FACILITY MANAGEMENT

1. Edificios vivos, organizaciones eficientes.

Un edificio de oficinas es una estructura viva. Cientos e incluso miles de personas circulan cada día por su interior para dirigirse a su puesto de trabajo, para realizar una visita o para llevar a cabo tareas de soporte, tanto a la propia infraestructura del inmueble como a las organizaciones y empleados que habitan el edificio. La limpieza, el mantenimiento de los recursos energéticos, el control de los accesos y la seguridad o la planificación del espacio son sólo algunos de los servicios necesarios para cubrir las necesidades diarias de un inmueble de estas características.

En España, la gestión de cada una de las funciones anteriormente citadas se ha dejado de la mano de una lista interminable de proveedores externos o de personal interno, sin que se hayan considerado los puntos de unión que las vinculan y que, por lo tanto, exigen un director de orquesta o de una planificación estratégica para mantener los recursos en perfecto funcionamiento.

El facility management es un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas cuya finalidad es adecuarlos permanentemente tanto a la organización como al equipo humano de las empresas al menor coste posible y, mediante una integración centralizada de las responsabilidades de gestión de los recursos.

El facility management plantea la necesidad de aplicar criterios inteligentes de la gestión de manera que se haga el mejor uso de los recursos disponibles y obtenibles a través de la mejora de las relaciones y la coordinación de los proveedores. Las consecuencias de esta planificación estratégica repercuten de manera positiva no solo en la conservación de los inmuebles, sino también en un incremento del rendimiento de los trabajadores.

Dentro del facility management se engloba la gestión de numerosas tareas de orden corriente dentro de las empresas. Las más evidentes son las que afectan a las propias infraestructuras de los edificios, como la limpieza, la seguridad, la conservación de las instalaciones, la recepción o la adecuación de espacios. Sin embargo, el facility management va más allá, y permite aplicar mejoras en los procesos dirigidos a los empleados, como el reparto de valija, el soporte técnico, los servicios de hostelería, circuitos internos e incluso guarderías para los hijos de los empleados.

Frente a viejos planteamientos, desde el punto de vista financiero, en los que se contemplan los bienes inmuebles desde la perspectiva de la inversión y administración de propiedades el facility management tiene en cuenta el valor operativo de las instalaciones y sus infraestructuras. Se encarga de decidir sobre la necesidad de incrementar, modificar e incluso prescindir de activos de la empresa en función de la marcha del negocio, las necesidades productivas, la evolución del personal o los clientes de la empresa.

La gestión de los recursos inmobiliarios tiene sentido en la medida en que se realiza en función del uso que van a hacer de ellos las personas. La correcta administración, control y coordinación de las instalaciones, así como los servicios auxiliares utilizados cada día por los empleados tienen como objetivo mejorar las condiciones de trabajo y elevar el rendimiento de cada uno de los individuos de la organización.

Las instalaciones de una empresa constituyen la segunda partida más importante en el presupuesto, solo por detrás de los salarios. Desde el facility management, se analizan los activos disponibles y se estudia cómo debe ser el diseño de las instalaciones, que tipo de edificios son necesarios o qué modelos de gestión son los más adecuados. En los edificios, las organizaciones albergan documentación e información y su disponibilidad resulta básica para transformarla en conocimiento que ayude a la consecución de los objetivos de la empresa.

2. Ganar en rendimiento

Los beneficios de una correcta administración de los servicios operativos de inmuebles superan lo que muchas compañías podrían siquiera imaginar.  En la actualidad, son pocas las empresas capacitadas para prestar servicios de facility management, puesto que se requiere una capacidad multiservicio que no está al alcance de la mayoría de los outsourcer del mercado. No en vano, precisa del conocimiento de áreas muy diversas, así como de una labor de consultoría y asesoramiento. No es fácil coordinar tantos y tan diversos aspectos. Por eso, externalizar las funciones de facility management es una tendencia creciente que cada vez cobra mayor importancia entre las grandes y medianas empresas.

Las ventajas son numerosas:

• Simplificación de las contrataciones al contar con un solo proveedor que actúa de interlocutor único, lo que acelera la capacidad de respuesta y mejorar la coordinación de los servicios. 
• Optimización de los recursos disponibles.
• Beneficio de las sinergias existentes, cuando el outsourcer cuenta con experiencia en áreas de actividad que participan también en el facility management.
• Mejora el entorno laboral.
• Flexibilidad en la gestión de los recursos humanos.
• Mejora de los resultados como consecuencia del establecimiento de acuerdos para el control de los niveles de calidad de servicio, que incluyen indicadores clave (temperatura del edificio, tiempos de respuesta, etc.) penalización en caso de no cumplir con los rendimientos asegurados, y seguimiento de la satisfacción de los usuarios.

No existe una modalidad única de gestión en los que respecta al facility management. En buena parte de los casos, las empresas contratan o bien un proveedor único, o varios para la prestación de los distintos servicios. En otras ocasiones, la externalización se limita a la gestión (contratos “only management”, es decir, la empresa subcontratada asume sólo la dirección de los servicios. ■

Pedro Rubio Domínguez

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