GESTIÓN EMPRESARIAL: UNIDAD 8 "COMO VALORAR EL FUNCIONAMIENTO DEL GERENTE"--TEMA 30 "EFICIENCIA Y EFICACIA"

En este Tema se estudia la eficiencia del gerente y se explica por qué este concepto forma parte del análisis de la actuación del mismo. Diferenciamos los distintos componentes de la actuación de la Gerencia como: eficiencia económica, dirección y organización. El objeto de este Tema es como distinguir eficacia y eficiencia, y la relación entre ambos conceptos.

INTRODUCCIÓN

En este tema estudiamos la misión del gerente desde el punto de vista de la empresa y los esfuerzos de éste, hacia la consecución de objetivos y resultados positivos en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa.

El enunciado de este tema es “eficacia y eficiencia”, pero antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos:

• Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder)  trata de hacer las cosas lo mejor posible y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Dirección.
• Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra)  está vinculada a las cualidades técnicas de organización y administración de la misma.

La integración de estos dos conceptos requiere un equipo de dirección eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores quizás tenga dificultades para controlar las otras actividades de la organización. En definitiva:

• La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados.
• La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Es posible definir en una amplia clasificación las tareas de la Gerencia, pero este asunto es bastante complejo debido sobre todo a las modernas técnicas de gestión que condicionan básicamente la actuación de la misma.

Todos los gerentes deben lograr sus objetivos por medio de los diversos recursos puestos a su disposición.  Este planteamiento consiste en el siguiente proceso:

1. La planificación de objetivos y la determinación de las actividades y recursos necesarios para lograrlos.
2. El diseño de una estructura organizada, dividiendo el trabajo en departamentos, delegaciones o secciones.
3. La selección y contratación de personal con la preparación adecuada y su incorporación correcta dentro de la plantilla.
4. La evaluación de la organización con los niveles requeridos de actuación; controlar y dar los pasos necesarios para elevar la eficacia individual o de grupo en relación a las expectativas corporativas.
5. La coordinación y mantenimiento de las relaciones internas, entre los distintos segmentos de la empresa.
6. La dirección, formación o reciclaje del personal para llevar a cabo las actividades de la organización.

Las actividades empresariales no podría llevarse cabo “eficazmente ó eficientemente” sin implementar los procesos arriba mencionados.  La falta de planificación y la ausencia de coordinación pueden poner en peligro los esfuerzos personales y financieros aportados por los responsables de la organización.

ÁREAS DE EFICACIA

Las cuestiones básicas que propugnan la eficacia son:

• ¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios?
• ¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados?

El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estas preguntas.  De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80% de los resultados comerciales de una empresa.  Se denomina la regla 20/80 e implica una gestión eficaz, enfocada para que el 20% de las actividades productivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados.

Los empresarios, por tanto, deben evitar que el 80% de las transacciones solo sean capaces de aportar el 20% de los resultados, lo que significaría una implicación de costes desproporcionados.  Por ejemplo: en la Banca las cuentas corrientes pequeñas contabilizan muchos movimientos o apuntes: cheques, efectos, recibos, etc., pero con el cobro de estos servicios se nutre la asignación de fondos para préstamos.  Los bancos penalizan las cuentas pequeñas con recargos y recompensan las grandes cuentas con el abono de intereses.

Sin embargo en el Sector Público se trabaja en niveles mucho más bajos de actuación.  En los Hospitales, Cárceles, Organismos del Estado, Autonomías, Ayuntamientos, etc. la orientación de los costes en interés de la eficacia es un factor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia del servicio.

Estos ejemplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgir entre eficacia y eficiencia.  En una organización eficaz las dos están debidamente combinadas, pero en otras organizaciones un área de actuación es sacrificada en beneficio de la otra.

ANÁLISIS DE LA EFICACIA

Hasta hace poco tiempo el único control aplicado a los costes de Marketing y Ventas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada.  Esta fórmula es todavía esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa de algo más.

La necesidad añadida, es un chequeo de la eficacia del plan de marketing y las previsiones de venta.  Se pueden comparar las inversiones económicas en publicidad, gastos de vendedores, etc., con el volumen extra conseguido en las ventas mediante una eficaz estrategia de marketing, pero es extremadamente difícil realizar este análisis porque es complejo evaluar que cifra de ventas “extras” se han alcanzado por estas acciones de marketing.

Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razón a su importancia, para conocer la realidad de la gestión empresarial.  Los factores que hacen difícil la obtención de estos datos para un posterior análisis son:

• La presencia en el mercado de otros competidores.
• Los cambios en las tendencias de la economía de escala.
• Los cambios inesperados del gusto o predilección de los consumidores de los productos de nuestro sector.
• La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia.
• Otras causas ajenas a nuestra voluntad, etc.

Existen estadísticas operacionales para identificar y valorar estos factores, sin embargo, su complejidad matemática hace que estos trabajos sean difíciles de realizar por los propios gerentes, y deben  ser consultores especializados en esta materia los que deben llevar a cabo estos trabajos.

ASPECTOS DE LA EFICIENCIA

La eficiencia puede ser considerada en tres aspectos:

• Económicas
• Gerenciales.
• Organizativas.

El control de la eficiencia más utilizado es el económico, conocido como el “control flexible” de los presupuestos.

CONTEXTO ECONÓMICO.

Los presupuestos para los departamentos o secciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintos responsables a los cuales afecta.  Los Directores de Departamento tienen la responsabilidad de mantener los gastos asignados a sus áreas respectivas dentro de los límites acordados.  En teoría no deberán surgir problemas siempre y cuando se cumplimenten correctamente las partidas presupuestadas y no se vean superadas o excedidas.

El control presupuestario de gastos consiste en una comparación simple de los costes resultantes con los previstos.  Un control flexible calcula de antemano el coste previsto para cada producto en todos los niveles posibles dentro del proceso productivo.  Al final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados con los presupuestos y se analizan las variaciones o desviaciones que se hayan producido.

Si las operaciones de fabricación han sido realizadas por encima de los costes previstos, debido a una baja productividad o por el aumento en el consumo de materiales, esta diferencia se conoce como “variaciones desfavorables de eficiencia”. Si la actuación rebaja las expectativas de costes, estas variaciones se conocen como “favorables”.

CONTEXTO GERENCIAL

La eficiencia de la gerencia la hemos tratado de forma no muy amplia al principio de este Tema, pero deberemos hacer énfasis en:

• Uso del tiempo y del esfuerzo de la mejor forma posible.
• La calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control
• El área de los Recursos Humanos.

CONTEXTO ORGANIZATIVO

Los problemas de eficiencia organizativa pueden surgir en cualquier situación, debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa, cambios en la tecnología o de alguna de las muchas otras modificaciones que son difíciles de prever.

Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar o retrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la complejidad de las mismas y la burocracia. La organización corre el riesgo de no poder adaptarse a los cambios que se puedan producir en el mercado y otros factores medioambientales.

Una empresa en continua evolución debe vigilar la dimensión de su estructura para poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas.  Puede encontrase en un momento dado donde los responsables de la gestión se ven obligados a ir más allá de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antes de que las responsabilidades sean revisadas y los trabajos delegados convenientemente.

Existen otros problemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como:

• Empresa mal definida, con políticas discrepantes.
• Inadecuada integración de especialistas funcionales.
• Comunicaciones deficientemente coordinadas.
• Insuficiente descentralización de las decisiones.
• Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa.
• Funciones y responsabilidades mal definidas.

Todos estos factores conducen a prácticas ineficaces dentro de la empresa y se requiere de la Dirección General detecte cualquier cambio que se produzca.

RESUMEN

1. Los términos “eficacia” y “eficiencia” son utilizados habitualmente en las conversaciones entre directivos de empresa. Los dos términos han sido definidos cuidadosamente:

--- La eficacia, implica que se han tomado las decisiones correctas
-- La eficiencia, se refiere a los métodos que hemos empleado para llevarlas a cabo.

2. Sin embargo, en las discusiones comunes entre directivos no existe una diferencia real entre los dos términos.

3. Lograr eficacia y eficiencia en cualquier organización es una tarea difícil de lograr; existen
factores complejos que a veces parecen trabajar como sistemas contrapuestos.

4. Por ejemplo, los principios de eficiencia de la gerencia que incorpora un sistema de “relación cordial” con la plantilla, a veces, dicha postura estará en contra de los principios de eficiencia económica en organizaciones que no contemplan los aspectos humanos en su gestión empresarial.

EJEMPLO PRÁCTICO

La empresa británica Marks and Spencer, previo análisis, determinó que los complejos circuitos documentarios podrían tener un efecto directo sobre los precios de venta, e inició un trabajo para eliminar en lo posible parte del papeleo y la considerable duplicación del esfuerzo del personal en estas tareas burocráticas.

Después de nueve meses la compañía había logrado los siguientes resultados:

• Los gastos administrativos se redujeron en un 50%.
• Una reducción en la plantilla administrativa en la misma proporción.
• Un ahorro considerable de material de papelería.

Los cambios en la organización incluyeron la descentralización de las responsabilidades y el control a los gerentes de las sucursales;  la centralización del pago de sueldos y salarios; eliminación el control de entrada a los centros de trabajo a través de reloj registrador y su sustitución por la supervisión directa por parte de los jefes de sección.

__________________________________________________________________

Este Tema forma parte de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.

Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL

Autor: Pedro Rubio Domínguez

ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440

Pueden reproducir los textos (sin finalidad comercial) citando la fuente:

© Instituto Europeo de Gestión Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290

"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL"

© Pedro Rubio Domínguez

_________________________________________________________________