Este
Tema es una extensión de lo tratado en el tema anterior, e incluye el diseño y
la planificación física de las oficinas en relación a los empleados que
trabajan en ella. Identifica los
componentes de su diseño e ilustra como utilizar muebles y equipos, tanto
ofimáticos como informáticos.
INTRODUCCIÓN
El diseño y distribución de la
oficina dependerá fundamentalmente de la naturaleza y funciones específicas de
la misma. Aunque son similares las
oficinas de producción y de personal, no cabe duda que existe una gran
diferencia en los trabajos asignados a los empleados de cada una de ellas y por
ende la disposición de los puestos de trabajo y los elementos que lo configuran
Muchas empresas disponen de una
Oficina Central que trata con todas las actividades que se desarrollan en la
misma. El Director General tiene suficiente experiencia y es capaz de asesorar
a los distintos departamentos sobre los procedimientos generales de la
gestión. Estas oficinas, generalmente,
disponen de un sistema centralizado que da cabida a varios servicios comunes:
recepción, correo, centralita, seguridad y otros servicios.
Los archivos centrales guardan
todos los documentos, tanto físicos como informatizados y están al alcance de
todos lo miembros de la empresa y además cuenta con archivos individuales por
departamentos.
Dependiendo de su tamaño, algunas
empresas disponen de un departamento exclusivo para temas jurídicos llamado
Asesoría Jurídica, que se encarga de redactar los contratos, garantías,
recuperación de créditos impagados y otros problemas legales que puedan surgir
y referidos a contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros, etc.
LOS PRINCIPALES DEPARTAMENTOS
PRODUCCIÓN
Es el
centro de las actividades productivas de la empresa y usualmente se le denomina
la fábrica. Este departamento aplica los
métodos más eficaces en la fabricación de los artículos. Antes de iniciar el proceso de fabricación se
calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda alterar o
afectar al proceso.
Estos
trabajos son realizados por los supervisores que efectúan un seguimiento de los
materiales requeridos y demás componentes para garantizar que estén disponibles
a tiempo en la línea de producción.
CONTABILIDAD
Los
diversos costes que intervienen en la explotación general de la empresa así
como los ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento. Registra las compras, ventas y gastos así
como la compra o venta de activos fijos inmovilizados y demás adquisiciones de
la empresa. Revisa periódicamente las
cuentas para asegurar que las inversiones se están realizando correctamente. También se ocupa del pago de los salarios e
incentivos al personal. La contabilidad
de costes vigila los presupuestos de producción, tanto directos como
indirectos, y garantiza mediante el cálculo y control permanente cualquier
desviación de los costes, para garantizar que los precios de venta nos producen
los beneficios esperados.
PERSONAL
Supervisa
todos los asuntos referidos al personal de la empresa. Se encarga de la selección y contratación del
personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles y prepara
reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para
introducir nuevos procedimientos de trabajo.
También se ocupa de los expedientes personales, de considerar candidatos
para su promoción y redacta informes sobre normas operativas para jefes de
departamento y supervisores. Recoge las
quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes disciplinarios y de
despido, prepara informes testimoniales para el personal que abandona la
empresa y se ocupa, por último, del bienestar social de los empleados, sin excepción.
COMPRAS
Este
departamento es responsable de la compra de las materias primas y de la
maquinaria y utillaje utilizados en el proceso de fabricación. También se ocupa de comprar los equipos y
material de oficina. Cuando se reciben
los suministros el Director de Compras visará las facturas de los distintos
proveedores y las remitirá al departamento de Contabilidad para su pago.
EXPEDICIÓN
Se
encarga de que los productos sean enviados a los clientes, bien por
ferrocarril, carretera, mar o por vía aérea.
El gerente de transporte será el responsable de la selección del medio
de transporte más seguro y económico para la consignación de las mercancías y
estará al corriente de las tarifas vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su propia flota
de camiones y estos operan bajo la supervisión del mencionado gerente.
EL DISEÑO Y UBICACIÓN DE LAS DISTINTAS SECCIONES
Para trabajar eficientemente, es
fundamental que el diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario sea
funcional, que haya luz, calefacción y ventilación suficiente, en función de la
capacidad volumétrica del espacio disponible.
La ubicación de los distintos
departamentos y su relación con los demás es un tema a tener en cuenta y deben
ser considerados los siguientes factores:
- Los departamentos que trabajan juntos o están vinculados entre sí, deben estar uno cerca del otro. Por ejemplo, Caja y Contabilidad.
- Los departamentos o secciones de mucho tránsito deben estar cerca de la entrada o recepción.
- Los servicios de correo, mensajería, copistería, etc. deben estar situados teniendo en cuenta la cercanía de ascensores, montacargas o escaleras.
- Las salas de junta, reuniones o conferencias deben situarse lejos del ruido o aislarlas con paneles adecuados.
- La maquinaria pesada se instalará en los pisos de planta baja a nivel de calle.
- Los despachos de trabajo deben estar distribuidos teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro, puedan hacerlo fácilmente.
- Los despachos de Dirección se ubicarán en áreas restringidas al público.
- Los servicios y vestuarios dispondrán de un acceso fácil para el personal.
- Debe existir un espacio adecuado para los archivos.
Las oficinas pueden ser diseñadas
al estilo tradicional o basarse en un estilo llamado de “espacios abiertos” (open plan). El diseño de las oficinas tradicionales
consiste en una distribución de espacios o despachos independientes para cada
departamento o servicio. Este diseño
aporta ventajas y desventajas:
Ventajas: son,
luz, calefacción y ventilación individual, prestigio y privacidad y menos
distracción para el personal, sobre todo directivo o para trabajos que
requieran una gran concentración.
Desventajas:
se necesita más espacio y aumentan los costes de decoración y mantenimiento de
luz y acondicionamiento. Posiblemente se
precisen más equipos y la supervisión sea más compleja. Además cada departamento o sección se
convierte en una unidad independiente y por tanto será más difícil que los
empleados se sientan como parte de la organización.
Una oficina de “espacios
abiertos” significa una sala grande donde se ubican diversas secciones o
departamentos que trabajan juntos en vez de despachos independientes o
separados, con una disposición simétrica de mesas, sillas y demás muebles. También como en el estilo tradicional,
existen ventajas e inconvenientes.
Ventajas: se
aprovecha correctamente el espacio útil, con una disposición flexible lo cual
favorece el movimiento de los empleados.
Existe una mejor supervisión y uso más racional de los equipos.
Desventajas: crea
un ambiente impersonal y problemas de ruidos;
es difícil acondicionarlas para que exista luz y acondicionamiento de
temperatura adecuada para todos. Puede
crear distracción en el trabajo debido a la presencia de visitas y otros
empleados y puede acarrear problemas serios de salud por la facilidad de
contagio de resfriados y gripe entre las personas que trabajan
Una oficina diseñada por un
arquitecto de interiores (decorador), la versión más fidedigna, sofisticada y
científicamente planteada, sería realizada por el sistema “espacio
abierto”. La oficina es decorada
mediante la ejecución de un proyecto de reforma y decoración donde la luz,
calefacción, aire acondicionado están debidamente calculados y controlados; además de una gama de colores cuidadosamente
escogidos y mobiliario acorde con el conjunto, donde algunos despachos
individuales se incorporaran para trabajos especializados o de prestigio.
El uso de mamparas que dividen
los espacios, los falsos techos y los revestimientos de los suelos y paredes
ayudan a reducir el ruido; la colocación
de tomas eléctricas, teléfonos, equipos, etc. deben estar diseñados
cuidadosamente. Aunque estas
instalaciones son costosas, aportan beneficios considerables en términos de
clima y ambiente idóneo para los empleados.
ORDEN Y SEGURIDAD INTERNAS
En nuestro país la salud y
seguridad de todos los empleados de las empresas está protegida por la Ley de
Riesgos Laborales 31/1995 de 8 noviembre, y tiene como propósito fundamental la
mejora de las condiciones de trabajo
Esta Ley supone un instrumento necesario y eficaz para combatir el
exceso de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que padece nuestro
mundo del trabajo.
Particularmente, la seguridad en
la oficina puede llevarse a cabo poniendo atención en los puntos que citamos a
continuación:
- No se deben dejar tirado en el suelo las cosas que puedan entrañar riesgos como: carpetas, paquetes, archivadores, etc. Los cajones de los ficheros deben mantenerse cerrados excepto si se están usando y solamente un cajón debe estar abierto a la vez. Los materiales más pesados deben ser guardados en el último cajón o peldaño. Los ficheros deben estar situados lejos de las puertas de acceso.
- Si existen estantes altos se deben colocar escaleras para acceder a estos y nunca subirse en las sillas, sobre todo a las de ruedas que son particularmente peligrosas. No debemos subirnos a un estante alto ya que puede venirse abajo todo el mueble.
- Ningún material debe dejarse encima de un calentador o radiador. La luz natural o artificial debe ser la adecuada en todas las áreas de trabajo. Se debe poner particular atención a la luz de las escaleras y en las zonas donde están los equipos. Se debe inculcar a los empelados que caminen, y nunca corran por la oficina. Deben existir carteles y señales indicativas para la localización de las salidas de emergencia.
- Un botiquín de primeros auxilios debe estar visible y accesible. También hay que colocar estratégicamente extintores de fuego, vigilando periódicamente su vigencia de uso.
LOS SERVICIOS DE LA OFICINA CENTRAL
El control puede quedar a cargo
de los jefes de departamento pero la responsabilidad total de la oficina recae
en un gerente especializado. La
centralización de tal autoridad no significa que todo el trabajo esté
centralizado. Los empleados continuarán
trabajando en los distintos departamentos donde estén destinados.
Algunas funciones administrativas
serán comunes a todos los departamentos; otros serán específicos al
departamento en cuestión. Por tanto la
centralización absoluta no es posible.
Los servicios comunes a todos los departamentos son aquellos que no son
utilizados frecuentemente pero que son requeridos alguna vez por casi todos los
departamentos y por ello están “centralizados”.
Los servicios centralizados
tienen la ventaja de ser mantenidos a unos costes reducidos, tanto en personal
como en equipos, sobre todo por la
uniformidad de métodos y niveles de trabajo.
La empresa, podrá utilizar sus especialistas más eficazmente y además
crear condiciones de trabajo especiales.
Sin embargo, los servicios
especializados pueden no ser adecuados para ciertos trabajos específicos y
confidenciales. Pueden producirse
demoras y existe la posibilidad de que se produzcan conflictos potenciales de prioridades
por parte de los distintos departamentos que los utilizan o demandan.
RESUMEN
El
grado por el cual una oficina contribuye a la eficiencia total de la empresa,
depende de muchos factores. Al gerente
de una oficina le son aplicados los mismos principios para que cumpla de forma
satisfactoria su misión.
La
eficacia de los servicios de la oficina depende de varios factores:
- La estructura global de la organización debe reconocer y apoyar al gerente administrativo como un especialista, cuya eficiencia es vital para la empresa. Este deberá organizar la oficina para que opere eficazmente, tanto desde el punto de vista funcional como económico.
- La oficina proporciona un servicio calculado y los responsables de la gestión deben estar preparados para introducir los cambios necesarios para que sean los adecuados a las necesidades que tiene que cubrir.
- Una actitud efectiva en cuanto a una racionalización de los costes, para que la oficina lleve a cabo sus funciones de forma rentable.
- Nada de excentricidades o toques ultramodernos o excesivamente vanguardistas. La imagen de la oficina debe guardar relación con el tipo de trabajo que allí se lleva a cabo. Por eso, aunque se dé un toque personal, lo mejor es escoger muebles de corte clásico, maderas nobles y colores oscuros, paredes blancas, etc. Reservar un espacio de la oficina como sala de reuniones, que sirva también para recibir a clientes y proveedores.
EJEMPLO PRÁCTICO (I)
Cada día más, comprobamos como
los sistemas informáticos en las empresas españolas apoyan perfectamente la
eficiencia comercial de éstas. Se han
desarrollado aplicaciones informáticas que pueden transmitir información vía Internet a todo el mundo.
El más utilizado es el llamado “correo electrónico”
o “e-mail”, donde un operador escribe una carta
directamente en el teclado de su
ordenador, que puede ver reflejado en su pantalla, antes de transmitirlo.
El supervisor puede verificar los
trabajos en línea y luego pueden ser transmitido vía Intranet (red
interna de la empresa) a otras personas, siempre y cuando tengan un equipo
receptor similar al emisor. Esta
práctica es muy común hoy día en la mayoría de las empresas de todo el
mundo.
Estos sistemas están
revolucionando el mundo de las comunicaciones interpersonales y están reduciendo
la correspondencia normal de los servicios de Correos, ya que todos los
documentos, informes, fotografías, planos, propuestas, etc. son enviadas
directamente vía Internet, con la particularidad de que pueden ser archivadas
en la memoria del ordenador como referencia futura.
EJEMPLO PRÁCTICO
(II)
El espacio
abierto en una oficina no siempre es mejor que uno cerrado. Las empresas buscan
recintos de trabajo que fomenten la comunicación informal y en los últimos años
han apostado por transformar sus espacios de trabajo para amoldarlos a las
exigencias de los empleados y fomentar la mejorar del clima y las relaciones
personales.
Para los
empleados, la nueva tendencia permite una mayor flexibilidad e interacción. Un
espacio abierto en una oficina facilita la información pero también provoca una
falta de privacidad, por lo que cada organización debe apostar por el modelo de
espacio que mas se ajuste a sus necesidades.
A un
Director General no debe asignársele un espacio abierto, porque para tratar
ciertos temas en privado necesita un despacho personal y cerrado
Los
espacios deben estar diseñados por actividades no por modelos jerárquicos, es
lo que se denomina facility
mangement, una disciplina de gestión de los recursos corporativos que
surgió en los Estados Unidos a principios de los años 80 y que, provee de
espacio y servicios al negocio, de una forma funcional y económica muy
rentables.
En
definitiva, en el entorno cada vez mayor de empresas menos jerarquizadas se
utilizan los espacios para modernizar el cambio y las forma de trabajo.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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