Coronavirus: hay que ser realistas pero sin alarmarnos (7)

El INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL cesa temporalmente la actividad formativa presencial, pero seguimos impartiendo los cursos on line, aprovechando las oportunidades que nos brindan las nuevas tecnologías para seguir conectados con nuestros alumnos, diseminados por España y por la mayoría de paises hispanoamericanos.

Nuestros cursos on line tienen por objetivo la formación de forma activa, y en estos días de encierro forzoso, el seguimiento por nuestros lectores de estos cursos pueden ser de especial utilidad para estructurar esta inesperada rutina, que ojala dure poco, y así mejorar y/o potenciar sus conocimientos sobre la gestión empresarial

Por este motivo queremos aprovechar esta ocasión para ayudarle a cubrir el tiempo obligado a permanecer en su domicilio, e invitarle a participar en unos ejercicios para que sus conocimientos empresariales se mantengan vivos y pueda usted tomar conciencia en aquellos temas sobre los cuales tiene usted lagunas o dudas y así actualizar sus conocimientos, que mejoren la gestión en su empresa.

Estos ejercicios on line, se realizaran durante el presente mes de marzo y abril, y finalizarán cuando definitivamente haya pasado la pesadilla del "coronavirus".

Son ejercicios muy sencillos y que usted puede contestar a través de las respuestas a las distintas y variadas preguntas que vamos a formularle. Cada día trataremos un tema distinto, y referidos a las más importantes áreas funcionales de la empresa, como: gestión, marketing, ventas,  producción, finanzas, administración, recursos humanos.

Una vez cumplimentadas las preguntas- cada tema le presentara 20-30 cuestiones-- puede usted enviarlas por e-mail a nuestro director Pedro Rubio (pedrorubiodominguez@gmail.com) que una vez recibidas las comentará con usted,  y si hay que corregirlas le aportará la solución adecuada, que con seguridad le servirá de base para rectificar o canalizar con mayor objetividad los problemas de gestión que se le puedan plantear en su empresa.

Seguimos con este SÉPTIMO  ejercicio con el tema sobre GESTIÓN GENERAL.

Antes de contestar a las preguntas, conviene que lea usted el siguiente texto:

TEMA 7. PLANIFICACIÓN Y CONTROL FINANCIERO 

A más de un empresario no le resulta fácil dominar el aspecto financiero de su negocio. 

La constante evolución que tiene la empresa, como ente dinámico que es, para ser armoniosa, precisa de un conocimiento y control permanente de la misma, pero la falta de recursos, de tiempo o la continua presión a la que está sometido el pequeño y mediano empresario, hacen que la mayoría de ellos no controlen su empresa o lo que es peor, no la conozcan. 

El empresario debe permanentemente tomar decisiones. ¿Cómo serán éstas si no dispone de información para hacerlo?, casi siempre basadas en su intención. ¿Cuántas veces nos hemos equivocado al tomar una decisión por no tener información para decidir? 

Por tanto; 

¿Conoce usted mensualmente...?

• Los resultados reales de su empresa
• La situación económica-financiera reflejada en un balance de situación.
• El dinero realmente generado por la actividad económica.
• Dónde y cómo se ha invertido.
• La evolución de la relación de sus ventas con respecto a sus costes.
• La tesorería con respecto a sus obligaciones de pago.
• El grado de endeudamiento.
• Su solvencia económica.
• La evolución de la situación financiera de la empresa.
• El capital de trabajo.
• El grado de dinamismo de los valores de activo La rentabilidad real del capital invertido.
• La cifra de ventas a partir de la cual la empresa empieza ganar dinero. La distancia a la suspensión de pago.

Y otras informaciones tan importantes para el control de gestión de su empresa

Conscientes de las dificultades que lleva consigo dirigir una empresa, el IEGE pone su gran experiencia en el análisis, diagnóstico, control y gestión de empresas a su disposición, no para sustituirle como empresario, eso es imposible, pero si para ayudarle y para despreocuparle del control de gestión de su empresa, controlarla y aconsejarle permanentemente para que usted la dirija. 

Un empresario debe planificar, y seguir de cerca la ejecución de sus planes. 

También debe saber distinguir los aspectos de su negocio que son vitales para su futuro desarrollo. Y ha de estar siempre animado de un entusiasmo contagioso por corregir lo que anda mal y mejorar lo que anda bien. 

Usted decidió crear su empresa y se encarga del área de su conocimiento (ventas, producción, etc.), pero los números se los delega al contable o gerente financiero y se desentiende. Si bien es necesario contar con ese apoyo, es importante que -independientemente de su profesión- usted también empiece a empaparse de los temas financieros y contables de su negocio. 

Existen varios elementos del ámbito contable que usted debe conocer y entender, aunque sea de forma sucintamente indicativa: 

1. El balance de situación: es una fotografía de la empresa, muestra qué tiene la empresa (activos), qué debe (pasivos), y lo qué ha aportado cada socio (patrimonio). 

2. Cuenta de resultados: evidencia la evolución de la empresa en un período, ya sea un mes, un semestre o un año. Muestra los ingresos, los costos y los gastos y de esta forma refleja las pérdidas o ganancias de la empresa. Conocer esto le permitirá analizar por qué le va bien o mal a su empresa y tomar decisiones. 

3. Flujo de caja (Cash Flow): permite saber con cuánto efectivo cuenta la empresa: todas las entradas y salidas en efectivo. Esto es muy importante, pues por medio del efectivo se enfrentan los pagos a proveedores y las deudas. La planificación y el control del flujo de caja son muy importantes para su empresa, pero es tarea de especialistas, no de aficionados. En su propio interés, usted debe controlar y planificar el flujo de caja o hacerlo controlar por sus técnicos. 

4. Situación patrimonial: que permite visualizar los cambios en el capital social de la empresa: cuánto ha aportado el empresario, cuántas utilidades retiene la empresa para sus operaciones, cuántos dividendos se han repartido, entre otros. 

5. Liquidez: posibilita medir la capacidad de hacer frente a las deudas a corto plazo. Abarca varios aspectos: cuánto dinero dispone en efectivo la empresa (circulante), las cuentas por cobrar (indica cuánto tarda la empresa en cobrarle a sus clientes: ¿es un período largo o corto?) y las cuentas por pagar (evidencia cuánto tarda la empresa o el negocio en pagar sus deudas). Aunque resulte obvio, lo ideal es que toda operación de venta de un producto o un servicio se cobre a los clientes primero, para luego sufragar los pagos que la empresa debe asumir. Pero, en muchos casos esto no sucede en las empresas y se acumulan los pagos antes de recibir los ingresos. Entonces se produce lo que se denomina "tensión de tesorería" 

6. Rentabilidad: miden la eficiencia de la empresa y permite determinar qué las ventas se están convirtiendo realmente en utilidades (beneficio) o no (pérdidas). Por diversas razones, no siempre todas las ventas que realiza la empresa se convierten en utilidades, porque a veces el costo de producción es muy elevado o se tienen gastos fijos muy altos. Esto es importante tenerlo muy en cuenta para ver qué cambios se pueden introducir para tratar de marcarse objetivos de rentabilidad y tratar por todos los medios en alcanzarlos. Incrementar el nivel de rentabilidades es el verdadero caballo de batalla en muchas pequeñas y medianas empresas, que en estos momentos están sufriendo un proceso largo y duro de recuperación postcrisis, o definitivamente han cerrado. 

7. Endeudamiento: miden el nivel endeudamiento o financiamiento que tiene la empresa y si tiene la capacidad suficiente para asumirlo. Haga proyecciones y manténgase informado 

8. Presupuestos: Es recomendable realizar proyecciones (un presupuesto): previsión de ventas, cálculo de gastos fijos y variables, así como del flujo de caja que permita la autofinanciación, hacer proyecciones del flujo de caja que tendrá la empresa para estar preparado y ver si habrá o no problemas de liquidez. La idea es que todos los responsables de la empresa participen en la elaboración de los presupuestos. Estos presupuestos pueden efectuarse mensual, trimestral o anualmente. El propósito es prever razonadamente hacia dónde irá la empresa o en qué escenario se moverá la misma y los problemas a que deberá enfrentarse, si está inmersa en un mercado de competencia perfecta. Y en el caso de que existan dificultades, el empresario podría gestionar un préstamo bancario para inyectar liquidez, obtener descuentos por pronto pago a los proveedores o alargar el pago a los mismos más cómoda y ajustada a la situación de tesorería, o solicitarles dinero a los otros socios (ampliación de capital o préstamos solidarios). 

Por otro lado, hay que mantenerse informado del entorno político, económico y social, tanto nacional como internacional (aumento del precio del combustible, de la electricidad, cambios repentinos en la fiscalidad, reforma laboral, etc.) pues estos supuestos podrían afectar a su empresa. 

9. La competencia: También estudie bien a su competencia: ¿qué hace bien y qué hace mal? ¿Qué podría imitarse o adaptarse y qué no?

Preguntas:

1.  ¿Qué características presenta el lenguaje en la comunicación?
2. ¿Por qué existen problemas cuando en la comunicación se utiliza un lenguaje inadecuado.
3.  Defina el término feedback.
4. ¿Cuál es la base de una correcta comunicación?
5. ¿Que entendemos por comunicación eficaz?
6. ¿Que deberemos preguntarnos sobre la efectividad y calidad de nuestras comunicaciones?
7. ¿Cuáles son las características básicas de la comunicación oral y escrita?
8. Contraste la eficacia de ambos tipos de comunicaciones.
9. ¿Qué factores entran en escena cuando el diálogo se produce entre dos oponentes?
10. ¿Cuáles son las barreras existentes en la comunicación?
11. ¿Es importante una imagen propia en una comunicación eficaz?
12. ¿Cuál es el componente básico en el control de gestión de una empresa? 
13. ¿Por qué a muchas empresas les falta una correcta estrategia de comunicación?
14.  ¿Qué es un canal de comunicación?
15. Enumerar los distintos canales o tipo de comunicación.
16. ¿Es el tamaño de una empresa un factor básico para determinar la estrategia de comunicación?
17. ¿Qué estrategia de comunicación implantaremos en una empresa que desee introducir cambios significativos en este campo?
18. Antes de decidir la estrategia de comunicación, ¿debería la empresa consultar con sus empleados?
19. ¿Cuál es el sentido exacto de la comunicación?
20. ¿Qué tipos de información son preferentes?
21. ¿Es importante discutir o comentar con el personal la política general de la empresa?
22. ¿Cómo valoramos la eficacia de un canal de información?
23. ¿Son eficaces los sistemas de preparación de grupos para conseguir una comunicación efectiva?

Espero que sea de su interés el objetivo de estos ejercicios, y le deseo que pase estoicamente este tiempo del "coronavirus" y siga nuestros consejos.

Saludos cordiales
Pedro Rubio Dominguez(MDI)

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PRÓXIMO TEMA: 

8. SUS RECURSOS, SU RECOMPENSA Y EL CONTROL DE SUS FINANZAS