Servicios disponibles para la Gerencia

 

Los “servicios gerenciales” pueden considerarse como las funciones básicas que realiza el gerente para mejorar la operatividad de la empresa a través de la organización, administración y control de esta. Esto incluye el cálculo y control permanente de los elementos patrimoniales, el perfeccionamiento de las técnicas de gestión y la adecuación de los sistemas y procedimientos de negocio.

Son varias las áreas de servicio de gerencia:

Estudio del trabajo.

Organización y Métodos ( O&M)

Investigación operativa ( IO)

Proceso de datos y control de la gestión.  

Estos servicios engloban las diferentes funciones de la Dirección definidas en las áreas de organización, planificación y control.  En este articulo examinamos los contenidos básicos de estas tres áreas funcionales de la Gerencia.

De alguna forma podemos comparar las funciones de la Gerencia con las de otras secciones de la empresa, como por ejemplo el Dpto. de Personal o de RR. HH.  Varios especialistas se agrupan en un staff centralizado y prestan servicios de asesoramiento y asistencia en la gestión a los distintos responsables para apoyarles en sus funciones.

ESTUDIO DEL TRABAJO

El Estudio del Trabajo podemos describirlo como el análisis de las tareas que se realizan en las empresas con el fin de evaluar de cada una de ellas, lo siguiente:

1.   Qué debe hacerse exactamente.

2.   Cuáles son las condiciones idóneas para llevar a cabo el trabajo.

3.   La magnitud de la tarea para evaluar su retribución. 

El estudio del trabajo es un proceso complejo donde intervienen varias etapas:

a)   Revisión del puesto de trabajo.

b)  Análisis de su relación con otros.

c)   Valoración de sus contenidos.

d)  Tiempo que tarda en realizarse.

e)   Determinar la forma más eficiente para su realización.

f)    Obtención del mayor rendimiento con el mínimo esfuerzo.

Este aspecto de la gestión causó muchos problemas en el pasado porque la Gerencia debía consultar a los representantes gremiales antes de realizar cualquier estudio.  

Hoy, en la mayoría de las empresas existen verdaderos especialistas en materia laboral que realizan estos estudios, conocen perfectamente todos los aspectos de su profesión y tienen un amplio conocimiento del espectro laboral.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODO

La Organización y el Método (O&M) es la acción sistemática orientada hacia los problemas y procesos organizativos.  La meta es la eficiencia máxima a todos los niveles de la organización.

Al igual que los demás aspectos de los servicios de gerencia, los expertos en O&M tienen la función de asesorar, pero no tienen ninguna autoridad funcional. Utilizan técnicas similares a las funciones desempeñadas en los estudios de trabajo y se relacionan con tareas del equipo directivo y temas administrativos, preferentemente.

Tanto el estudio del trabajo como O&M, tienen como objetivo:

• Examen e investigación permanente de la organización.
• Búsqueda de datos para diseñar e implementar nuevos métodos para mejorar los niveles de productividad.

O&M se considera principalmente como la metodología para mejorar las prácticas de dirección en los sistemas económicos de la empresa privada, pública o mixta; y a fomentar los recursos humanos del colectivo mediante el perfeccionamiento de las técnicas de gestión y así rentabilizar los recursos de la empresa.

INVESTIGACIÓN OPERATIVA

La investigación operativa (IO) podemos definirla como el método científico para analizar y resolver problemas prácticos de la Dirección.  Este concepto hace hincapié en los aspectos cualitativos de la investigación operativa para evaluar y analizar la información necesaria para transferir conocimientos y experiencias eficaces a los responsables de la gestión empresarial.

Las técnicas IO intentan encontrar una relación entre los distintos problemas estructurales, entre los que destacamos:

• Los problemas de prioridades: en relación con las demandas, el tiempo que se tarda en satisfacerla y los efectos derivados de las demoras o esperas.
• Los problemas de alternativas: tratando de encontrar el mejor camino cuando se tienen varias posibilidades.
• Los problemas de I+D+i: la decisión a tomar cuando se disponen de varios recursos para asignar a una investigación o innovación.
• Los problemas secuénciales: para minimizar los costes asociados en el proceso productivo.

Algunos consultores definen la investigación operativa como “la ciencia de los negocios” ya que emplea modelos matemáticos y tratamientos rigurosos y específicos para solucionar los problemas de la gestión empresarial.

Es una actividad especializada y los profesionales que realizan trabajos de IO son titulados universitarios o de estudio posgrado (MBA).

LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA INTERNA

Los motivos para establecer un servicio de consultoría interna son similares a aquellos estudiados en articulos anteriores cuando tratábamos la centralización. Las actividades de los especialistas que intervienen en las diferentes disciplinas están diseñadas para prevenir conflictos o duplicidad de funciones.

El trabajo de estos consultores empieza al surgir alguna situación juzgada insatisfactoria y susceptible de mejora y termina—idealmente--, en una situación en que se ha producido un cambio que constituye una mejora.

Este departamento que depende directamente de la Dirección General de la empresa tiene asignado un presupuesto de coste y son imputados a cada uno de los departamentos de la empresa en función de la asistencia prestada. En la práctica es un equipo de especialistas independientes que actúa como consultores o consejeros internos para el uso exclusivo de la propia empresa.

Los directores de departamento o gerentes de línea a veces se sienten inseguros con la presencia y actividad de estos especialistas y quedan al descubierto a las críticas y/u observaciones porque examinan su departamento y su propio trabajo.  Es muy importante que la Dirección General apoye y anime a estos responsables de área para que se dejen aconsejar y utilicen los servicios de consultoría interna.

Estos servicios pueden encuadrarse en cuatro grupos:

Análisis funcional: que se preocupa del estudio del trabajo, organización y métodos y de la investigación operativa.

Activación: con la implantación de nuevas técnicas de gestión a todos los niveles de la organización. 

Prospectiva: realización de previsiones a largo plazo y planificación corporativa.

Desarrollo: operaciones futuras de la empresa y sobre los mercados donde operará en un futuro.  

Pedro Rubio Domínguez 

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