Los directivos deben tomar
decisiones estratégicas guiados por una información de costes correcta.
Como venimos publicando a través
de nuestro Blog, el mercado de las Pymes es cada día mas competitivo como
consecuencia de la globalización y también por la recesión en los mercados
internos e internacionales. En este marco, los empresarios que fabrican y comercializan
multitud de productos y servicios pueden estar tomando decisiones sobre
fijación de precios, lanzamiento de nuevos productos, utilizaciones de nuevas
aplicaciones tecnológicas de producción, etc. basados en una información de
costes distorsionadas.
Desafortunadamente,
muchas de estas empresas son conscientes de los problemas que genera un información de costes inadecuada
cuando ya se han perdido competitividad y rentabilidad.
Los productos y servicios
actuales llevan cada vez mayores inversiones en tecnología de producción, de
distribución y marketing, en relación con los componentes de materias primas y
mano de obra directamente relacionados con la producción.
Sin embargo, los sistemas de
costes tradicionales se centran fundamentalmente en los costes de producción y
sus componentes de materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación,
que resultan una parte cada vez menor de los recursos necesarios para crear y
comercializar un producto o servicio. Indudablemente estos sistemas de costes
nacieron hace mas de cincuenta años con la finalidad de brindar información
financiera para la preparación de los estados de rendimiento. Este objetivo no
es necesariamente compatible con la información necesaria para una adecuada
gestión.
El enfoque propuesto parte de que
prácticamente todas las actividades desarrolladas por una empresa están
orientadas a producir y distribuir los productos y servicios comercializados.
Por consiguiente, dichas actividades deben ser consideradas en el momento de
determinar los costes de producción y servicios. Nuevas técnicas de gestión y la evolución de
la información permiten conocer los costes de las actividades de la empresa e
identificarlos con productos y servicios.
Las Pymes, por su tamaño, características
y exigencias, tienen que desarrollar un nuevo sentido de interpretación de la
eficacia para hacer posible que sean aplicadas correctamente una política de
costes dentro de los distintos “centros de costes asociados”
Estos CCA´s incluyen las
siguientes actividades:
- Compras
- Producción
- Marketing y Ventas
- Distribución
- Servicio post-venta
- Gestión de los recursos financieros
- Administración
El enfoque de gestión de Costes por Actividad permite
diferenciar los productos y servicios realmente rentables, de los que tienen
problemas y facilita la toma de decisiones mas adecuadas en cada caso. El coste
basado en las actividades es tanto una herramienta estratégica como de gestión
financiera. No solo permite conocer los costes de producción, sino que – y lo
que es mas importante—brinda los elementos necesarios para reducir los costes
mediante las gestión de los generadores de actividades y por consiguiente el
origen de los costes. Decisiones sobre fijación de precios, marketing,
distribución, diseño y cartera de productos son de una importancia vital para
la empresa. Ninguna de ellas pueden ser tomada adecuadamente sin la información
precisa y completa sobre e coste de los productos y/o servicios.
Cinco preguntas prácticas
¿ Como podremos reconocer el
problema derivado de una información de coste inadecuada?
Existen ciertos indicadores que
permiten conocer si realmente las técnicas de gestión de costes por actividad pueden
beneficiar la gestión de una empresa. Para ello el empresario puede plantearse
las siguientes cuestiones:
1. ¿ Ofrece la competencia precios más bajos en los productos de mayor
volumen?
Si esto es así pude ocurrir que
sus costes estén incorrectamente repartidos entre los productos de alto volumen
y los de bajo volumen.
2. ¿ Son sus clientes demasiado receptivos a los aumentos de los
precios?
Si sus anuncios de aumento de
precios no generan la reacción esperada por parte de los clientes, puede
suceder que estos tengan mejor información sobre los precios a los que la
competencia ofrece los productos, o que les cueste significativamente más por
producirlos ellos mismos. En cualquier caso es probable que su información de
costes sea inadecuada.
3. ¿Le sorprenden sus proveedores con cotizaciones de precios sumamente
bajos?
Si ante la alternativa de comprar o fabricar
internamente un componente se requiere de un estudio especial para averiguar
como un proveedor que no tienen mayor capacidad que usted puede producir un
producto a coste mas bajo, puede ocurrir igualmente que su información sobre
costes sea incorrecta.
4. ¿Le sorprende algunas recomendaciones de directivos que sugieren
eliminar productos con altos márgenes?
Generalmente los gerentes de
producción y marketing tienen sensibilidad para identificar los productos que
son sencillos de producir y que se venden a precios competitivos. Si las
opiniones de los expertos sistemáticamente son diferentes a los resultados que
produce un sistema de costes, seguramente usted estará trabajando con
información incorrecta.
5. ¿Tiene dificultades para explicarse los motivos que justifican los
márgenes de beneficio por producto?
Si los márgenes de beneficio no
se relacionan con ventajas competitivas como: tecnología superior,
diferenciación del producto, calidad indiscutida, economía de escala, etc.,
probablemente los costes sean incorrectos.
Sistemas obsoletos
En general, las causas que
generan la obsolescencia de los sistemas de costes tradicionales pueden
encontrase en:
Creciente automatización en los procesos productivos. En estos
casos la mano de obra directa, para a ser un componente relativamente pequeño
frente a los requerimientos de soporte técnico de los equipos mas sofisticados.
Cambios en las funciones de apoyo. Si los productos nuevos
requieren mayor investigación y nuevos sistemas de distribución y logística,
estos costes en general suelen estar generalmente obviados por los sistemas de
costes tradicionales.
Cambio en la estrategia de productos y mercados. Si como
consecuencia de estos cambios se fabrican por una parte, productos de grandes
volúmenes y otras que requieren series de producción muy cortas, los sistemas
de costes tradicionales tienden a perjudicar a los productos de alto volumen a
favor de los de bajo volumen, mediante una distribución inadecuada de los
costes indirectos.
Simplificación de los procesos productivos, la introducción de
técnicas como las de “just in time”,
dejan obsoletos a los sistemas de costes sofisticados.
Intensificación de la competencia. Cuando la competencia se vuelve
más dura, es necesario afinar al máximo las decisiones de precios. El contar
con información de costes simplemente aproximados puede dar lugar al abandono
de productos que en realidad tienen buenos márgenes, o por el contrario,
reforzar equivocadamente la inversión en marketing, en productos que no tienen
potencial para la empresa.
Mejoras tecnológicas. Si estratégicamente resulta ventajoso adoptar
tecnologías más avanzadas pero la inversión en dichas tecnologías no pueden
justificarse mediante el análisis de costes tradicionales, probablemente el
sistema de costes no está considerando correctamente las variables.
Si usted ha detectado alguno de
los síntomas antes mencionados o ha experimentado alguno de los cambios
descritos, el enfoque de gestión de costes por actividad le dará mejores
elementos de juicio para tomar las decisiones acertadas.
Las ventajas derivadas de la gestión de costes por actividad.
En enfoque de gestión de costes
por actividad muestra una realidad completamente diferente a las que ofrecen los
sistemas de costes tradicionales. Esta diferencia surgen del tratamiento más
realista y completo que reciben las gastos indirectos de fabricación y los
costes relacionados con las actividades de logística, distribución y administración, gastos que se identifican
directamente con los productos y servicios, en función de las actividades que
dichos productos o servicios demanden.
De este modo no solamente se
conocen con exactitud los costes de los productos o servicios, sino que se
identifican los generadores de las actividades sobre los que es posible actuar
para reducir costes.
La gestión de costes por
actividad identifica las actividades desarrolladas por la empresa y los
generadores de cada actividad, así por ejemplo, la gestión de compras es una
actividad que está generada por las órdenes que llegan del departamento de
producción; el movimiento de materiales, es otra actividad generada por las
solicitudes efectuadas en los almacenes y por las entradas y salida de
productos en curso.
Al identificar las actividades y
sus generadores, se pueden reducir costes, reduciendo los factores que generan
estas actividades y eliminando aquellas que no generan valor añadido. Así por
ejemplo, si se trabaja con un acuerdo de compras pactado con los proveedores,
puede reducirse el número de ordenes de compra y los recursos asociados con
esta actividad. En el caso de los movimientos de materiales, estos pueden
reducirse colocando en la fabrica muchos de los elementos necesarios en la
producción, sin necesidad de control en un almacén central y cambiando la
secuencia de fabricación de modo que se reduzcan las entradas y salidas de los
almacenes de productos semielaborados o en proceso.
A través de las herramientas de
análisis que brinda la información de
costes por actividad se reducen los costes, eliminando las actividades que no
ofrecen valor añadido y simplificándolo lo mas posible las actividades que si
lo ofrecen. Mediante estas reducciones se mejora la competitividad y la
productividad de la empresa.
Las técnicas de gestión de costes
por actividad han sido simplificadas con éxito tanto en empresas de servicios
como en empresas de transformación. Los resultados obtenidos del análisis dan
lugar a decisiones que tienen un impacto directo en la estrategia y
rentabilidad de la empresa.■
Texto
extraído del libro: "COMO MEJORAR LA GESTIÓN DE LAS PYMES
COLOMBIANAS"
© Publicado conjuntamente por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
Reservados los derechos. Estos textos pueden ser reproducidos por cualquier medio de difusión, pero siempre citando como "fuente" los datos antes mencionados.
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