Es muy frecuente en los últimos tiempos encontrar empresarios y directivos, especialmente en el segmento de la pequeña y mediana empresa, que afirma tener un problema organizativo en su empresa o negocio. Sin embargo, detrás de esta afirmación se esconde el mismo problema como consecuencia de la multitud de aspectos que inciden sobre lo que se entienden por organización.
Los síntomas que suelen llevar a estos empresarios y directivos a la conclusión de que padecen “problemas organizativos” son:
1. Fuerte crecimiento de la actividad que no ha sido acompañado del adecuado dimensionamiento en las funciones de apoyo—administración, finanzas, sistemas de información, etc.--, generando cierto desorden y carencias en el control y en la información.
2. Cambios cualitativos en el negocio de las empresas y/o en las propias demandas del mercado en cuanto a productos, logística, distribución, etc., que no han sido acompañadas de los correspondientes cambios necesarios en la estructura organizativa.
3. Exceso de problemas cotidianos y necesidad de resolver cuestiones operativas urgentes que impiden a la dirección de las empresas dedicar tiempo a la planificación y al futuro.
4. Sistemas de información inadecuados que no aportan a la Dirección la información oportuna y fiable que facilite la toma de decisiones, bien por no estar suficientemente informatizada, bien por haberlo sido con inversión económica en hardware o software, pero sin sistematización ni planificación adecuadas.
5. Recursos humanos poco formados, escasamente motivados y/o no identificados con los objetivos de la empresa.
Desde un punto de vista de la gestión empresarial, el término organizativo puede ser definidos como “la disposición de los recursos humanos y materiales de una organización que permita el cumplimiento de sus objetivos mediante la delimitación de funciones y responsabilidades, normas, procedimientos y mecanismos de coordinación y comunicación”.
De esta manera, la organización se configura como un vehículo para la consecución de objetivos y por tanto, está íntimamente ligada al concepto de dirección estratégica. La realidad empresarial de nuestros días pone de manifiesto que tras los cambios organizativos de sociedades y corporaciones se encuentra en muchos casos la intención de los equipos directivos de acometer proyectos de racionalizacion a todos los niveles o potenciación de su posición competitiva.
Es un hecho reconocido además, que el éxito de muchas empresas y su grado de penetración en el mercado responden a la capacidad de diferenciarse de su competencia, lo que exige la creación de estructuras organizativas ágiles, flexibles y con un enfoque claro de servicio al cliente. En otras palabras, el diseño de la estructura organizativa es un factor clave a la hora de implantar una estrategia de negocios y de adecuar los recursos de la organización para poder explotar las ventas competitivas diferenciales de la empresa.
La síntesis metodológica de los factores y conceptos que han de considerarse al evaluar los modelos organizativos, es una tarea difícil a pesar de la extensa bibliografía que existe sobre el tema, al tratarse de un área con una fuerte dosis de componente abstracto. Sin embargo, las consecuencias de los problemas organizativos son objetivos concretos y reales, como las expuestas al principio de este articulo. Por eso resulta interesante realizar una aproximación metodológica a los conceptos que se manejan en el campo del análisis organizativo aun comprendiendo que la aplicación práctica de los mismos dista mucho de ser homogéneas en las diferentes empresas, entidades u organismos.
Los principales factores claves pueden agruparse entorno a cuatro conceptos básicos: Liderazgo, Estructura, Procesos y Personas.
LIDERAZGO
El “liderazgo”, en el contexto del análisis organizativo se entiende como la función de creación de una imagen y cultura corporativa en una organización, mediante la visión y dirección estratégica de la actividad, la renovación y adaptación constante de las nuevas circunstancias y la representación y promoción del negocio o entidad en su conjunto. Lógicamente es una responsabilidad de los niveles más altos de la organización y, en general, es uno de los aspectos mas descuidados en el entorno específico de la pequeña y mediana empresa.
Existe la creencia generalizada de que ésta función es importante exclusivamente en las grandes empresas y organización complejas, cuando la realidad muy al contrario, nos demuestra que es precisamente en las empresas de menor dimensión en las que un adecuado enfoque de éste concepto tiene mayor posibilidad de generar ventas competitivas.
En este sentido, posiblemente existe un importante reto de mentalización en los cuadros directivos de las Pymes, para aceptar que es fundamental para la supervivencia de los negocios el poder dedicar una parte importante del tiempo a este tipo de actividades de visión de futuro, de creación de una cultura organizativa orientada hacia la calidad, de conocimientos de las necesidades de los clientes de iniciación del proceso continuo de innovación, etc., máxime en un entorno como el actualmente existente caracterizado por la aceleración y consolidación en los cambios tecnológicos, jurídicos, de los hábitos de la demanda, nuevas ideas, nuevos mercados, etc.
LA ESTRUCTURA
Entendemos por “estructura” la definición de posiciones funcionales a las que se le asignan las diferentes responsabilidades y el conjunto de mecanismos de coordinación e información. La estructura se suele representar gráficamente en los bien conocidos organigramas que se desarrollan en los “Manuales de Organización”. Existe una concepción muy extendida que tiende a identificar organización con organigrama lo cual no es sino una peligrosa simplificación. La resolución de los problemas organizativos no siempre pasa por el diseño de un organigrama adecuado.
Otros factores como son la creación de sistemas eficientes de información y gestión, la asignación correcta de posiciones funcionales a las personas adecuadas y la configuración de mecanismos de coordinación eficaces, son más importantes. En realidad, el diseño de una estructura organizativa requiere, entre otros aspectos, comprender bien el negocio y sus objetivos, respetando un número mínimo de reglas técnicas en relación con la cadena de mando. El panel de control, la delegación, la supervisión y los modelos básicos de asignación de funciones (funciona, divisional, matricial, mixtos, etc.).
EL IMPACTO DEL PROCESO
Los “procesos”, tercer factor que venimos analizando, hacen referencia a las fórmulas y mecanismos de tramitación de operaciones de que se dotan las empresas o entidades. Son los procedimientos que permiten articular las operaciones básicas y que giran entorno a cuatro áreas: planificación, control, operaciones y comunicación.
Este factor de la organización tiene que ver mucho con la eficiencia con la que las empresas desarrollan su actividad y está fuertemente influenciado en los últimos años por los constantes cambios e innovaciones tecnológicas. La informática, en su sentido más amplio, ha producido un impacto importante en la evolución de esta área de la gestión empresarial.
En general, tal como analizaremos en otros capítulos de esta serie de artículos publicados en nuestro Blog, todos los procesos, procedimientos y actividades de una organización deben estructurarse de forma que su existencia responsa a una clara necesidad del negocio y añada valor al producto o servicio final demandado por los clientes.
EL FACTOR HUMANO
Se ha dejado en último lugar, y precisamente por ser el más importante a las personas, “el factor humano”. Dicho factor no solo es un componente de la organización, sino que constituye el tejido sobre el que se edifica la misma. Un modelo de organización, cualquiera que sea su inspiración y sus objetivos, debe necesariamente reconocer de manera efectiva el papel de las personas y de los valores humanos que para conseguir la optimización conjunta del desarrollo personal y profesional de su gente y de los resultados empresariales. Por ello, el reconocimiento, la estimulación y la motivación, constituyen una poderosa fórmula para garantizar el compromiso y la identificación de las personas con la organización.
NUEVO MODELO DE ORGANIZACIÓN
Se ha escrito mucho sobre las teorías de la organización y últimamente existe un cierto consenso sobre la necesidad de implantar nuevos modelos de organización. Los rasgos básicos de este nuevo modelo pueden resumirse en los siguientes puntos:
Importancia de liderazgo: como dinamizador y orientador de la actividad global. Liderazgo ejercido desde el carisma, la consideración individual de las personas, la estimulación intelectual y la motivación.
Diseño horizontal: en relación a los flujos de información y las transacciones, en contraposición con la concepción clásica, vertical, departamentalizada y jerárquica. Difícilmente una organización con nueve o diez niveles jerárquicos puede ser ágil, flexible o estar enfocada hacia el cliente o usuario.
Cultura Organizativa: desarrollando en cada uno de los miembros de la organización pautas de comportamiento y actuación basadas en la constante mejora de la calidad y en la obsesión por servir adecuadamente a los clientes.
Enfoque creativo e innovador: activando a todos los niveles de la organización la filosofía de búsqueda de oportunidades, de mejora y de desarrollo de nuevas ideas.
Simplificación de la información de gestión: decidiendo por información crítica en forma de cuadro básico de mando y eliminando el papeleo excesivo.
Gestión de personal: fomentando la formación, promoción, motivación y desarrollo del personal, basados en la estimación y el reconocimiento.
De la experiencia que ofrece el análisis de los problemas de gestión y los retos del futuro ante los que se enfrenta la pequeña y mediana empresa, se pone de manifiesto la importancia de llevar a su aplicación práctica estos principios básicos del nuevo modelo de organización. Generalmente, entorno a los mismos se hallan los remedios para atajar los síntomas que bajo el concepto genérico del problema organizativo, han sido expuesto al principio de este articulo.
En cualquier caso el análisis organizativo de la empresa es un reto que deben abordar muchos empresarios y directivos para poder asegurar el adecuado y eficiente cumplimiento de los objetivos establecidos.■
Pedro Rubio Domínguez / William Rodriguez Paredes
Texto extraído del libro: "COMO MEJORAR LA GESTIÓN DE LAS PYMES COLOMBIANAS"
© Publicado conjuntamente por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
Reservados los derechos. Estos textos pueden ser reproducidos por cualquier medio de difusión, pero siempre citando como "fuente" los datos antes mencionados.
__________________________________________________________
No hay comentarios:
Publicar un comentario