma en algunas áreas funcionales claves. Se ha
demostrado que la eficiencia y la eficacia de la gestión han sido mejoradas al
ser aplicado el sistema de administración de la información efectiva como una
estrategia de comunicación y un sistema de control. Un sistema correcto de
administración de la información obtenida puede beneficiar todas y cada una de
las funciones de la Gerencia.
RESUMEN
1. Hemos estudiado el desarrollo de los sistemas de
administración de la información, en particular los sistemas informatizados
cuyo avance es incuestionable y los aspectos necesarios para que el sistema
tenga éxito.
2. La función del gerente moderno se identifica más con la
información obtenida a través de los servicios informáticos, que con los
sistemas obsoletos o ya pretéritos.
3. Si aceptamos esta definición, deberemos aceptar también que
las funciones del gerente de nuestros días son muy diferentes. El gerente
deberá tener acceso rápido a la información y de acuerdo con este concepto la
Gerencia convierte “las ideas en acción”.
EJEMPLO
PRÁCTICO
La empresa sueca Volvo
estaba muy preocupada con el bajo nivel de su producción, así como la alta
rotación de los empleados. Reorganizaron completamente sus métodos de trabajo
introduciendo grupos de trabajo homogéneos y aplicando incentivos a la
producción. Con este nuevo sistema, grupos de 20 operarios fabricaban los
automóviles de principio a fin.
Este programa precisó una gran inversión en maquinaria y
equipos informáticos. El antiguo sistema fue erradicado y reemplazado por un
equipo automatizado que eliminó tareas muy complejas. Con el nuevo sistema los
propios trabajadores controlaban todo el proceso.
La solidez de este nuevo esquema se basó en un sistema de
administración de la información. Cada
centro de coste asociado al proceso productivo disponía de un terminal en el
cual todos los empleados introducían sus órdenes, ya fueran de petición de
repuestos, verificar el control del almacén o reposición de otros
materiales. Este sistema fue un
verdadero éxito, aunque las inversiones fueron elevadas, pero el nivel de
producción y la moral de los trabajadores mejoraron considerablemente y el proceso
de producción es ahora mucho más eficiente.
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Pedro Rubio Domínguez
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Información adicional:
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Fundamentos Teóricos y Aplicaciones Prácticas
ISBN-84-689-7602-4 / Nº REGISTRO: 06/21440
pedrorubiodominguez@gmail.com
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