En este tema le ofrecemos
una visión coherente de los motivos o razones por lo que las empresas necesitan
una correcta gestión para alcanzar el éxito. Se estudia la relación entre las
necesidades de una organización y la gestión adecuada y se describen los rasgos
fundamentales de un empresario.
INTRODUCCIÓN
Los cambios tecnológicos
que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión.
En las primeras etapas del
desarrollo económico, las empresas se definían porque realizaban tareas
repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina el personal sabía
exactamente cual era y seguiría siendo su misión.
La labor del Director
Gerente era supervisar la marcha de los trabajos en curso en un proceso
reiterativo. El resultado se medía según lo que se producía, y se funcionaba
bajo una fuerte disciplina y control riguroso. Había que satisfacer las
expectativas de los propietarios de ganar dinero y esa era la mayor motivación.
Esta simple interpretación
de la gestión que existía entonces sigue aún con nosotros, como un eco del
pasado. Algunos empresarios siguen comportándose como si nada hubiese cambiado.
Pero son los zarpazos de la realidad lo que ha hecho que los empresarios tengan
en cuenta muchos otros factores, porque los mercados ya no crecen en función de
la oferta, y hay que luchar en mercados muy competitivos y a veces recesivos
interiormente, sin contar con los problemas de competencia de empresas foráneas.
La automatización, la
informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes
expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias de los
directivos españoles. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para
actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir
beneficios constantes, por encima de todas ellas.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN?
La gestión se apoya y
funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder
lograr resultados.
Con frecuencia se
promocionan en la empresa a trabajadores competentes para asumir cargos de
responsabilidad, pero si no se les recicla, seguirán trabajando como siempre.
No se percatan que han pasado a una tarea distinta y pretenden aplicar las
mismas recetas que antaño.
Un
ejemplo claro son los vendedores, que son promocionados a Jefes de Venta. El
vendedor ascendido fracasará en su nuevo puesto a menos que asuma nuevas
actitudes y adquiriera la formación adecuada.
En su antiguo puesto de
vendedor sus responsabilidades eran:
Alcanzar el volumen de ventas que se le había fijado
Organizar su propio tiempo con criterios personales para
poder establecer contacto con el mayor número posible de clientes.
Identificar a los clientes
importantes que podría necesitar la empresa.
Registrar sus visitas y pasar la información a su inmediato
superior.
Pero en su nuevo puesto
como Jefe de Ventas ahora es responsable de:
Realizar las previsiones de ventas y cumplir los objetivos presupuestados.
Coordinar el tiempo no solo del personal de su departamento sino también del
personal administrativo del mismo.
Desarrollar un plan de prospección para alcanzar una mayor cuota de mercado.
Diseñar las acciones promocionales y de publicidad, con los comentarios e
informaciones tanto para su departamento como para el resto de la organización.
Como vemos su sistema de
trabajo ha cambiado sustancialmente. Y así en todos los puestos de la
organización empresarial.
Una de las mejores
definiciones de las funciones de un Directivo es la que hace años dio Luther Gulik, quien identificó las seis funciones fundamentales
de toda gerencia:
PLANIFICACIÓN
"Tener
una visión global de la empresa y su entorno, tomando decisiones concretas
sobre objetivos concretos"
ORGANIZACIÓN
"Obtener
el mejor aprovechamiento de las personas y de los recursos disponibles para
obtener resultados"
PERSONAL
"El
entusiasmo preciso para organizar y motivar a un grupo especifico de
personas"
DIRECCIÓN
"Un
elevado nivel de comunicación con su personal y habilidad para crear un
ambiente propicio para alcanzar los objetivos de eficacia y rentabilidad de la
empresa"
CONTROL
"Cuantificar
el progreso realizado por el personal en cuanto a los objetivos marcados"
REPRESENTATIVIDAD
"El Gerente es la "personalidad" que
representa a la organización ante otras organizaciones similares,
gubernamentales, proveedores, instituciones financieras, etc."
En
este tema hemos estudiado sucintamente aspectos de la gestión que más adelante
desarrollamos ampliamente. Hemos de tener en cuenta que en nuestra trayectoria
profesional nos encontraremos con varias formas de gestionar las empresas o
negocios. Cada una de ellas tiene sus propias necesidades de gestión.
DISTINTAS FORMAS DE
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
La forma más simple es la
figura del propietario, quien es
quien lleva la gestión personalmente, asume riesgos y si algo sale mal, es el
único responsable respecto a terceros, poniendo en juego todo su patrimonio
personal y familiar.
Si bien esta persona no
sufre de las complejidades y frustraciones de las grandes empresas, bien es
verdad que carece de los beneficios de consultar a expertos y especialistas.
Por lo general su empresa
no crece como él quisiera por carecer de recursos suficientes, de ideas
innovadoras y capacidad de obtener financiación adecuada para la misma.
Aunque apuesta por su
independencia profesional y no tiene que estar sometido a otras directrices que
las suyas, solo cuenta con el respaldo de sus propios recursos. Este tipo de
negocio es adecuado para pequeños comerciantes o talleres, porque tienen poco
potencial de crecimiento a largo plazo.
Los propietarios que solo
piensan en crecer, consideran a veces si la solución es crear una SOCIEDAD, en la que pueden entrar otros socios, o seguir de
forma individual. Por desgracia estas
asociaciones de personas son muy susceptibles a malentendidos y discrepancias
entre ellos, y terminan disolviéndose. Esta falta de continuidad dificulta la
posibilidad de que la sociedad pueda consolidarse y pierda la oportunidad de
ser líder en su sector o gremio, tal como fue diseñada.
Estos problemas y
limitaciones condujeron al concepto de responsabilidad limitada que permitió la
formación de sociedades, donde la gestión y la propiedad pueden estar
totalmente desvinculadas. Aunque los propietarios o participes arriesgan cierto
capital en la empresa, sus pérdidas se limitan a la inversión inicial.
Los directores de estas
empresas responden ante los propietarios de sus propias acciones pero no son
personalmente responsables de las pérdidas de la empresa, si esta no marcha
bien.
Por esta no responsabilidad, la Ley les exige por el
contrario llevar un control permanente de la gestión a través de la
Contabilidad para justificar el uso de los recursos puestos a su disposición.
De hecho, todas las
empresas privadas, incluyendo las de responsabilidad limitada tienen la
obligación de presentar en el Registro Mercantil Central las cuentas anuales
para su pública consulta, por parte de quien lo requiera.
Otras empresas, cuyas
acciones puede adquirir el público en general, deben publicar sus cuentas en un
completo informe anual. Está claro que en cuanto una empresa adquiere la
capacidad de manejar importantes fondos de dinero, sus responsabilidades son
mucho mayores.
Existen otras alternativas
de empresas colectivas muy similares a las descritas anteriormente llamadas Cooperativas, donde el poder de decisión no depende de la persona
o personas según el número de acciones o participaciones que posea, sino que
cada uno de los miembros de la Cooperativa tiene derecho al mismo voto en la
toma de decisiones y dirección de la organización.
Los Directivos son
elegidos para gestionar la empresa durante un periodo variable de tiempo, y
luego son sustituidos por otros cooperativistas. Esta alternancia puede
desembocar en una gestión variable lo que propicia casi siempre disparidad de
criterios entre los socios.
Este tipo de empresa es el
adecuado para comunidades de productores localizados en núcleos de poblaciones,
sobre todo rurales, y la gestión corresponde directamente y constantemente a
los miembros de la organización que normalmente son la misma mano de obra.
Aunque la meta, como en
cualquier empresa, es conseguir beneficios para que la organización siga
adelante, existe entre otros, un objetivo primordial: el control político de
los recursos.
EL
CONTROL DE GESTIÓN
Para realizar un buen
control de la gestión de una empresa, se deben tener en cuenta tres funciones
principales:
- Cual será la finalidad y la misión de la organización definiendo claramente sus objetivos.
- Preparación del personal de la empresa para que trabaje con eficacia a través del reciclaje y de la formación permanente.
- Identificar - mejorando o corrigiendo - los impactos de los cambios sociales que puedan afectar a la organización, teniendo en cuenta sus efectos y adaptarlos convenientemente al objetivo y misión de la organización.
Aunque estas funciones
principales se estudian con mayor detalle en temas posteriores, hemos de hacer
hincapié aquí en que el trabajo de la gestión exige al director de la empresa
cualidades excepcionales. El dirigente en las sociedades industriales actuales
ocupa un puesto de responsabilidad y liderazgo, similar al que en épocas
pasadas ocupaban militares y sacerdotes.
Para concebir el papel de
la gestión en el mundo de la empresa es esencial comprender que las personas
tienen una naturaleza orgánica en vez de mecánica. En definitiva, nos parecemos
más a los sistemas del mundo natural que al de las máquinas.
Una empresa progresa a
través de un complicado desarrollo de relaciones que afectan a toda su
organización, en vez de un comportamiento, según unos principios simples de
causa- efecto.
Pongamos un ejemplo, entre
un cuerpo humano y un automóvil: si una pieza del coche falla, es posible que
afecte al funcionamiento del mismo durante un determinado tiempo hasta que ésta
se sustituye por otra, y el coche funcionará como antes de la avería. Pero si
una parte del cuerpo humano falla, seguro que afectará a todo el organismo,
incluso a sus partes intangibles, como son el humor, los sentimientos, el
apetito, etc.
Tal vez se pueda
reemplazar ese órgano, o quizás no, pero el mero hecho de sustituirlo alterará
el ciclo vital de la persona. En muchos aspectos el organismo de la persona
nunca podrá funcionar como antes de la operación. Habrá cambiado, incluso tal
vez haya mejorado, pero nunca será igual.
Otro elemento comparativo,
es el paso del tiempo y su efecto en toda la organización. En el ejemplo del
coche, las partes mecánicas se desgastarán con el tiempo, pero al estar
normalizadas, podrá ser sustituidas por otras según un programa de
mantenimiento que permitirá al vehículo seguir funcionando.
En el caso de las
personas, con el tiempo irán cambiando: la percepción, la experiencia, la
motivación. El proceso de envejecimiento afectará su actitud y su
comportamiento. Además, los grupos de personas dentro de la organización actúan
de forma distinta según el estadio de la vida en que se encuentren. Todo cambio
impuesto en el grupo, por ejemplo - cambio en el personal -alterará su naturaleza,
incluso sus expectativas.
Este ejemplo determina la
importancia que en la gestión general de la empresa tiene el desarrollo de los Recursos Humanos.
Por tanto es básico que el
responsable de esta función conozca los aspectos esenciales de la organización
y no considere ésta como un mero sistema mecánico, si no, fracasará sin duda en
sus objetivos. Este hecho es el que hace que la labor de los directivos, en
este campo, sea un reto permanente.
La forma en que cambien,
para bien o para mal, se deberá en gran parte a las habilidades
"humanas" del gestor. La vinculación entre proyecto económico y
cultura de la empresa son tan fuertes, que en algunas empresas se confunden
ambos aspectos.
Podemos afirmar que, la gestión de los Recursos Humanos tiene un
papel muy importante en la estrategia de la empresa, mucho más importante del
que ha desempeñado tradicionalmente.
RESUMEN
- La gestión, se relaciona estrechamente con la naturaleza cambiante del entorno de las empresas, sobre todo, los cambios tecnológicos.
- La gestión, siempre deberá centrarse en las personas, sea cual fuere la dimensión de la empresa.
- La gestión, debe estar al tanto de los cambios que se puedan producir en la empresa, utilizando todas los elementos para responder a dichos cambios, en beneficio de sus clientes y de la sociedad en general.
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Este Tema forma parte de la serie "Cuadernos de
Gestión Empresarial" editados por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN
EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN
A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio
Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro:06/21440
Pueden reproducir los
textos (sin finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de
Gestión Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA
GESTIÓN EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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