Con estos textos referidos a los temas tratados en
la Unidad 10, -- ADMINISTRACIÓN, INFORMACIÓN Y GESTIÓN- que reflejan
situaciones reales de empresas o sectores. Se pretende que el alumno/a realice
al finalizar su lectura los comentarios o soluciones que en estos casos se
mencionan.
IBERIA LÍNEAS AÉREAS ESPAÑOLAS introdujo en la década de los 70 un sistema de
reservas completamente informatizado en sus oficinas centrales. Cuando un pasajero llamaba por teléfono para
pedir información, el operador de la oficina disponía de una pantalla de
ordenador que estaba conectada al ordenador central de la compañía que
informaba en tiempo real los detalles de vuelos y reservas de plaza.
En respuesta a las
preguntas, el operador recibía información en su ordenador y cumplimentaba los
datos solicitados por el cliente que llamaba por teléfono. Si el pasajero estaba de acuerdo, realizaba
una reserva provisional que quedaba registrada en el ordenador central y era
notificado instantáneamente a las demás terminales que operaban en el sistema y
que estaban solicitando información sobre el mismo vuelo y de esta forma se
reducía la posibilidad de reservas
dobles.
Los operadores, en su
día, reconocieron que este sistema era
mucho más efectivo pero también percibieron que el control por parte de los
supervisores, era mucho más estricto.
Cualquier error era automáticamente registrado en el sistema con la
misma celeridad con que se contrataban los pedidos; esto permitió a los
responsables de área solicitar un mayor entrenamiento en casos apropiados y
consejos o procedimientos disciplinarios en otros.
Hoy día todos estos
procesos se han agilizado enormemente al incorporar esta Compañía sus servicios
a través de la red Internet, ofreciendo una amplitud de servicios on line,
hasta hace poco inimaginables.
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Cada día más, comprobamos
como los sistemas informáticos en las empresas españolas apoyan perfectamente
la eficiencia comercial de éstas. Se han
desarrollado aplicaciones informáticas que pueden transmitir información vía Internet a todo el mundo.
El más utilizado es el llamado “correo electrónico”
o “e-mail”, donde un operador escribe una carta
directamente en el teclado de su
ordenador, que puede ver reflejado en su pantalla, antes de transmitirlo.
El supervisor puede
verificar los trabajos en línea y luego pueden ser transmitido vía Intranet (red
interna de la empresa) a otras personas, siempre y cuando tengan un equipo
receptor similar al emisor. Esta
práctica es muy común hoy día en la mayoría de las empresas de todo el
mundo. Estos sistemas están
revolucionando el mundo de las comunicaciones interpersonales y están
reduciendo la correspondencia normal de los servicios de Correos, ya que todos
los documentos, informes, fotografías, planos, propuestas, etc. son enviadas
directamente vía Internet, con la particularidad de que pueden ser archivadas
en la memoria del ordenador como referencia futura.
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El
espacio abierto en una oficina no siempre es mejor que uno cerrado. Las empresas
buscan recintos de trabajo que fomenten la comunicación informal y en los
últimos años han apostado por transformar sus espacios de trabajo para
amoldarlos a las exigencias de los empleados y fomentar la mejorar del clima y
las relaciones personales.
Para
los empleados, la nueva tendencia permite una mayor flexibilidad e interacción.
Un espacio abierto en una oficina facilita la información pero también provoca
una falta de privacidad, por lo que cada organización debe apostar por el
modelo de espacio que mas se ajuste a sus necesidades.
A
un Director General no debe asignársele un espacio abierto, porque para tratar
ciertos temas en privado necesita un despacho personal y cerrado
Los
espacios deben estar diseñados por actividades no por modelos jerárquicos, es
lo que se denomina facility mangement,
una disciplina de gestión de los recursos corporativos que surgió en los
Estados Unidos a principios de los años 80 y que, provee de espacio y servicios
al negocio, de una forma funcional y económica muy rentables.
En
definitiva, en el entorno cada vez mayor de empresas menos jerarquizadas se
utilizan los espacios para modernizar el cambio y las forma de trabajo.
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La empresa sueca Volvo estaba muy preocupada con el bajo nivel de su
producción así como la alta rotación de los empleados. Reorganizaron completamente sus métodos de
trabajo introduciendo grupos de trabajo homogéneos y aplicando incentivos a la
producción. Con este nuevo sistema,
grupos de 20 operarios fabricaban los automóviles de principio a fin.
Este programa precisó una
gran inversión en maquinaria y equipos informáticos. El antiguo sistema fue erradicado y
reemplazado por un equipo automatizado que eliminó tareas muy complejas. Con el
nuevo sistema los propios trabajadores controlaban todo el proceso.
La solidez de este nuevo
esquema se basó en un sistema de administración de la información. Cada centro de coste asociado al proceso
productivo disponía de un terminal en el cual todos los empleados introducían
sus órdenes, ya fueran de petición de repuestos, verificar el control del
almacén o reposición de otros materiales.
Este sistema fue un verdadero éxito, aunque las inversiones fueron
elevadas, pero el nivel de producción y la moral de los trabajadores mejoraron
considerablemente y el proceso de producción es ahora mucho más eficiente.
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Una Compañía de
Telecomunicaciones de ámbito internacional decidió abrir una oficina nueva en
Madrid-capital. Existían tres locales
disponibles y todos ellos a un coste similar.
Un consultor del IEGE fue asignado a la tarea de hacer
una selección. Le fueron dadas las siguientes instrucciones:
- Recomendar cual de los locales era el más adecuado
para la instalación de esta nueva sucursal, primera en España.
- Recomendar cual sería el número de empleados que
serían necesarios y su grado profesional para trabajar en la sucursal.
Selección y gestión de personal.
- Diseñar la disposición de las oficinas, los
diferentes grupos y el mobiliario y decoración.
- Trámites para la constitución de la sucursal.
- Concepción y creación de los documentos generales
para la normal relación entre la sucursal y la oficina central de la compañía.
- Vigilancia tecnológica.
- Evaluación estratégica de la sucursal y su
desarrollo.
- Marketing práctico.
- Estructura logística.
En definitiva el IEGE le
proporcionó un conjunto de competencias operativas a través de un interlocutor
único: el Consultor.
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Los continuos cambios que experimentan las compañías
afectan directamente a la subcontratación de servicios (outsourging),
obligándoles a ser flexibles para adaptarse a esta continua evolución.
El constante movimiento al que se encuentran
sometidas las empresas, el alto grado de dinamismo que hoy en día se experimenta
en los mercados, las fusiones y adquisiciones y los mercados emergentes, entre
otros factores, convierten a las compañías en organizaciones vivas, dinámicas y
en constante evolución.
Los nuevos enfoques estratégicos hacen que los
contratos de outsourcing, por lo general firmados a largo plazo, deban
ser flexibles y con capacidad para adaptarse a los continuos cambios. Así, se
llegan a producir cambios tan rápidos que hacen que el plan de negocio
realizado para elaborar el contrato pueda quedar desfasado, incluso antes de
cumplirse el primer año de su puesta en marcha.
La externalización de los servicios aporta
innumerables ventajas a las empresas. Entre otras:
- Es el
procedimiento más eficaz para optimizar los costes indirectos y de estructura.
- Permite
contratar mejoras sucesivas con carácter variable, pagando solo por el consumo.
- Da
entrada a un know-how específico de cada actividad.
- Flexibiliza
las estructuras de la empresa.
- Ofrece
disponibilidad de nuevas tecnologías sin inversiones.
- Racionaliza
la gestión operativa.
- Permite
centrase en el negocio principal y liberar a la dirección general de
actividades no estratégicas.
- Facilita
la competitividad en un entorno cambiante.
- Personaliza
los servicios.
- Mejora la
productividad.
- Agiliza
la gestión del cambio.
Los fundamentos teóricos sobre la externalización
indican que todo es subcontratable a excepción de aquello que compromete la
filosofía de la empresa, su estrategia y su capacidad de decisión. En los
Estados Unidos, el país más avanzado en outsourcing, las actividades que más se
subcontratan, tanto de forma permanente como esporádica, son las siguientes:
A C T I
V I D A D
|
% DE
EMPRESAS
|
Nóminas
Servicios generales (limpieza, seguridad,
mantenimiento, etc.)
Servicios para empleados (formación, guardería
etc.)
Servicios jurídicos
Gestión de impuestos
Desarrollo de software
Formación
Mantenimiento tecnológico
Auditoria interna
Finanzas y Contabilidad
Estrategia y Planificación
Asistencia Técnica
Recursos Humanos
|
...
62,3%.
55,6%
41,5%
39,6%
38,7%
27,4%
25,5%
16,0%
15,1%
11,3%
11,3%
10,4%
8,5%
|
El 98% de las compañías norteamericanas han
externalizado, bien en algún momento bien de forma permanente, una parte de sus
actividades, y en España, en algunos segmentos, el nivel de outsourcing llega
al 40% de los procesos de la compañía.
Cualquier directivo sabe que todo lo que ahorra
tiempo y todo lo que supone racionalizar esfuerzos siempre se traduce, a largo
plazo, en dinero de una u otra manera.
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+ información:
INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Formación & Consultoría
Estos temas que publicamos en nuestro Blog, forman parte de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
© ISBN-84-689-7602-4 / Nº REGISTRO: 06/ 21440
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IEGE/MADRID/ESPAÑA
Dpto. Información de Programas
iege.formacionyconsultoria@gmail.com
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