Con el envío del pedido
previamente negociado o la orden de entrega de un contrato en vigor, se inicia
lo que vamos a llamar “puesta a disposición”. Esta puesta a disposición puede
realizarse en los propios almacenes de la empresa o puede realizarse en un
punto alejada de esta; esto decidirá si los costes y la responsabilidad de
transporte son a cuenta de la empresa compradora o son de a cargo del vendedor.
El almacén es el último eslabón en la cadena de suministro de materiales y conecta
con el departamento de Producción.
La recepción por los almacenes
La función de recepción realizada
por los almacenes consiste simplemente en recibir los envíos esperados. Para
ello ha de disponer de una relación de las recepciones esperadas en función de
los plazos de entrega de los proveedores de origen con las especificaciones de
los materiales a recibir y con el número de estos que se espera recibir. Una
vez comprobados los datos de los albaranes de entrega con los datos de los
documentos de recepción esperados, el encargado del almacén ordena la descarga
del material, verifica y cuenta los bultos o paquetes, comprobando que no
existen daños externos y notorios y acepta la mercancía salvo examen.
Como tarea final de la función de
recepción está la de informar al resto de los departamentos de la llegada de
estas mercancías.
La comprobación de las mercancías
Después de que se ha mandado la
información inicial, sobre la recepción de estos materiales, se procede a la
fase de inspección; se desembalan los materiales recibidos, se comprueba que lo
recibido coincide con los anunciado en el albarán de entrega y se ponen los
materiales y productos a disposición del departamento de control de calidad
para verificar en caso de que así se le haya ordenado.
Una vez recibido del departamento
de control de calidad el parte de verificación de los mismos, se procede a dar
la entrada definitiva de los materiales en un almacén.
Una de la misiones más
importantes de recepción y la identificación en los almacenes de llegada es la
de descubrir todos los errores de una transacción, faltas, daños,
equivocaciones en el tipo de articulo, etc. ya que este control inicial evita
los graves problemas que a posteriori se pueden producir por un deficiente
control en este sentido.
El almacén actúa directamente
sobre los costes. Puede reducir los costes de deterioro y de robo, puede
recudir el coste de la mano de obra en el almacén con un adecuado diseño de
colocación, puede reducir los costes de obsolescencia de materiales con un
adecuado control de los materiales con lenta rotación, puede realizar un uso
eficiente del espacio disponible, a veces escaso, y puede ayudar a reducir los
tiempos improductivos en las tareas de búsqueda de materiales para la
reposición de los stocks.
Básicamente, los almacenes se
pueden clasificar en tres categorías.
- Almacenes
cerrados. Es una zona controlada donde solo pueden entrar personas
autorizadas, como son los almaceneros.
Los materiales y productos solo entran y salen con documentos. Hay
máxima seguridad y un estricto control del material.
- Almacenes de
sistema abierto. Usados generalmente en la producción en cadena. Cada
material se almacena cerca del lugar de uso, en depósitos, estanterías,
palets, contenedores, etc. y esta abierto a todos los operarios. El
personal de almacén lo recibe y lo entrega a los encargados de fabricación
en el lugar indicados por ellos. A partir de ese momento, la
responsabilidad de su custodia corre a cargo del personal de producción.
- Sistema de almacenaje al azar. Es una variante más de almacenamiento cerrado. Su diferencia consiste simplemente en que no hay un sitio fijo para cada cosa. El almacén está dividido en áreas de materiales que requieren un mismo tipo de almacenamiento, paletizables, contenedores, cajas paletizables, etc. El ordenador que controla el almacén conoce los espacios libres, y ante una nueva entrega le asigna un lugar y le da de alta en su base de datos. Es importante destacar el gran desarrollo que gracias a la informática y la robótica y a las nuevas aplicaciones tecnológicas la gestión de los movimientos de materiales se han agilizado sorprendentemente dentro de los almacenes.
Técnicas desarrolladas en las
ultimas décadas como la generación de los códigos de barra y otros sistemas de
ultima generación, unido a la puesta en marcha de carretillas automáticas y
transelevadoras controladas por ordenadores, han facilitado el movimiento de
los materiales dentro de los almacenes, han racionalizado las estructuras de
estos y han permitido optimizar el coste de los movimientos reduciéndolos al
mínimo.
Los costes en los almacenes
Además de estas herramientas y
estas técnicas, para minimizar los costes de los almacenes sigue teniendo una
enorme importancia el diseño de lay-out
(exposición) del almacén.
Una buena definición y un buen
diseño de “lay-out” con unas posibilidades de acceso adecuadas y con un diseño
de acuerdo con el flujo de materiales que se almacenan pueden facilitar la
implantación de todo este tipo de herramientas, puede reducir las distancias y
puede reducir el número de transportes que se realicen dentro de los almacenes.■
Texto
extraído del libro: "COMO MEJORAR
LA GESTIÓN DE LAS PYMES COLOMBIANAS"
© Publicado conjuntamente por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
Reservados los derechos. Estos textos pueden ser reproducidos por cualquier medio de difusión, pero siempre citando como "fuente" los datos antes mencionados.
© Publicado conjuntamente por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
Reservados los derechos. Estos textos pueden ser reproducidos por cualquier medio de difusión, pero siempre citando como "fuente" los datos antes mencionados.
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