LA DIRECCIÓN DE REUNIONES

Nada es más fatigoso en los negocios que atender a una reunión mal llevada. Siga el consejo que aquí se da y la gente esperará ansiosa sus reuniones.

Reúna a su equipo al menos una vez al mes para informar, revisar los progresos, planificar, considerar nuevas ideas y engendrar espíritu de equipo. Permita a la gente que proponga asuntos en el orden del día, que debe distribuirse con antelación, dando así la oportunidad al directivo para consultar a su equipo y acudir con las ideas totalmente formadas.

Controle con firmeza las reuniones que convoque, pero sin ser agobiante. Trate cada punto con viveza, manteniendo las intervenciones breves y concretas. No quiera que todo el mundo se dirija a usted cuando habla. Si un intercambio de puntos de vista estalla entre dos personas, permita que continúe mientras capte la atención del grupo.

Prevenga que los miembros del grupo que son muy habladores monopolicen la reunión. Corte sus intervenciones cuando finalicen de exponer un punto de vista, volviéndoles la mirada y preguntando a otros miembros del equipo. No importa cuán hablador sea una persona, que alguna vez tendrá que parar para tomar aliento. Aproveche entonces y diga "Bien, gracias Andrés, y ¿usted que piensa, Elena."

Acuerde un orden del día, incluyendo las acciones que se van a tomar, por quién se van a tomar, y cuándo se van a ejecutar; luego envíe una copia a cada uno inmediatamente. Algunas veces una fotocopia (aunque sea escrita a mano), distribuida al final de una reunión, puede ser interesante. Haga un seguimiento para asegurarse de que lo que se ha acordado se cumple, y pida detalles si le queda alguna duda.

No monopolice la reunión o imponga su propio criterio. Si está de verdad interesado en obtener otros puntos de vista, y lo debe estar, haga que le cuenten primero lo que piensan, pues diciendo: "Creo que deberíamos introducir el modelo XL inmediatamente. ¿Qué le parece, Juan?", es difícil encontrar una respuesta honesta de un subordinado ambicioso. Sería mejor decir: "¿Cuándo cree que debemos lanzar el modelo XL?" Los miembros menos abiertos del equipo tienden a expresar más ideas cuando están rodeados de sus compañeros.

Las tácticas divisorias y normativas son manipuladoras e injustas. Uno desea que aflore cualquier tipo de resistencia, así que escuche atentamente lo que se dice. Cuando tome una decisión, explique la lógica, y responda cualquier duda o miedo con honestidad. No se enfade con aquellos que tienen recelos sobre algo, sino gáneselos.

Solo admita procesos democráticos a la hora de tomar decisiones. Anuncie su decisión, explíquela, y no se disculpe. Su misión es tomar buenas decisiones, y éstas no son siempre populares.

Preparación de la reunión

Las reuniones de trabajo, de pocas o muchas personas, son una realidad de la vida cotidiana, llegan a ser tan consustanciales a las organizaciones y equipos como lo son la estructura, los procesos y los resultados, o los canales y redes de comunicación y la cultura

Necesidad y oportunidad de la reunión

De dónde partir

¿Es oportuno convocarla ahora?

¿Es oportuno realizarla en este lugar?

Fijación de objetivos

¿De dónde partimos?

¿A dónde vamos?

¿Cómo vamos?

Recopilación de información

Estadísticas

Documentación

Legislación

Planificación de la reunión

Lista de participantes

Lugar y hora más conveniente

Disposición de la mesa

Orden del día

Distribución orientativa del tiempo

Convocatoria

--Lista de participantes

--Otras informaciones

Disponer de los medios auxiliares necesarios

Comienzo de la reunión

 Pensar el título

Organizar la estrategia con las ideas directrices

 Las primeras palabras deberán:

-- Despertar interés

-- Atraer adhesiones

-- Deshacer prejuicios

Es oportuno iniciar la reunión con:

-- Una anécdota

-- Referencia a un suceso o noticia importante

-- Un dibujo

 Debe preverse:

--Duración de la introducción (conferencia de apertura)

--Momento de comienzo de la discusión

El director de la reunión

Dirigir bien una reunión es toda una habilidad directiva de primera magnitud que requiere el conocimiento de unas técnicas concretas y definidas, así como atender de forma continua al mundo de las actitudes de las personas intervinientes.

Debe tener autoridad suficiente para hacer que el grupo se mueva en los límites previstos:

Crear clima: para que los miembros del grupo se manifiesten con libertad.

Controlar: Para que el grupo se mantenga dentro de una línea de obtención de máxima eficacia

Reflexionar: sobre las posibles preguntas que los miembros pueden presentar durante la reunión

Concluir: con la conciencia clara de dirigir al grupo hacia el objetivo deseado.

Debe de:

Realizar una adecuada preparación de la reunión

Debe mostrarse agradable y seguro de sí mismo

Debe ser activo y con atractivo para “llamar la atención”

Fijar claramente:

--Titulo

-- Finalidad

-- Puntos clave

-- Reglas de juego

-- Límites

Causar buena impresión

-- Por la personalidad

-- Por las apariencias

Mostar una actitud de:

--Seguridad

--Equilibrio

--Vitalidad

--Entusiasmo

--No debe mostrarse nunca cansado o distraído.

Debe mirar al grupo

--A todos y cada uno

--Sincera y amistosamente

--Debe mantener contacto visual, mirando a cada participante

Sonreír al grupo y a sus componentes, indica consideración hacia éste.

Accionar: con gesto tranquilo, medido. El gesto de efecto debe usarse pocas y justificadas veces.

Pedro Rubio Domínguez

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Textos extraidos de la 6ª parte del libro "TECNICAS DE NEGOCIACIÓN", publicados en PDF por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL y que son empleados en los Seminarios organizados y dirigidos por el autor de este articulo.

Información adicional:

INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Formación/Consultoría/Mentoring

Dpto. de Información de Programas

iege.formacionyconsultoria@gmail.com 

Continuación:

En próximos articulos que venimos publicando de forma sucintamente indicativa y reducida los textos correspondientes a las otras partes del libro:

Próximo y último:

7ª parte: "EL FACTOR HUMANO BAJO LA ÓPTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL".

Ver articulos anteriores:

Resumen 5ª parte publicada en este Blog el día 15/7/2018

"LA NEGOCIACIÓN""

De interés para su empresa u organización

Estos seminarios o reuniones de trabajo puede usted mismo organizarlos e impartirlos en su propia empresa, y entrenar a los participantes en técnicas de negociación. 

Objetivos:

1. Analizar las motivaciones de los interlocutores.

2. Mejorar en su conjunto las habilidades sociales de los participantes para que obtengan resultados más eficaces.

3. Dominar ciertas habilidades como: 

• Capacidad de adaptación a los distintos entornos
• Saber escuchar
• Asertividad
• Capacidad negociadora

Información personal y confidencial: Pedro Rubio Domínguez

pedrorubiodominguez@gmail.com

"Le indicaré cómo puede implementar usted mismo estas técnicas de gestión y la forma de llevarlas a cabo de forma sencilla"

Madrid,16 de julio de 2018.

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