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martes, 23 de julio de 2019

CURSO ON LINE: "UN PUNTO DE APOYO PARA MOVER SU EMPRESA"-TEMA 6. EL EMPLEO EFICAZ DEL TIEMPO


TEMA 6. EL EMPLEO EFICAZ DEL TIEMPO




Al contrario de lo que suele creerse, el tiempo no se puede ahorrar: se nos escapa de las manos a medida que el día avanza, y cuando el día se acaba, el tiempo de ese día también. Todo empresario debe emplear su tiempo con eficacia, y la única manera de lograrlo es administrarlo bien.

Si usted administra bien su tiempo, podrá hacer más cosas y conseguir resultados más apreciables. Usted no puede optar entre gastar o no gastar su tiempo. El tiempo es uno de los recursos más valiosos, pero no tiene más remedio que gastarlo. Y el objeto de este tema es exponer técnicas que permiten emplear el tiempo eficazmente.

Determinar qué objetivos son importantes constituye la clave del empleo eficaz del tiempo. Una vez que haya decidido firmemente que un objetivo es importante, haga una lista de las tareas necesarias para lograrlo ordenadas cronológicamente. Procure que la primera de estas tareas sea lo más fácil posible, pues llevarla a buen término le dará confianza para proseguir.

Sin beneficios su empresa morirá. Tenga esto presente al programar el uso de su tiempo. Todo problema que incida en los beneficios debe ser atendido antes que cualquier otro.

Una característica esencial de los empresarios es su capacidad para trabajar de manera organizada. A otros podrá parecerles que son muy organizados, pero lo cierto es que la mente subconsciente de casi todos los empresarios está siempre atenta. Cuando usted comprenda que el debido uso de su tiempo es fundamental para su éxito como empresario, comprenderá igualmente que el tiempo es uno de sus más preciosos recursos.

Es probable que usted piense en algún aspecto de sus negocios cada vez que tenga algún tiempo libre. En esos momentos hágase preguntas que lo ayuden a concentrar su atención en problemas específicos y a encontrarles soluciones.

Los empresarios que triunfan usan su tiempo de la mejor manera; saben que el tiempo que pasa no retorna jamás. Si quiere proceder como un verdadero empresario, no desperdicie ninguno de los sesenta minutos de cada hora.

La organización, la planificación y el respeto de los plazos fijados son las claves de una buena administración del tiempo. Recuerde que una de las pocas cosas cuyo dominio está casi totalmente en sus manos es el uso de su tiempo.

En una organización nadie puede hacer todos los trabajos que se refieren a un área de responsabilidad. Quienes tienen esta responsabilidad, pueden y deben delegar en otros.

Este proceso se conoce como cadena de mando y es una de las formas en las que puede resolverse el problema de la división del trabajo en las empresas. Esto permitirá que otros mandos intermedios puedan participar en la gestión tomando decisiones, lo que enriquecerá su trabajo; también podrá equivocarse y de los errores sacar las conclusiones que mejoren sus expectativas dentro de la organización.

Esta delegación de funciones permitirá a quien delega concentrarse en otras tareas más importantes de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto puede crear a largo plazo problemas de comunicación y adaptabilidad.

Para que esta cadena de mando funcione con eficiencia, cada miembro de la organización debe saber quién es su inmediato superior. Si tiene más de uno, se sentirá confuso y esto puede crear discrepancias en la organización. Por eso, es fundamental, definir las funciones y responsabilidades, y sobre todo disponer de una unidad de mando, como principio y guía.

Del Director General, dependen otros responsables o directores de departamento. Sí todas las personas se dirigieran a él para resolver cuestiones de trabajo o problemas personales, este se vería abrumado. 

El diseño de la estructura de una organización empresarial tiene que estar claramente definida y asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa indicará claramente la pirámide de la organización, cadena de mando y sus vinculaciones a todos los niveles, tanto ascendentes como descendentes.

DISEÑO DEL TIPO DE ESTRUCTURA.

Los factores que influyen en el diseño de la estructura de una organización son entre otros, los siguientes:
  • Tamaño de la empresa.
  • Área geográfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o internacional.
  •  La gama o líneas de productos que fabrica y vende.
  • El nivel de control que la dirección quiere tener de la organización.

La mejor forma de conocer el diseño de la estructura de una empresa es la forma en cómo se inició. Con el tiempo se verá como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dará lugar a una revisión, para adaptarlos, aunarlos y compartir experiencias y recursos.

Mas adelante los intereses son comunes y llegaran a trabajar sobre el principio de la división del trabajo. Los más antiguos o experimentados asumirán las responsabilidades para desarrollar la empresa y tutelar a los más jóvenes.

Por último, la estructura de los distintos departamentos que configuran la organización tendrá una mejor definición.

Este desarrollo en el tiempo se hará por funciones.  Es decir, la creación de departamentos será la mejor forma de estructurar la organización. Así todas las personas se agruparán por departamentos: producción, compras, finanzas, ventas, marketing, recursos humanos, etc.

Los grupos de trabajo pueden parecer la forma más lógica de estructurar una organización. Este sistema puede presentar algunas peculiaridades:

  • Muchas veces el personal responsable de un área determinada adquiere una visión excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo principal de la empresa.
  • El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden aparecer hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que impide que la organización funcione con eficacia.

Cuando la empresa es dinámica y moderna, y su organización ha crecido con la aplicación de una correcta gestión, esta tiende a aplicar el concepto de división. 

Una empresa puede dividirse en agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales se responsabilizará como una unidad de negocio independiente.

Cada uno de los directores de estas unidades de negocio son los responsables de los presupuestos de inversiones y beneficios dentro de la política general de la organización, siguiendo las directrices marcadas para la Dirección General.

En temas que desarrollamos más adelante, mostramos al alumno con más detalle, como las organizaciones pueden llegar a tener distintas características y necesidades, y que lógicamente precisan tipos de estructuras adecuadas a su actividad y desarrollo.

Llegado a este punto conviene reflexionar sobre las características que idealmente debe tener cualquier organización:
  1. Objetivos claramente definidos para la comprensión de toda la organización.
  2. El personal tanto directivo, mandos intermedios y de apoyo, adquirirá un alto nivel de compromiso para alcanzar estos objetivos.
  3. La comunicación se verá libre de interferencias y bloqueos sistemáticos.
  4. Los conflictos son asumidos y serán resueltos dentro de la organización.
  5. La mano de obra a todos los niveles deberá ser tratada como personas responsables, potenciando su desarrollo y nivel de conocimientos.

Por desgracia no todas las empresas han alcanzado este nivel ideal. Usted puede reflexionar sobre las posibles razones, sobre todo a la vista de sus propias experiencias.

Pedro Rubio Domínguez
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PREGUNTAS DEL TEMA 6.
  1. Describa todos los puestos de trabajo individuales que pueda usted identificar dentro de una cadena de televisión. 
  2. Esboce un diagrama que indique la forma en que estos individuos se relacionan para formar la organización. 
  3. Elija un ejemplo de organización o elementos de la naturaleza donde se den claramente los periodos de tiempo en que discurren: nacimiento, crecimiento, decadencia y muerte 
  4. Imagínese que ha heredado usted una empresa familiar que trabaja en el sector de transporte (camiones y autobuses) así como una cadena de supermercados. Su posición es la de Director General. Un día viene a verle el jefe de contabilidad a exponerle que desea introducir un procedimiento normalizado para realizar los presupuestos para todos los departamentos de la empresa. Según usted ¿esto supondrá más centralización o descentralización en la empresa? 
  5. En conjunto esta propuesta beneficia o perjudica el normal desarrollo de la empresa (en su respuesta incluya las ventajas y desventajas). 
  6. En una familia grande, sus componentes desarrollan distintos papeles con diversos grados de autoridad. ¿Podría describirlos? 
  7. ¿Podría describir cómo se comunican entre sí? Trate de reflejar su respuesta en forma de tabla o diagrama donde se observen las relaciones entre cada persona. 
  8. ¿Qué factores influyen en la elección de la estructura de una organización? 
  9. Explique las ventajas principales del sistema funcional de crear una estructura departamental.
  10. Explique las razones por las que una empresa cambia su tipo estructura inicial a otro de divisiones.

RESPUESTAS DEL ALUMNO


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Escriba las respuestas en su casilla correspondiente.
Copie y pegue esta página en un DOC. y envíela a su Tutor.

pedrorubiodominguez@gmail.com 
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Información adicional sobre este Curso:

INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Formación & Consultoría
Dpto. de Información de Programas
iege.formacionyconsultoria@gmail.com

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