DIRECCION DE REUNIONES

Nada es más fatigoso en los negocios que atender a una reunión mal llevada. Siga el consejo que aquí se da y la gente esperará ansiosa sus reuniones.

Reúna a su equipo al menos una vez al mes para informar, revisar los progresos, planificar, considerar nuevas ideas y engendrar espíritu de equipo. Permita a la gente que proponga asuntos en el orden del día, que debe distribuirse con antelación, dando así la oportunidad al directivo para consultar a su equipo y acudir con las ideas totalmente formadas.

Controle con firmeza las reuniones que convoque, pero sin ser agobiante. Trate cada punto con viveza, manteniendo las intervenciones breves y concretas. No quiera que todo el mundo se dirija a usted cuando habla. Si un intercambio de puntos de vista estalla entre dos personas, permita que continúe mientras capte la atención del grupo.

Prevenga que los miembros del grupo que son muy habladores monopolicen la reunión. Corte sus intervenciones cuando finalicen de exponer un punto de vista, volviéndoles la mirada y preguntando a otros miembros del equipo. No importa cuán hablador sea una persona, que alguna vez tendrá que parar para tomar aliento. Aproveche entonces y diga "Bien, gracias Andrés, y ¿usted que piensa, Elena."

Acuerde un orden del día, incluyendo las acciones que se van a tomar, por quién se van a tomar, y cuándo se van a ejecutar; luego envíe una copia a cada uno inmediatamente. Algunas veces una fotocopia (aunque sea escrita a mano), distribuida al final de una reunión, puede ser interesante. Haga un seguimiento para asegurarse de que lo que se ha acordado se cumple, y pida detalles si le queda alguna duda.

No monopolice la reunión o imponga su propio criterio. Si está de verdad interesado en obtener otros puntos de vista, y lo debe estar, haga que le cuenten primero lo que piensan, pues diciendo: "Creo que deberíamos introducir el modelo XL inmediatamente. ¿Qué le parece, Juan?", es difícil encontrar una respuesta honesta de un subordinado ambicioso. Sería mejor decir: "¿Cuándo cree que debemos lanzar el modelo XL?" Los miembros menos abiertos del equipo tienden a expresar más ideas cuando están rodeados de sus compañeros.

Las tácticas divisorias y normativas son manipuladoras e injustas. Uno desea que aflore cualquier tipo de resistencia, así que escuche atentamente lo que se dice. Cuando tome una decisión, explique la lógica, y responda cualquier duda o miedo con honestidad. No se enfade con aquellos que tienen recelos sobre algo, sino gáneselos.

Solo admita procesos democráticos a la hora de tomar decisiones. Anuncie su decisión, explíquela, y no se disculpe. Su misión es tomar buenas decisiones, y éstas no son siempre populares.

Preparación de la reunión

Las reuniones de trabajo, de pocas o muchas personas, son una realidad de la vida cotidiana, llegan a ser tan consustanciales a las organizaciones y equipos como lo son la estructura, los procesos y los resultados, o los canales y redes de comunicación y la cultura

Necesidad y oportunidad de la reunión

-      De dónde partimos

-      ¿Es oportuno convocarla ahora?

-      ¿Es oportuno realizarla en este lugar?

Fijación de objetivos

-      ¿De dónde partimos?

-      ¿A dónde vamos?

-      ¿Cómo vamos?

    

    Recopilación de información

-      Estadísticas

-      Documentación

-      Legislación

Planificación de la reunión

·        Lista de participantes

·        Lugar y hora más conveniente

·        Disposición de la mesa

·        Orden del día

·        Distribución orientativa del tiempo

·        Convocatoria

       --Lista de participantes

       --Otras informaciones

·        Disponer de los medios auxiliares necesarios

Comienzo de la reunión

·        Pensar el título

·        Organizar la estrategia con las ideas directrices

·        Las primeras palabras deberán:

                -- Despertar interés

                -- Atraer adhesiones

                -- Deshacer prejuicios

·        Es oportuno iniciar la reunión con:

                -- Una anécdota

                -- Referencia a un suceso o noticia importante

                -- Un dibujo

·        Debe preverse:

                --Duración de la introducción (conferencia de apertura)

                --Momento de comienzo de la discusión

El director de la reunión

Dirigir bien una reunión es toda una habilidad directiva de primera magnitud que requiere el conocimiento de unas técnicas concretas y definidas, así como atender de forma continua al mundo de las actitudes de las personas intervinientes.

Debe tener autoridad suficiente para hacer que el grupo se mueva en los límites previstos:

Crear clima: para que los miembros del grupo se manifiesten con libertad.

Controlar: Para que el grupo se mantenga dentro de una línea de obtención de máxima eficacia

Reflexionar: sobre las posibles preguntas que los miembros pueden presentar durante la reunión

Concluir: con la conciencia clara de dirigir al grupo hacia el objetivo deseado.

Debe de:

·        Realizar una adecuada preparación de la reunión

·        Debe mostrarse agradable y seguro de sí mismo

·        Debe ser activo y con atractivo para “llamar la atención”

·        Fijar claramente:

                  --Titulo

                 -- Finalidad

                 -- Puntos clave

                 -- Reglas de juego

                 -- Límites

·        Causar buena impresión

                 -- Por la personalidad

                 -- Por las apariencias

·        Mostar una actitud de:

               --Seguridad

               --Equilibrio

               --Vitalidad

               --Entusiasmo

               --No debe mostrarse nunca cansado o distraído.

·        Debe mirar al grupo

              --A todos y cada uno

              --Sincera y amistosamente

              --Debe mantener contacto visual, mirando a

                cada participante

·        Sonreír al grupo y a sus componentes, indica consideración hacia éste.

·        Accionar: con gesto tranquilo, medido. El gesto de efecto debe usarse pocas y justificadas veces.

El Grupo

El director de la reunión debe decidir qué personas deben asistir a la reunión y convocar “solo” a las personas necesarias, a quienes tienen capacidad o posibilidad de aportar algo al logro del objetivo. Debe también examinar las características y rasgos de las personas y estudiar la forma de distribuir a los participantes en la mesa.

La reunión sitúa frente a frente a:

·        Unos participantes:

                 -- predispuestos positivamente

                 -- predispuesto negativamente

·        Un director(animador)

                 --con un nivel determinado de habilidades

·        Una cuestión que:

       -- los une

       -- los opone

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Pedro Rubio Domínguez(MDI)
Textos extraidos del curso-seminario TECNICAS DE NEGOCIACIÓN
Organizados por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Próximo seminario: 19-20 de mayo próximo.