El campo de los Recursos Humanos es un terreno muy amplio que
abarca diversas actividades cuya gestión puede confiarse a especialistas
externos. Las ventajas son numerosas, puesto que se trata de procesos que no
representan una parte fundamental del propio negocio de las empresas y
requieren, con frecuencia, de personal con un alto nivel de formación, muy
flexible, capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de la actividad de
la compañía.
La tendencia más innovadora es la externalización, entre
otras, de funciones para la mejora de la comunicación interna o para la
implantación de políticas de conciliación de la vida laboral y personal. No
obstante, las actividades más comúnmente externalizadas son las siguientes:
1.Selección de
personal. La
variedad de perfiles que se necesitan en las empresas hace imposible que desde
dentro se pueda realizar la mejor selección posible, mientras que la
externalización ha aportado en el ámbito de los Recursos Humanos un grado de
especialización y eficacia difícilmente alcanzables en las compañías.
Los primeros intentos de outsourcing en este terreno
respondían a una necesidad de delegar carga de trabajo, de manera que se
utilizaron las selecciones externas para puestos menos cualificados, dejando
fuera todos aquellos que se pudieran considerar más relevantes para la
organización. Sin embargo, la eficacia del sistema ha ido extendiendo su uso
hasta los perfiles más específicos y hoy en día son éstos, los que más se
contratan de esta forma.
2. Gestión de nóminas. Explotar en una compañía un sistema
de información de nómina y recursos humanos cuesta una media de 190 euros por
empleado y año. Además, requiere personal especializado en la confección de
nóminas, la actualización de convenios colectivos, normas de la Seguridad
Social, impuestos y abogados capaces de defender a la empresa en caso de
conflicto. ¿Para qué? ¿Existe una información tan sensible en una nómina para
que no puedan llevar el servicio especialista externos?
Los proveedores externos ofrecen seguridad y garantía sobre
la confidencialidad de los datos y procesos, además de garantía de la
adaptación de las nóminas a la legislación vigente. Curiosamente, son las pymes los principales consumidores de
este servicio, mientras que la gran empresa es la que se suele mostrar más
reacia.
3. Formación. La formación continua de los
empleados es una exigencia ineludible para cualquier empresa, puesto que la
actualización y renovación de conocimientos es imprescindible para el
desarrollo y crecimiento de la organización. La necesidad de contar con
expertos en las distintas materias formativas y que, además, cuenten con
habilidades docentes, impide a muchas empresas delegar esta tarea en alguno de
sus propios empleados, lo que exigiría, además, un esfuerzo adicional en
concepto de tiempo de dedicación. Por eso, es cada vez más habitual dejar en
manos de terceros la formación competencial de la plantilla, lo que a la larga
repercute en una mejora del rendimiento.
4. “Outplacement. o recolocación, es un
término muy frecuente en contextos de reestructuración laboral. Cuando una
empresa se ve obligada a reorganizar su plantilla, algo inevitable, por
ejemplo, en proceso de fusión o adquisición, a menudo necesita prescindir de
parte de su personal. En este último caso, la siempre desagradable tarea de
comunicar un despido tiene consecuencias muy diferentes cuando es la propia
empresa la que ayuda al empleado a encontrar un nuevo puesto de trabajo
adaptado a sus capacidades. Esta tarea suele dejarse en manos de profesionales
especializados en selección y gestión de personal, y tiene un fuerte componente
de ayuda psicológica. Las empresas que se encargan de la externalización de los
servicios de Outplacement ejercen de
consultores expertos, guiando, motivando y apoyando al antiguo empleado en su
búsqueda de un nuevo puesto, Se trata, por los tanto, no de garantizar la
recolocación, sino de facilitar la transición y dotar de los instrumentos y
capacidades necesarias al trabajador para que vuelva a ocupar un lugar activo
en el mercado de trabajo, cerrando su relación con la empresa de la que sale de
una manera amistosa.
5. Compensación. Entre las diversas políticas
inherentes a la gestión de los Recursos Humanos figura la de establecer los
mecanismos de compensación de los empleados. La concesión de créditos a los
empleados o los planes de incentivos, con los que se busca motivar y retener a
los mejores miembros de la plantilla, son dos ejemplos claros. Externalizar
esta función permite agilizar los sistemas definidos por cada empresa,
profesionalizar su gestión y aumentar su eficacia con los consiguientes
beneficios para los trabajadores.
En este campo, es común la adquisición de encuestas
salariales, desarrolladas por importantes consultoras de Recursos Humanos, que
permiten ajustar la política retributiva y ser competitivos en la compensación
de los empleados.
6. Desarrollo. La creciente importancia de la
persona en las organizaciones ha generado la necesidad de afinar cada vez más
en las disfunciones de los que van a ocupar cargos de responsabilidad. Por este
motivo y con mayor frecuencia, se busca apoyar la evaluación interna con la
opinión de expertos, bien a través de entrevistas individuales o en discusiones
en grupo (“assesments”). La opinión
de un tercero, objetivo y docto en la materia aporta, además de un mayor grado
de acierto, equilibrio en la justicia de la asignación.
Por otro lado, también se acude a terceras personas para
potenciar al equipo directivo con programas de coaching y mentoring, de
los que actualmente el mercado ofrece un amplio abanico.
7. Encuestas de clima. Una gestión eficaz de la empresa
exige conocer los problemas que surgen en el interior de la organización con el
objetivo de subsanarlos para mejorar el rendimiento de los empleados y las
condiciones en que desarrollan su trabajo. Las encuestas de clima laboral
permiten descubrir cuáles son estas carencias, cuál es la opinión de la
plantilla (manteniendo el anonimato para
asegurar el flujo libre y no coaccionado de opiniones) y qué vías de
solución pueden plantearse. Dejar en manos de una empresa externa la
realización de estos sondeos garantiza, por un lado; la independencia del
estudio, y por otro, el tratamiento experto de la información.
8. Desarrollo de
actividades informáticas de los Recursos Humanos. La gestión de los Recursos Humanos
depende, cada vez más, de las nuevas aplicaciones tecnológicas. Desde la
formación (e-learning, formación a través
de Internet y medios telemáticos) hasta la gestión de nóminas, precisan de
sistemas y aplicaciones especializadas que requieren un mantenimiento,
actualización y supervisión constantes. En muchos casos, dichos sistemas
necesitan adaptarse e incluso desarrollarse específicamente para la empresa, y
en todo ello la experiencia, la flexibilidad y el ahorro de costes, tanto en
concepto de personal como de equipos, que puede aportar la externalización de
servicios son ventajas añadidas a este modelo de gestión.
9. Empleo temporal. Se trata de una opción rentable para
externalizar el departamento de Recursos Humanos de las empresas para los
puestos temporales. La lucha feroz por la competitividad que ha impuesto el
mercado exige a las empresas la máxima flexibilidad a la hora de adecuar sus
recursos a sus necesidades de producción. El empleo temporal facilita esta
gestión en los casos de acumulación temporal de tareas, trabajos concretos en
el tiempo y sustituciones.
Permite a las empresas responder a los picos de su actividad con unas ventajas industriales: ausencia de absentismos, garantías sobre el periodo de prueba del trabajador o sus posibles bajas, puesto evaluado y documentado, selección adecuada para cualquier tipo de puesto, personal formado y nula conflictividad.
Pedro Rubio Domínguez
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