TEMA 6. EL EMPLEO EFICAZ DEL TIEMPO
Al contrario de lo que suele creerse, el tiempo
no se puede ahorrar: se nos escapa de las manos a medida que el día avanza, y
cuando el día se acaba, el tiempo de ese día también. Todo empresario debe
emplear su tiempo con eficacia, y la única manera de lograrlo es administrarlo
bien.
Si usted administra bien su tiempo, podrá hacer
más cosas y conseguir resultados más apreciables. Usted no puede optar entre
gastar o no gastar su tiempo. El tiempo es uno de los recursos más valiosos,
pero no tiene más remedio que gastarlo. Y el objeto de este tema es exponer
técnicas que permiten emplear el tiempo eficazmente.
Determinar qué objetivos son importantes
constituye la clave del empleo eficaz del tiempo. Una vez que haya decidido
firmemente que un objetivo es importante, haga una lista de las tareas
necesarias para lograrlo ordenadas cronológicamente. Procure que la primera de
estas tareas sea lo más fácil posible, pues llevarla a buen término le dará
confianza para proseguir.
Sin beneficios su empresa morirá. Tenga esto
presente al programar el uso de su tiempo. Todo problema que incida en los
beneficios debe ser atendido antes que cualquier otro.
Una característica esencial de los empresarios
es su capacidad para trabajar de manera organizada. A otros podrá parecerles
que son muy organizados, pero lo cierto es que la mente subconsciente de casi
todos los empresarios está siempre atenta. Cuando usted comprenda que el debido
uso de su tiempo es fundamental para su éxito como empresario, comprenderá
igualmente que el tiempo es uno de sus más preciosos recursos.
Es probable que usted piense en algún aspecto
de sus negocios cada vez que tenga algún tiempo libre. En esos momentos hágase
preguntas que lo ayuden a concentrar su atención en problemas específicos y a
encontrarles soluciones.
Los empresarios que triunfan usan su tiempo de
la mejor manera; saben que el tiempo que pasa no retorna jamás. Si quiere
proceder como un verdadero empresario, no desperdicie ninguno de los sesenta
minutos de cada hora.
La organización, la planificación y el respeto
de los plazos fijados son las claves de una buena administración del tiempo.
Recuerde que una de las pocas cosas cuyo dominio está casi totalmente en sus
manos es el uso de su tiempo.
En una organización nadie puede hacer todos los trabajos
que se refieren a un área de responsabilidad. Quienes
tienen esta responsabilidad, pueden y deben delegar en otros.
Este proceso se conoce como cadena
de mando y es una de las formas en las que puede resolverse el problema de
la división del trabajo en las empresas. Esto permitirá que otros mandos
intermedios puedan participar en la gestión tomando decisiones, lo que
enriquecerá su trabajo; también podrá equivocarse y de los errores sacar las
conclusiones que mejoren sus expectativas dentro de la organización.
Esta delegación de funciones permitirá a quien delega
concentrarse en otras tareas más importantes de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto
puede crear a largo plazo problemas de comunicación y adaptabilidad.
Para que esta cadena de mando funcione con eficiencia, cada
miembro de la organización debe saber quién es su inmediato superior. Si tiene
más de uno, se sentirá confuso y esto puede crear discrepancias en la
organización. Por eso, es fundamental, definir las funciones y
responsabilidades, y sobre todo disponer de una unidad
de mando, como principio y guía.
Del Director General, dependen otros responsables o
directores de departamento. Sí todas las personas se dirigieran a él para
resolver cuestiones de trabajo o problemas personales, este se vería abrumado.
El diseño de la estructura de una organización empresarial
tiene que estar claramente definida y
asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa
indicará claramente la pirámide de la organización, cadena de mando y sus
vinculaciones a todos los niveles, tanto ascendentes como descendentes.
DISEÑO DEL TIPO DE ESTRUCTURA.
Los factores que influyen en el diseño de la estructura de
una organización son entre otros, los siguientes:
- Tamaño de la empresa.
- Área geográfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o internacional.
- La gama o líneas de productos que fabrica y vende.
- El nivel de control que la dirección quiere tener de la organización.
La mejor forma de conocer el diseño
de la estructura de una empresa es la forma en cómo se inició. Con el tiempo se
verá como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dará lugar a una
revisión, para adaptarlos, aunarlos y compartir
experiencias y recursos.
Mas adelante los intereses son
comunes y llegaran a trabajar sobre el principio de la división del trabajo.
Los más antiguos o experimentados asumirán las responsabilidades para
desarrollar la empresa y tutelar a los más jóvenes.
Por último, la estructura de
los distintos departamentos que configuran la organización tendrá una mejor
definición.
Este desarrollo en el tiempo
se hará por funciones. Es decir, la creación de departamentos será
la mejor forma de estructurar la organización. Así todas las personas se
agruparán por departamentos: producción,
compras, finanzas, ventas, marketing, recursos humanos, etc.
Los grupos de trabajo pueden
parecer la forma más lógica de estructurar una organización. Este sistema puede
presentar algunas peculiaridades:
- Muchas veces el personal responsable de un área determinada adquiere una visión excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo principal de la empresa.
- El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden aparecer hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que impide que la organización funcione con eficacia.
Cuando la empresa es dinámica
y moderna, y su organización ha crecido con la aplicación de una correcta
gestión, esta tiende a aplicar el concepto de
división.
Una empresa puede dividirse en
agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales se
responsabilizará como una unidad de negocio
independiente.
Cada uno de los directores de
estas unidades de negocio son los responsables de los presupuestos de
inversiones y beneficios dentro de la política general de la organización,
siguiendo las directrices marcadas para la Dirección General.
En temas que desarrollamos más
adelante, mostramos al alumno con más detalle, como las organizaciones pueden
llegar a tener distintas características y necesidades, y que lógicamente
precisan tipos de estructuras adecuadas a su actividad y desarrollo.
Llegado a este punto conviene reflexionar sobre las características que
idealmente debe tener cualquier organización:
- Objetivos claramente definidos para la comprensión de toda la organización.
- El personal tanto directivo, mandos intermedios y de apoyo, adquirirá un alto nivel de compromiso para alcanzar estos objetivos.
- La comunicación se verá libre de interferencias y bloqueos sistemáticos.
- Los conflictos son asumidos y serán resueltos dentro de la organización.
- La mano de obra a todos los niveles deberá ser tratada como personas responsables, potenciando su desarrollo y nivel de conocimientos.
Por desgracia no todas las empresas
han alcanzado este nivel ideal. Usted puede reflexionar sobre las posibles
razones, sobre todo a la vista de sus propias experiencias.
Pedro Rubio Domínguez
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PREGUNTAS
DEL TEMA 6.
- Describa todos los puestos de trabajo individuales que pueda usted identificar dentro de una cadena de televisión.
- Esboce un diagrama que indique la forma en que estos individuos se relacionan para formar la organización.
- Elija un ejemplo de organización o elementos de la naturaleza donde se den claramente los periodos de tiempo en que discurren: nacimiento, crecimiento, decadencia y muerte
- Imagínese que ha heredado usted una empresa familiar que trabaja en el sector de transporte (camiones y autobuses) así como una cadena de supermercados. Su posición es la de Director General. Un día viene a verle el jefe de contabilidad a exponerle que desea introducir un procedimiento normalizado para realizar los presupuestos para todos los departamentos de la empresa. Según usted ¿esto supondrá más centralización o descentralización en la empresa?
- En conjunto esta propuesta beneficia o perjudica el normal desarrollo de la empresa (en su respuesta incluya las ventajas y desventajas).
- En una familia grande, sus componentes desarrollan distintos papeles con diversos grados de autoridad. ¿Podría describirlos?
- ¿Podría describir cómo se comunican entre sí? Trate de reflejar su respuesta en forma de tabla o diagrama donde se observen las relaciones entre cada persona.
- ¿Qué factores influyen en la elección de la estructura de una organización?
- Explique las ventajas principales del sistema funcional de crear una estructura departamental.
- Explique las razones por las que una empresa cambia su tipo estructura inicial a otro de divisiones.
RESPUESTAS DEL ALUMNO
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Escriba las respuestas en su casilla
correspondiente.
Copie y pegue esta página en un DOC. y envíela
a su Tutor.
pedrorubiodominguez@gmail.com
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Información adicional sobre este Curso:
INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Formación & Consultoría
Dpto. de Información de Programas
iege.formacionyconsultoria@gmail.com
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