La importancia que los sistemas
de información tienen en la moderna gestión de las empresas, han motivado que
éstas destinen importantes recursos a mejorar sus procesos administrativos.
No obstante, los resultados obtenidos
no han sido siempre los deseados y ello es en cierta medida como consecuencia
de la escasa sensibilización que ha existido por incorporar esta área funcional
criterios tales como productividad y
calidad.
El aumento de la competencia, así
como las disposiciones legales en materia contable están llevando a las
pequeñas y medianas empresas a tomar conciencia de la necesidad de contar con
procesos administrativos que generen una información fiable y relevante que
cubra unos objetivos más amplios que los puramente contables y fiscales, y que
todo esto sea compatible con el control de su coste, es precisamente en este
contexto donde resulta más importante definir procesos y equipos
administrativos eficaces y flexibles que eliminen la burocracia y rigideces
innecesarias.
En el caso de la Pymes los
problemas que suelen aparecer con más frecuencia en relación con su
administración son:
- Escasa y poco integrada informatización de los procesos administrativos.
- Los procesos administrativos no generan información apta para la gestión (cuadro de mando, control presupuestario, informes de gestión, etc.) al haber sido definidos para cubrir únicamente los requisitos externos de informaciones (legales, fiscales y comerciales).
- Escasa información de los procesos y criterios aplicables.
- Deficientes técnicas de control interno.
Las consecuencias más inmediatas
son:
1. Procesos administrativos que
no generan ningún valor añadido al no estar definidos conforme a las
estrategias, estructura y objetivos de la organización. Este problema es
especialmente relevante en las empresas que han tenido durante los últimos años
importantes crecimientos de actividad que no se han visto acompañados de una
adecuación de sus estructuras y procesos.
2. Información poco fiable a destiempo,
dispersa, contradictoria o irrelevante.
3. Dilatados periodos de
respuesta para procesar las diversas operaciones de activo o pasivo.
4. Aumento en los recursos
dedicados a controlar los procesos administrativos o, en su defecto, incremento
en el número de errores y en el tiempo necesario para su corrección.
5. Organizaciones supeditadas a
las rigideces de los sistemas y procesos administrativos.
Tradicionalmente se han tratado
de solventar estos problemas mediante la automatización de los procesos
productivos, pero por regla general cuando se informatizan estos procesos no se
realiza previamente un análisis en profundidad sobre la verdadera utilidad de
cada operación administrativa. De ahí que los vicios operativos suelen
trasladarse a los sistemas informáticos y los problemas quedan sin resolverse.
Los procesos administrativos y su valor añadido
La clave de una buena
administración radica en asignar recursos en función del valor añadido de cada
actividad a través de un adecuado análisis de la relación “Coste Vs. Beneficio”. Con este enfoque, una efectiva mejora de la
productividad requiere de un análisis crítico de los procesos administrativos,
apuntando la simplificación a la descentralización y la reducción de tareas
improductivas.
Desde el punto de vista de la
productividad habría que eliminar o reducir las actividades administrativas que
no generen valor añadido a la organización. Los procesos administrativos
discurren a través de diversos departamentos
o funciones, y en cada fase hay que replantearse si el provecho obtenido
responde a las necesidades relevantes del usuario (“ni mas ni menos”); si se puede simplificar el proceso, o
controlar los generadores de actividad.
La redefinición de los procesos
administrativos con criterios de productividad han producido considerables
beneficios y aumento en la eficiencia en todo tipo de organizaciones,
independientemente de sus tamaño. Por eso también el as Pymes los resultados
pueden ser:
1. Disminución de los costes
administrativos que la mayoría de las veces se concretan en reducir las horas
extras; posibilidad de utilizar los recursos humanos en tareas que generan
valor añadido y en el que el aumento de la actividad no estén necesariamente acompañados
de incrementos de plantilla.
2. Reducción de los plazos
operativos de gestión y respuesta.
3. Reducción del tiempo necesario
para obtener la información.
4. Eliminación de los “cuellos de botella” en los procesos
administrativos.
5. Agilización de los circuitos
internos de comunicación, lográndose que la información relevante llegue a las
personas adecuadas en el momento oportuno.
6. Disminución de los errores
operativos y disponibilidad en los recursos necesarios para controlar y
supervisar los procesos administrativos.
7. Distribución más equilibrada
de la carga de trabajo entre las diferentes funciones administrativas.
8. Simplificación de la
burocracia.
Conceptos básicos de productividad aplicados a los ámbitos
administrativos.
Para lograr estos beneficios,
existen actualmente métodos de trabajo suficientemente probados y contrastados
que parten de los conceptos básicos de productividad y de calidad aplicados a
los ámbitos administrativos. Estos conceptos básicos pueden resumirse de la
forma siguiente:
A. Organización
La distancia entre la ejecución y
la supervisión, la dispersión de funciones o excesiva departamentalización y la
falta de objetivos claramente definidos, son la raíz de muchos problemas e
ineficiencias en la gestión de los procesos administrativos
B. Generadores de Actividad
Los análisis tradicionales no
suelen relacionar las tareas con sus causas o generadores en otros sectores de
la organización. Con la identificación y el control, de los generadores de
actividad, podremos descubrir tareas inútiles o repetitivas, y por tanto reducir costos.
C. Producto final
El resultado de cada actividad
administrativa suele pasar de departamento en departamento sin una clara
definición del resultado final y sin haber analizado si responde a las
necesidades relevantes del usuario.
A través de una clara definición
del resultado final y haciendo extensible el concepto de cliente-proveedor a los ámbitos internos de las organizaciones,
podremos garantizar la ausencia de procesos posteriores de ajuste, la
relevancia del proceso y la directa utilización o los usuarios finales.
D. Control
La práctica generalizada es
separar las operaciones de control propiamente dicho. Esta modalidad de control
que no genera valor añadido y no es productiva. Hay que hacer bien las cosas
desde un primer momento.
Los nuevos conceptos en esta
materia parten de la premisa de hacer las tareas con calidad y racionalización,
eliminando todo proceso posterior que no sea realmente productivo. Deberemos
poner énfasis en la prevención y en el factor humano, al buscar la satisfacción
personal del trabajo bien hecho.
E. Automatización
El enfoque tradicional de
informatizar los procesos manuales se ha basado fundamentalmente en “como
automatizar” en lugar de “que automatizar”
Las nuevas aplicaciones
tecnológicas en materia de automatización es una excelente herramienta para
mejorar la productividad, solo si—como paso previo—se realiza una profunda
revisión de las actividades, se simplifican las tareas y se normaliza el
proceso.
Así, de manera esquemática pero
completa, podrían tener las pequeñas y medianas empresas un programa de
actuación que permitiera integrar definitivamente los conceptos de
productividad y calidad en el áreas administrativa, y ahí podría radicar el
secreto de un éxito que solo buscamos a través de la producción o el marketing.
La Pymes más que las empresas
grandes pueden desatender esta parcela por estimar pequeña su repercusión y ahí
puede estar la clave de su rentabilidad y competitividad
Como empresario: No deberá nunca olvidar que la Contabilidad
no es el fin, el fin es la Gestión”■
Texto
extraído del libro: "COMO MEJORAR
LA GESTIÓN DE LAS PYMES COLOMBIANAS"
© Publicado conjuntamente por el Instituto Europeo de Gestión Empresarial. Madrid-España. B78404290 y Enterprise Owi International en colaboración con ACOPI-Ibagué(Colombia)
® Reservados los derechos. Estos textos pueden ser reproducidos por cualquier medio de difusión, pero siempre citando como "fuente" los datos antes mencionados.
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En este número destacamos los siguientes temas:
1. Pensamiento estratégico o planificación estratégica.
2. Colaboración con los responsables de RR.HH. y Formación
3. Próximos seminarios: "Prevención Blanqueo de Capitales" y "Análisis y Activación de Empresas"
4. Ejemplos sobre la gestión empresarial.
5. Historia del mes.
6. Ofertas de trabajo
7. Guía práctica para Vendedores.
8. Libros recomendados
9. Los beneficios ocultos de la innovación
10. Carta a un futuro Director General.
"LA EMPRESA AL DÍA" PUBLICACIÓN MENSUAL DEL INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL-
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