LOS GASTOS GENERALES Y EL CONTROL DE LOS COSTES INDIRECTOS

   

Un tema clave en la gestión económica de empresas y negocios es el papel que en sus costes y en la cuenta de resultados juegan sus gastos generales. Asunto, éste, serio e importante, a la par que descuidado con mayor frecuencia de la que pueda parecer. En las líneas que siguen voy a acudir a mi larga experiencia como consultor, asesor y auditor de cuentas en el mundo de la empresa. Y mantengo, con toda la rotundidad, que este tema de los gastos generales y los costes indirectos está sumido en las nieblas del desconocimiento y de la desatención en muchas ocasiones.   

¿Qué son gastos generales?   

Debemos de partir del hecho de que existe una gran confusión terminológica y falta de sistematización sobre los diversos apartados de los costes de una empresa. No todos entienden lo mismo por idénticos términos. Hay mucha literatura vertida durante muchos años sobre todo esto. Así que debemos definir bien de que hablamos, para poder entendernos. Y, además, el concepto de gastos generales se superpone con el de costes indirectos, hasta el punto de que resulta ya difícil la distinción entre ambos.   

Se podría considerar que son gastos generales a los que entran en un gran cajón de sastre, una vez excluidos, en forma muy resumida, los costes de las compras de materias primas y mercancías necesarias en mayor o menor medida para la fabricación o actividad de la empresa,  los costes de personal, los impuestos y los gastos financieros. Al hablar de gastos generales, se tiende a pensar en los que quedan una vez que se dejan aparte todos los necesarios para llevar directamente la actividad de la empresa, sea ésta fabricante, comercial o de servicios.   

Y eso nos acaba conduciendo a los costes indirectos. Vemos, pues, que hablar de gastos generales es menos claro que hablar de gastos o costes indirectos. En ocasiones, se consideran gastos generales a los que son comunes a diversas áreas organizativas de la empresa. Tampoco parece éste un criterio claro para su correcto tratamiento.   

Cuando se piensa en gastos generales se están considerando los  que se suman al gasto en materias primas y mano de obra. Esto engloba rúbricas tan dispares como sueldos de la estructura de mando y dirección, departamentos administrativos, servicios de mantenimiento y conservación, personal y gastos de almacenamiento y muchos más. Pero no continuamos por ese camino ya que, como veremos a continuación, una sistematización más profunda y práctica nos lleva a diferenciar bien lo que es gasto y lo que es coste, que son cuestiones dispares. 

Diferencias entre gasto, coste, inversión y pago   

Los economistas sabemos ya, desde nuestros años de estudiantes de contabilidad, que esos cuatro conceptos son diferentes. Solamente comprendiendo bien esa distinción entre ellos, podremos profundizar en el tema que nos ocupa en este trabajo. Nos apoyamos en un clásico de la literatura contable española: el libro de Teoría económica de la Contabilidad del Profesor, D. José María Fernández Pirla.   

Señala Fernández Pirla, siguiendo al profesor Pedersen, que los costes son el consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la producción que constituye el objetivo de la empresa. Extendemos, nosotros, esa definición al ámbito de las actividades comerciales y de servicios, para las que es válida también. Pero los costes, sigue señalando Fernández Pirla, no son una magnitud inequívocamente determinada. Con frecuencia, tenemos dificultades claras para su evaluación y debemos de acudir a estimaciones para su valoración. El coste se mueve en el ámbito interno de la empresa, de puertas adentro podríamos decir. El coste es un elemento de la valoración de los distintos componentes que intervienen en la actividad de la empresa.  

El término gasto, que se contrapone al de ingreso, es de ámbito externo. Se puede considerar como una contrapartida de los pagos que hace la empresa. Los gastos se pagan de una u otra forma. Es obvio, de acuerdo con esto que hay costes que conllevan un gasto y otros no, pero siempre que consideremos gasto en este sentido. Los costes de mano de obra llevan consigo el gasto y su correspondiente pago. Las dotaciones a la amortización del Inmovilizado o las provisiones por impago de clientes, por citar dos ejemplos, no conllevan su gasto y su pago. Solamente, cuando los gastos representan consumos, en sentido amplio, en los procesos de la actividad de la empresa, estaremos ante gastos que son costes.   

La diferencia entre ambos, costes y gastos, se hace mayor cuando se habla de gastos en adquisición de bienes inmuebles, maquinaria, vehículos y demás elementos del Inmovilizado Material, Inmaterial y  Financiero. Estamos, entonces, ante los llamados gastos de inversión o inversiones, a secas. Así que, en el argot contable y económico, se diferencian los  gastos de las inversiones.   

Los primeros serían los que corresponden a consumos para los procesos y las inversiones, aquellas que se dirigen a la adquisición de las infraestructuras empresariales o bienes del Inmovilizado, con vida duradera en el tiempo. Las inversiones se convierten en costes, en la medida  que se aplican las dotaciones a la amortización de aquellas a lo largo de la vida útil de los bienes.   Nos quedarían los términos ingresos y pagos que, por lo general, se consideran en el campo de los movimientos de tesorería. Ingresos se equipara a entradas de fondos y pagos a las salidas de los mismos. Se sitúan, en consecuencia, en otros planos distintos a los de la asignación económica de los costes, gastos e inversiones. Los ingresos y los pagos están en el plano de los movimientos de dinero y  otras formas de tesorería.

Por tanto, volviendo al fondo del trabajo que ahora nos ocupa, debemos de centrarnos en los costes, como elementos clave de evaluación de la actividad empresarial y de sus ciclos productivos, económicos y financieros.   

Los costes indirectos   

Abandonando el confuso concepto de los gastos generales, vamos a centrarnos en los costes indirectos. Estos son, obviamente, aquellos que no son directos. Y se suele denominar directos a los costes de materiales y materias primas y al de la mano de obra (directa). Es decir, se hace una distinción entre lo que participa de forma inmediata y directa en lo que constituye la actividad de la empresa y el resto. Si la empresa está funcionando, es decir desarrollando una actividad, se producen costes directos. Si, existiendo la empresa, está  parada y sin actividad, no existen costes directos, pero sí indirectos. Esto se debe a que los indirectos están vinculados a la estructura de la empresa y se producen, en mayor o menor cuantía, desde el momento en el que existe la empresa y tiene un Inmovilizado y alguna estructura de personal.  

La distinción entre directo e indirecto no siempre es tan clara. Lo directo suele ser medible y lo indirecto, en muchas ocasiones, no lo es. El trabajo directo es el que realiza la producción, comercialización o prestación de servicios. Pero, generalmente, requiere la existencia de unos costes en instalaciones o infraestructuras empresariales, de una dirección y administración y de una red comercial. Es decir, de unos costes indirectos.    

En muchas ocasiones se oye decir que los costes indirectos son los costes improductivos y que, por eso, hay que disminuirlos al máximo. Esto es absolutamente incorrecto y fruto de modos de hablar y de pensar del mundo de la producción. Para un departamento de producción el énfasis suele ponerse en las materias primas y  materiales que consumen y en el personal necesario. También, por pura necesidad, en las máquinas e instalaciones con que cuenta, en su adecuación a los procesos y en su mantenimiento. Todo lo demás, no cuenta. ¡Es improductivo!, dicen. ¡Es un lastre que llevan a cuestas y soportan! Así, en muchas ocasiones, la fuente productora de los indirectos se pretende limitar sin más consideraciones.   

Pero, el trabajo de un jefe de taller o de un encargado de producción o de almacenes, ¿es productivo o improductivo? Podríamos decir nosotros, ¿son necesarios o no? ¿se puede prescindir de ellos o no? Ésta es la cuestión.  Lo que es prescindible, no es necesario y, si no es necesario, prescíndase de ese coste. Pero, si no se puede prescindir del jefe de taller o el encargado de producción o de almacenes, estaremos ante un coste indirecto necesario para el proceso. Luego, productivo al fin y al cabo, ya que sin ese coste no habría actividad.

Por tanto, el debate de lo productivo o improductivo no conduce a nada y sería ofensivo para el bueno del jefe de taller o el encargado que estamos considerando. Y, de igual manera, sucedería con el Gerente o Director de la empresa, el Director Administrativo, el peón de almacén o la señorita o el señor que atiende el teléfono o trabaja en tareas de secretaria o administrativas, por poner unos pocos ejemplos.   

Y ¿Qué pasa con la luz de los pasillos y oficinas, el agua de los servicios, los gastos en teléfonos y móviles, el combustible de los vehículos, los seguros de responsabilidad civil o de inmuebles o los gastos en formación del personal,  por seguir dejando caer un goteo de conceptos de gasto? Lo mismo, si están bien aquilatados en su dimensión, son costes indirectos necesarios para los procesos.  

En lo referente al personal, suele considerarse indirectos, generadores de costes indirectos por tanto, a:   

• Personal de dirección y jefes  
• Mandos intermedios  
• Personal de almacenes y transportes  
• Personal de administración y  RRHH  
• Personal de mantenimiento y limpieza  
• Personal subalterno  
• Personal de control de calidad  
• Personal de métodos y sistemas  
• Personal informático , etc.    

Y son costes indirectos, una larga serie de gastos, incluidos en los diferentes epígrafes del PGC, que no constituyen gastos en materias primas, mercancías y otros consumos, ni mano de obra directa.    

A continuación, hacemos una breve enumeración de gastos o grupos de gastos más comunes que constituyen, generalmente, costes indirectos:   

• Salarios de personal indirecto de las diversas secciones antes mencionadas  
• Otros gastos de ese mismo personal  
• Gastos  sociales de ese mismo personal  
• Tributos y tasas diversas  
• Gastos de investigación, desarrollo e innovación  
• Alquileres o arrendamientos de inmuebles (locales, naves, oficinas)  
• Cuotas de renting  
• Gastos de mantenimiento, reparación  y conservación  
• Gastos de limpieza  
• Pequeño utillaje y herramientas  
• Consumos de electricidad (excepto consumos para producción)  
• Consumos de combustible para calefacción  
• Consumos de agua  
• Honorarios de asesorías, auditorias y otros profesionales  
• Primas de seguros  
• Portes y gastos de transporte  
• Gastos en comunicaciones  
• Gastos de viaje, desplazamiento, manutención y estancias del personal  en otras localidades (excepto los que se puedan asignar como costes directos)  
• Gastos de publicidad y relaciones públicas  
• Gastos en material de oficina  
• Gastos de correos y mensajería  
• Cuotas de publicaciones profesionales o empresariales  
• Cuotas de Asociaciones y Colegios Profesionales  
• Gastos financieros  
• Dotación amortización del Inmovilizado.

Citamos, de pasada ya que no constituye materia del trabajo que estamos exponiendo, que los costes indirectos se incorporan a los procesos de estimación, determinación o cálculo de los costes totales de una empresa, mediante el mecanismo de su asignación o reparto entre las distintas áreas funcionales de la empresa o a los productos o familias de productos fabricados o comercializados o de servicios prestados por ella, de acuerdo con los criterios de imputación que se establezcan.      

El control de los costes indirectos   

Con frecuencia en nuestra vida profesional, recorriendo multitud de empresas y negocios, nos hemos encontrado con cuestiones como las siguientes:   

• Exclusión de todo tipo de control y medida de los costes indirectos.  
• Por contraste con lo anterior, conocimiento bueno o muy bueno de los costes directos (materiales y mano de obra), así como un adecuado control de los mismos.  
• Falta de atención a los costes indirectos.  
• No darles importancia o renunciar a su control.  
• Desconocimiento de cómo llevar un control de  los costes indirectos  
• No tenerlos en cuenta para el cálculo de los costes y la determinación de los precios de productos y servicios.  
• Considerar unos costes indirectos, pero ignorar otros.  
• Funcionar con precios incorrectos o que no cubren la totalidad de  los costes, directos más indirectos.   

Falta, en definitiva, de unos criterios orientadores básicos de los costes y su medida.   

Los costes indirectos, que pueden variar mucho de unos sectores de actividad a otros, no pueden dejarse nunca de lado. Hay que tenerlos en cuenta. Y hay que conocerlos o tratar de conocerlos. La contabilidad general de la empresa tiene, entre otras muchas ventajas, la de que registra todos los gastos y pagos de la empresa y, si es llevada correctamente, gran parte o todos sus costes. Y lo hace, minuciosamente, justificante a justificante o lo que es lo mismo, gasto a gasto, pago a pago. Por eso, a través de una buena información contable, se puede  tener un buen conocimiento de los costes indirectos. 

Para su control, es bueno hacer cuadros con un cierto desglose según su diferente naturaleza e ir llevando, a los mismos, mes a mes las diferentes cifras facilitadas por la contabilidad o fruto de estimaciones apoyadas en ella. Es, igualmente, deseable hacer presupuestos anuales de esos gastos indirectos, más o menos agrupados.   

Con estos presupuestos se puede, inicialmente, racionalizar los mismos, adecuándolos a las necesidades teóricas o previsiones. Y, después, periódicamente, confrontar estas previsiones con la realidad. Y analizar las diferencias importantes o desviaciones. Esta es una forma de llevar el control de toda esa lista de gastos indirectos y la experiencia de cada año, nos servirá para aquilatar más las previsiones para el ejercicio siguiente. 

¿Por qué controlar los costes indirectos?   

Nosotros ya controlamos, muy bien, los costes directos, los importantes, lo otro ya… Ésta es una frase que hemos escuchado en diversas ocasiones. Pero que, con frecuencia, encubre un gran peligro.  

En muchas ocasiones, los costes indirectos alcanzan un valor económico elevado y son, porcentualmente, importantes en el total de los costes de la empresa. Dejarlos de lado, campando a sus anchas, puede deteriorar mucho las cuentas de resultados. Y, además, ¿de qué vale controlar hasta el último gramo de mercancías y materiales o el trabajo del personal obrero al segundo, si después queda libre de control todo lo demás? Los indirectos se pueden comer los márgenes empresariales y triturarlos. Pueden hacer pasar los costes de explotación a números rojos y muy rojos sin apenas enterarnos. Exageramos algo esta nota, pero es para poner énfasis en la necesidad de su control.

Y aquí hay que evitar otro tipo de conducta de la dirección o de los mandos. Nos referimos al control que, en ocasiones, se hace de pequeñas partidas de costes indirectos. Así, a veces, los folios de papel, los bolígrafos o los vasos de agua de plástico son vigilados, seguidos y guardados con el mayor de los rigores. Y nada más. Es fácil comprender que esto es el chocolate del loro. Todo hay que controlarlo, pero con sentido común. Todo influye en alguna medida, hasta esa luz del pasillo encendida todo el día, quizás innecesariamente. Pero hay que hacer un plan global de control que abarque todo el espectro de los costes indirectos.   

En definitiva, que hay que extremar el cuidado sobre estos costes y seguirlos minuciosamente, dada la tendencia, muy extendida, de que se escapen de control y se expandan en todas direcciones. Y es buena medida, responsabilizar a quien está al frente de cada departamento, área o sección de la empresa, de los que corresponden a su esfera de responsabilidad y mando. ¡Que cada uno cuide de sus indirectos!. Así resultará más fácil el control global de la totalidad en la empresa. Y lo agradecerá su cuenta de resultados al final del ejercicio.   

© Manuel Díaz Aledo  Economista, Auditor y Consultor de Empresas 

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