MÉTODOS PARA ALIGERAR LA TAREA DEL EJECUTIVO (6)

FUNCIONES PROPIAS DE LOS ADJUNTOS DEL "STAFF"

Las funciones del adjunto del staff varían en importancia desde las equivalentes a la de un joven botones hasta las propias de un subdirector. Las de primera categoría, si existen, sin embargo, no son propias de un funcionario del staff general, son propias de un secretario o ayudante de campo. Las principales actividades, en un orden aproximado de importancia, son las siguientes:

1. Coordinación de trabajos, aclarando equivocaciones, recopilando datos y distribuyendo las informaciones. Actuará como secretario en la coordinación de los comités.

2.  Reunir, analizar y redactar la politica a seguir de la alta dirección, los planes y procedimientos.

3. Investigación económica y de mercado, estudio de las condiciones de la competencia, y disposiciones legales.

4. Discriminar las consultas distinguienmdo las que son propias del jefe ejecutivo de las de la alta dirección.

Las funciones complementarias pueden ser las siguientes:

1. Trazar los informes de control de dirección.

2. Establecer los procedimientos interdepartamentales, dejando que los del interior del departamento los maneje al staff correspondiente.

3. Planes de reorganización, análisis, sugerencias, preparación de manuales de organización y plannings, cuidando de tenerlos al día.

4. Funciones que no se efectúan periódicamente como las relaciones públicas, o contactos personales con firmas de menor importancia. El adjunto del staff no debe ajercer estas funciones personalmente sino simplemente determinará quién debe realizarlas.

5. Determinar y sugerir métodos de perfeccionamiento de oficina, control de sistemas internos de información, impresos, locales y material de oficina. (Estas funciones se efectúan frecuentemente por el controlador, director de compras, apoderado de oficina o ingeniero industrial.)

En relación con estas actividades, deben distinguirse dos tipos de colaboradores. Uno de ellos ejecuta una función no realizada en ninguna otra parte. El otro cumple una función no realizada en ninguna otra parte. El otro cumple una función que ya se realiza en otros lugares. Por ejemplo, si un jefe de una empresa tiene un adjunto para investigaciones económicas y tal trabajo no se efectúa en ningún otro departamento de la empresa, entonces no hay problema de duplicidad. No obstante, si existe un departamento de estudios económicos en la empresa, y el director general tiene un adjunto que estudia la información que aquel departamento proporciona, pueden producirse discusiones o confusionismo por la falta de una autoridad coordinadora.

Ventajas

Las ventajas principales de que disfrutan los altos jefes ejecutivos o los subdirectores generales que tienen un adjunto son:

1. Reducción de la carga de trabajo. Con ello puede facilitar al ejecutivo las visitas personales, reflexiones tranquilas, ampliar su campo de control (si fuera necesario), supervisar con más detalle a sus subordinados o perfeccionar su competencia profesional, mediante contactos con administrativos y mantener buenas relaciones humanas.

2. Mejorar en la planificación y coordinación.

3. Mejor utilización y continua aplicaciónde normas procedentes de especialistas del exterior.

4. Entrenamiento del adjunto de forma que pueda adquirir un punto de vista del conjunto de la empresa, aprender cómo persuadir a otros, lograr la oportunidad de observar y de ser observado y, en último caso, estar en situación de asumir la función directiva.

Los adjuntos del staff pueden ser particularmente útiles ( si bien éste no es necesariamente el caso) en pequeñas empresas, bajo condiciones fuertemente cambiantes (ampliación del volumen de la empresa, fluctuaciones fortuitas y temporales), en los casos de empresas dispersas geográficamente, en las organizaciones que tienen largas cadenas de mando, en situaciones en que el ejecutivo de la linea ocupa su puesto recientemente, en especial si trata de revitalizar una empresa establecida. Cuando funciona como es debido el adjunto del staff  despliega una habilidad analítica, aplicación práctica, sinceridad y entusiasmo por la empresa hasta el punto de que sus actuaciones sirven de gran ayuda para el superior y para la organización.

Inconvenientes

Entre los inconvenientes que puede derivarse de tener un adjunto, la confusión de responsabilidades es la que presenta más frecuentemente. Por la naturaleza de sus responsabilidades existe también el peligro de que el adjunto puede sustituir sus opiniones personales por las de su jefe, por ejemplo, puede torpedear el camino de las personas a quienes el jefe desea ver. Los funcionarios de la linea pueden resentirse ante los consejos de alguno de menor categoría (y probablemente menor edad). Asuntos tales como la valoración de tareas de ejecutivos y reorganización, no pueden confiarse completamente a un adjunto si no es en absoluto independiente de la politica de la empresa. Además, existe el peligro de que el adjunto pueda tener más acceso al jefe que los ejecutivos-linea que permanecen realizando sus tareas. Lo peor de todo, tal vez, es que un alto jefe puede sufrir una decepción ya que en realidad su capacidad para decidir no se ha multiplicado en proporción al número de ayudantes que colaboran a sus órdenes.

Algunos creen que el entrenamiento que realiza en un servicio un adjunto staff puede ser mejorado siguiendo el sistema de rotación, reuniones de staff y planes de desarrollo personal. La oposición al adjunto se centra especialmente en la objeción de que muy a menudo se convierte en el interprete del ejecutivo, confidente, compañero, mensajero, tramitador de expediente, intermediario, informador, espía, testaferro, o que asume el papel de la "eminencia gris tras el trono".

Por estas razones algunas empresas huyen del nombramiento de un adjunto y hasta de un colaborador apoderado (quien asume algunas de las responsabilidades del jefe), a menos que el nombramiento sea claramente temporal y hecho principalmente con propósitos de entrenamiento. Se sostiene que un buen secretario puede rendir buena parte de los servicios logrados por el adjunto sin provocar muchos de los problemas mencionados.

La discusión entre defensores y detractores del adjunto la hemos aclarado de forma demasiado tajante. La elección depende en cada caso de la consideración de la experiencia de cada empresa, de lo que sea factible económicamente, y de las personalidades que la integren. Pero es esencial que los deberes y responsabilidades del adjunto y sus relaciones con su jefe y con los subordinados de sus jefe sea claramente comprendida por todos los demás jefes. En otras palabras, el jefe debe tener un claro concepto de la naturaleza de la misión del staff en sus diferentes facetas y del especial carácter de las relaciones que entraña.

PRD

(fin de la serie de articulos sobre los métodos para aligerar la tarea del ejecutivo)

________________________________________________________________

Noviembre de 2015.