El desarrollo de una reunión es un trabajo duro de preparación y anticipación. Disponer de una cantidad de tiempo suficiente para llevarlas a cabo, en base a un esquema bien estructurado de ideas y objetivos, generará que ésta se desarrolle de forma efectiva y alcanzando las metas planteadas. De hecho, la única manera de no perder tiempo y dinero en la realización de reuniones laborales, es no someter los objetivos a una variable de tiempo. Es decir, no limitar el espacio que dedicamos a cada cuestión y redistribuirlo adecuadamente en función de las necesidades de cada tema que vaya a ser tratado.
¿Cuáles son los principios para un buen funcionamiento de una reunión? Esta es la pregunta que desde Quora, una red de intercambio de conocimientos, lanzaron y que, según un artículo publicado en INC, se resumen en diez pasos.
1.En respuesta a la cuestión, el propio controlador en Quora, Court Showerman, recomienda -en primer lugar- calcular el coste total de la reunión. “Si la reunión es de una hora, se suman el salario por hora de todos los asistentes”, apunta Showerman. El objetivo de esta práctica es mantener una lista de asistentes y tener, así, un control del coste de la reunión.
2.Designar a alguien para que tome notas. Normalmente, no se suele hacer dado que supone una distracción, al ser una acción imitada por el resto de asistentes impidiendo que la atención se centre en los puntos tratados. Pero designar a una persona en concreto, ya sea de forma fija como rotativa, para que apunte las decisiones, actuaciones a seguir y conclusiones extraídas de la reunión, y su disposición en alguna plataforma para empleados o tablón de anuncios, permitirá tener un recordatorio visible de las metas marcadas para ese día, trimestre o proyecto en particular.
3.Mantener el objetivo inicial de la reunión. A menudo las reuniones suelen derivar en otros temas que no se pensaban tratar, sin embargo, y a pesar de que pueden ser abarcados siempre y cuando no ocupen el tiempo de la reunión, es importante centrarse los temas que impulsaron la organización de esta cita.
4.Avanzar hacia la meta marcada. En relación con el punto anterior, a veces, es aconsejable reducir la gente a la que se va a convocar, dar voz a las personas implicadas directamente en el tema que se desea tratar e ir directamente a las cuestiones de las que se desea informar.
5.No limitar la reunión a una duración de tiempo. Esto supone ver las reuniones desde el enfoque de los objetivos, es decir, por ejemplo, llegar a una solución sobre un problema concreto, que centrarse en resolverlo en una reunión que no se extienda de los 30 minutos. Es cierto que es importante limitar el tiempo de estos eventos, pero no hay que posicionarlo por encima de la consecución de nuestros objetivos.
6.Hacer un resumen a cinco minutos del final de la reunión, sobre los temas tratados.
7.Repetir los objetivos o decisiones tomadas, progresos realizados y estado del proyecto. El objetivo es que al final, estén enfocados los mensajes que realmente deben quedar en la mente de los asistentes, más allá de los debates desarrollados en la reunión.
8.Identificar los próximos pasos y las fechas límite para su desarrollo. Es importante intentar no hacerlo de forma generalizada, si no designar un plazo por cada acción y cada persona que implique dicho trabajo.
9.Organizar las notas de la reunión. Dar énfasis a lo más destacado en la reunión en forma de texto breve y visible para todos los asistentes.
10.Hacer un seguimiento de los pasos que se van a llevar a cabo y dar a conocer los resultados que se vayan conociendo al resto de implicados en el proceso.
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