El campo de los Recursos Humanos es un terreno muy amplio que
abarca diversas actividades cuya gestión puede confiarse a especialistas
externos. Las ventajas son numerosas, puesto que se trata de procesos que no
representan una parte fundamental del propio negocio de las empresas y
requieren, con frecuencia, de personal con un alto nivel de formación, muy
flexible, capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de la actividad de
la compañía.
La tendencia más innovadora es la externalización, entre
otras, de funciones para la mejora de la comunicación interna o para la
implantación de políticas de conciliación de la vida laboral y personal. No
obstante, las actividades más comúnmente externalizadas son las siguientes:
1. Selección de personal. La variedad de perfiles que se
necesitan en las empresas hace imposible que desde dentro se pueda realizar la mejor
selección posible, mientras que la externalización ha aportado en el ámbito de
los Recursos Humanos un grado de especialización y eficacia difícilmente alcanzables
en las compañías.
Los primeros intentos de outsourcing en este terreno
respondían a una necesidad de delegar carga de trabajo, de manera que se
utilizaron las selecciones externas para puestos menos cualificados, dejando
fuera todos aquellos que se pudieran considerar más relevantes para la organización.
Sin embargo, la eficacia del sistema ha ido extendiendo su uso hasta los
perfiles más específicos y hoy en día son éstos, los que más se contratan de
esta forma.
2. Gestión de nóminas. Explotar en una compañía un sistema
de información de nómina y recursos humanos cuesta una media de 190 euros por
empleado y año. Además, requiere personal especializado en la confección de
nóminas, la actualización de convenios colectivos, normas de la Seguridad
Social, impuestos y abogados capaces de defender a la empresa en caso de
conflicto. ¿Para qué? ¿Existe una información tan sensible en una nómina para
que no puedan llevar el servicio especialista externos?
Los proveedores externos ofrecen seguridad y garantía sobre
la confidencialidad de los datos y procesos, además de garantía de la adaptación
de las nóminas a la legislación vigente. Curiosamente, son las pymes los principales consumidores de
este servicio, mientras que la gran empresa es la que se suele mostrar más
reacia.
3. Formación. La formación continua de los
empleados es una exigencia ineludible para cualquier empresa, puesto que la
actualización y renovación de conocimientos es imprescindible para el
desarrollo y crecimiento de la organización. La necesidad de contar con expertos
en las distintas materias formativas y que, además, cuenten con habilidades
docentes, impide a muchas empresas delegar esta tarea en alguno de sus propios
empleados, lo que exigiría, además, un esfuerzo adicional en concepto de tiempo
de dedicación. Por eso, es cada vez más habitual dejar en manos de terceros la
formación competencial de la plantilla, lo que a la larga repercute en una
mejora del rendimiento.
4. “Outplacement. O recolocación, es un
término muy frecuente en contextos de reestructuración laboral. Cuando una
empresa se ve obligada a reorganizar su plantilla, algo inevitable, por ejemplo,
en proceso de fusión o adquisición, a menudo necesita prescindir de parte de su
personal. En este último caso, la siempre desagradable tarea de comunicar un
despido tiene consecuencias muy diferentes cuando es la propia empresa la que
ayuda al empleado a encontrar un nuevo puesto de trabajo adaptado a sus
capacidades. Esta tarea suele dejarse en manos de profesionales especializados
en selección y gestión de personal, y tiene un fuerte componente de ayuda
psicológica. Las empresas que se encargan de la externalización de los servicios
de Outplacement ejercen de
consultores expertos, guiando, motivando y apoyando al antiguo empleado en su búsqueda
de un nuevo puesto, Se trata, por los tanto, no de garantizar la recolocación,
sino de facilitar la transición y dotar de los instrumentos y capacidades
necesarias al trabajador para que vuelva a ocupar un lugar activo en el mercado
de trabajo, cerrando su relación con la empresa de la que sale de una manera
amistosa.
5. Compensación. Entre las diversas políticas
inherentes a la gestión de los Recursos Humanos figura la de establecer los
mecanismos de compensación de los empleados. La concesión de créditos a los
empleados o los planes de incentivos, con los que se busca motivar y retener a
los mejores miembros de la plantilla, son dos ejemplos claros. Externalizar esta
función permite agilizar los sistemas definidos por cada empresa,
profesionalizar su gestión y aumentar su eficacia con los consiguientes
beneficios para los trabajadores.
En este campo, es común la adquisición de encuestas
salariales, desarrolladas por importantes consultoras de Recursos Humanos, que permiten
ajustar la política retributiva y ser competitivos en la compensación de los empleados.
6. Desarrollo. La creciente importancia de la
persona en las organizaciones ha generado la necesidad de afinar cada vez más
en las disfunciones de los que van a ocupar cargos de responsabilidad. Por este
motivo y con mayor frecuencia, se busca apoyar la evaluación interna con la
opinión de expertos, bien a través de entrevistas individuales o en discusiones
en grupo (“assesments”). La opinión
de un tercero, objetivo y docto en la materia aporta, además de un mayor grado
de acierto, equilibrio en la justicia de la asignación.
Por otro lado, también se acude a terceras personas para
potenciar al equipo directivo con programas de coaching y mentoring, de
los que actualmente el mercado ofrece un amplio abanico.
7. Encuestas de clima. Una gestión eficaz de la empresa
exige conocer los problemas que surgen en el interior de la organización con el
objetivo de subsanarlos para mejorar el rendimiento de los empleados y las condiciones
en que desarrollan su trabajo. Las encuestas de clima laboral permiten
descubrir cuáles son estas carencias, cuál es la opinión de la plantilla (manteniendo el anonimato para asegurar el
flujo libre y no coaccionado de opiniones) y qué vías de solución pueden
plantearse. Dejar en manos de una empresa externa la realización de estos
sondeos garantiza, por un lado; la independencia del estudio, y por otro, el
tratamiento experto de la información.
8. Desarrollo de
actividades informáticas de los Recursos Humanos. La gestión de los Recursos Humanos
depende, cada vez más, de las nuevas aplicaciones tecnológicas. Desde la
formación (e-learning, formación a través
de Internet y medios telemáticos) hasta la gestión de nóminas, precisan de
sistemas y aplicaciones especializadas que requieren un mantenimiento,
actualización y supervisión constantes. En muchos casos, dichos sistemas
necesitan adaptarse e incluso desarrollarse específicamente para la empresa, y
en todo ello la experiencia, la flexibilidad y el ahorro de costes, tanto en
concepto de personal como de equipos, que puede aportar la externalización de
servicios son ventajas añadidas a este modelo de gestión.
9. Empleo temporal. Se trata de una opción rentable para
externalizar el departamento de Recursos Humanos de las empresas para los
puestos temporales. La lucha feroz por la competitividad que ha impuesto el mercado
exige a las empresas la máxima flexibilidad a la hora de adecuar sus recursos a
sus necesidades de producción. El empleo temporal facilita esta gestión en los
casos de acumulación temporal de tareas, trabajos concretos en el tiempo y
sustituciones.
Permite a las empresas responder a los picos de su actividad
con unas ventajas industriales: ausencia de absentismos, garantías sobre el
periodo de prueba del trabajador o sus posibles bajas, puesto evaluado y documentado,
selección adecuada para cualquier tipo de puesto, personal formado y nula conflictividad.
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Pedro Rubio Domínguez
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