El diseño y distribución de la oficina dependerá
fundamentalmente de la naturaleza y funciones específicas de la misma. Aunque son similares las oficinas de producción
y de personal, no cabe duda que existe una gran diferencia en los trabajos
asignados a los empleados de cada una de ellas y por ende la disposición de los
puestos de trabajo y los elementos que lo configuran.
Muchas empresas disponen de una Oficina Central que trata con
todas las actividades que se desarrollan en la misma. El Director General tiene
suficiente experiencia y es capaz de asesorar a los distintos departamentos
sobre los procedimientos generales de la gestión. Estas oficinas, generalmente, disponen de un
sistema centralizado que da cabida a varios servicios comunes: recepción,
correo, centralita, seguridad y otros servicios.
Los archivos centrales guardan todos los documentos, tanto
físicos como informatizados y están al alcance de todos lo miembros de la
empresa y además cuenta con archivos individuales por departamentos.
Dependiendo de su tamaño, algunas empresas disponen de un
departamento exclusivo para temas jurídicos llamado Asesoría Jurídica, que se
encarga de redactar los contratos, garantías, recuperación de créditos
impagados y otros problemas legales que puedan surgir y referidos a
contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros, etc. En este mismo departamento se encuentra el registro de actividades del tratamiento de datos (LEY DE PROTECCION DE DATOS)
LOS
PRINCIPALES DEPARTAMENTOS
§ PRODUCCIÓN
Es el centro de las actividades productivas de la empresa
y usualmente se le denomina la fábrica.
Este departamento aplica los métodos más eficaces en la fabricación de
los artículos. Antes de iniciar el
proceso de fabricación se calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad
que pueda alterar o afectar al proceso.
Estos trabajos son realizados por los supervisores que
efectúan un seguimiento de los materiales requeridos y demás componentes para
garantizar que estén disponibles a tiempo en la línea de producción.
§ CONTABILIDAD
Los diversos costes que intervienen en la explotación
general de la empresa, así como los ingresos que recibe la misma conciernen a
este departamento. Registra las
compras, ventas y gastos, así como la compra o venta de activos fijos inmovilizados
y demás adquisiciones de la empresa. Revisa periódicamente las cuentas para asegurar que las inversiones se
están realizando correctamente.
También
se ocupa del pago de los salarios e incentivos al personal. La contabilidad de costes vigila los
presupuestos de producción, tanto directos como indirectos, y garantiza
mediante el cálculo y control permanente cualquier desviación de los costes,
para garantizar que los precios de venta nos producen los beneficios esperados.
§ PERSONAL
Supervisa todos los asuntos referidos al personal de la
empresa. Se encarga de la selección y
contratación del personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles
y prepara reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para
introducir nuevos procedimientos de trabajo.
También se ocupa de los expedientes personales, de considerar candidatos
para su promoción y redacta informes sobre normas operativas para jefes de
departamento y supervisores. Recoge las
quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes disciplinarios y de
despido, prepara informes testimoniales para el personal que abandona la
empresa y se ocupa, por último, del bienestar social de los empleados, sin
excepción.
§ COMPRAS
Este departamento es responsable de la compra de las
materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en el proceso de
fabricación. También se ocupa de comprar
los equipos y material de oficina.
Cuando se reciben los suministros el Director de Compras visará las
facturas de los distintos proveedores y las remitirá al departamento de
Contabilidad para su pago.
§ EXPEDICIÓN
Se encarga de que los productos sean enviados a los
clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por vía aérea. El gerente de transporte será el responsable de
la selección del medio de transporte más seguro y económico para la
consignación de las mercancías y estará al corriente de las tarifas vigentes de
los fletes. Algunas empresas disponen de
su propia flota de camiones y estos operan bajo la supervisión del mencionado
gerente.
EL DISEÑO Y
UBICACIÓN DE LAS DISTINTAS SECCIONES
Para trabajar eficientemente, es fundamental que el diseño de
la oficina sea correcto, que el mobiliario sea funcional, que haya luz,
calefacción y ventilación suficiente, en función de la capacidad volumétrica
del espacio disponible.
La ubicación de los distintos departamentos y su relación con
los demás es un tema a tener en cuenta y deben ser considerados los siguientes
factores:
§ Los departamentos que trabajan juntos o
están vinculados entre sí, deben estar uno cerca del otro. Por ejemplo, Caja y Contabilidad.
§ Los departamentos o secciones de mucho
tránsito deben estar cerca de la entrada o recepción.
§ Los servicios de correo, mensajería,
copistería, etc. deben estar situados teniendo en cuenta la cercanía de
ascensores, montacargas o escaleras.
§ Las salas de junta, reuniones o
conferencias deben situarse lejos del ruido o aislarlas con paneles adecuados.
§ La maquinaria pesada se instalará en los
pisos de planta baja a nivel de calle.
§ Los despachos de trabajo deben estar
distribuidos teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro, puedan
hacerlo fácilmente.
§ Los despachos de Dirección se ubicarán en
áreas restringidas al público.
§ Los servicios y vestuarios dispondrán de un
acceso fácil para el personal.
§ Debe existir un espacio adecuado para los
archivos.
Las oficinas pueden ser diseñadas al estilo tradicional o
basarse en un estilo llamado de “espacios abiertos” (open
plan). El diseño de las oficinas
tradicionales consiste en una distribución de espacios o despachos
independientes para cada departamento o servicio. Este diseño aporta ventajas y desventajas:
§ Ventajas: son, luz, calefacción y
ventilación individual, prestigio y privacidad y menos distracción para el
personal, sobre todo directivo o para trabajos que requieran una gran
concentración.
§ Desventajas: se necesita más espacio y
aumentan los costes de decoración y mantenimiento de luz y
acondicionamiento. Posiblemente se
precisen más equipos y la supervisión sea más compleja. Además cada departamento o sección se
convierte en una unidad independiente y por tanto será más difícil que los
empleados se sientan como parte de la organización.
Una oficina de “espacios abiertos” significa una sala grande
donde se ubican diversas secciones o departamentos que trabajan juntos en vez
de despachos independientes o separados, con una disposición simétrica de
mesas, sillas y demás muebles. También como
en el estilo tradicional, existen ventajas e inconvenientes.
§ Ventajas: se aprovecha correctamente el
espacio útil, con una disposición flexible lo cual favorece el movimiento de
los empleados. Existe una mejor
supervisión y uso más racional de los equipos.
§ Desventajas: crea un ambiente
impersonal y problemas de ruidos; es difícil acondicionarlas para que exista
luz y acondicionamiento de temperatura adecuada para todos. Puede crear distracción en el trabajo debido
a la presencia de visitas y otros empleados y puede acarrear problemas serios
de salud por la facilidad de contagio de resfriados y gripe entre las personas
que trabajan.
Una oficina diseñada por un arquitecto de interiores
(decorador), la versión más fidedigna, sofisticada y científicamente planteada,
sería realizada por el sistema “espacio abierto”. La oficina es decorada mediante la ejecución
de un proyecto de reforma y decoración donde la luz, calefacción, aire
acondicionado están debidamente calculados y controlados; además de una gama de
colores cuidadosamente escogidos y mobiliario acorde con el conjunto, donde
algunos despachos individuales se incorporarán para trabajos especializados o
de prestigio.
El uso de mamparas que dividen los espacios, los falsos
techos y los revestimientos de los suelos y paredes ayudan a reducir el ruido; la
colocación de tomas eléctricas, teléfonos, equipos, etc. deben estar diseñados
cuidadosamente. Aunque estas
instalaciones son costosas, aportan beneficios considerables en términos de
clima y ambiente idóneo para los empleados.
ORDEN Y
SEGURIDAD INTERNAS
En nuestro país la salud y seguridad de todos los empleados
de las empresas está protegida por la Ley de Riesgos Laborales 31/1995 de 8
noviembre, y tiene como propósito fundamental la mejora de las condiciones de trabajo.
Esta Ley supone un instrumento necesario y eficaz para combatir el exceso de
Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que padece nuestro mundo del
trabajo.
Particularmente, la seguridad en la oficina puede llevarse a
cabo poniendo atención en los puntos que citamos a continuación:
1. No se deben dejar tirado en el suelo las
cosas que puedan entrañar riesgos como: carpetas, paquetes, archivadores,
etc. Los cajones de los ficheros deben
mantenerse cerrados excepto si se están usando y solamente un cajón debe estar
abierto a la vez. Los materiales más
pesados deben ser guardados en el último cajón o peldaño. Los ficheros deben estar situados lejos de
las puertas de acceso.
2. Si existen estantes altos se deben colocar
escaleras para acceder a estos y nunca subirse en las sillas, sobre todo a las
de ruedas que son particularmente peligrosas.
No debemos subirnos a un estante alto ya que puede venirse abajo todo el
mueble.
3. Ningún material debe dejarse encima de un
calentador o radiador. La luz natural o
artificial debe ser la adecuada en todas las áreas de trabajo. Se debe poner
particular atención a la luz de las escaleras y en las zonas donde están los
equipos. Se debe inculcar a los empleados
que caminen, y nunca corran por la oficina. Deben existir carteles y señales indicativas para la localización de las
salidas de emergencia.
4. Un botiquín de primeros auxilios debe estar
visible y accesible. También hay que colocar estratégicamente extintores de
fuego, vigilando periódicamente su vigencia de uso.
LOS
SERVICIOS DE LA OFICINA CENTRAL
El control puede quedar a cargo de los jefes de departamento,
pero la responsabilidad total de la oficina recae en un gerente
especializado. La centralización de tal
autoridad no significa que todo el trabajo esté centralizado. Los empleados continuarán trabajando en los
distintos departamentos donde estén destinados.
Algunas funciones administrativas serán comunes a todos los
departamentos; otros serán específicos al departamento en cuestión. Por tanto la centralización absoluta no es
posible. Los servicios comunes a todos
los departamentos son aquellos que no son utilizados frecuentemente pero que
son requeridos alguna vez por casi todos los departamentos y por ello están
“centralizados”.
Los servicios centralizados tienen la ventaja de ser
mantenidos a unos costes reducidos, tanto en personal como en equipos, sobre
todo por la uniformidad de métodos y niveles de trabajo. La empresa, podrá utilizar sus especialistas
más eficazmente y además crear condiciones de trabajo especiales.
Sin embargo, los servicios especializados pueden no ser
adecuados para ciertos trabajos específicos y confidenciales. Pueden producirse demoras y existe la
posibilidad de que se produzcan conflictos potenciales de prioridades por parte
de los distintos departamentos que los utilizan o demandan.
RESUMEN
El grado por el cual
una oficina contribuye a la eficiencia total de la empresa, depende de muchos
factores. Al gerente de una oficina le
son aplicados los mismos principios para que cumpla de forma satisfactoria su
misión.
La eficacia de los
servicios de la oficina depende de varios factores:
1. La estructura global de la organización
debe reconocer y apoyar al gerente administrativo como un especialista, cuya
eficiencia es vital para la empresa.
Este deberá organizar la oficina para que opere eficazmente, tanto desde
el punto de vista funcional como económico.
2. La oficina proporciona un servicio
calculado y los responsables de la gestión deben estar preparados para
introducir los cambios necesarios para que sean los adecuados a las necesidades
que tiene que cubrir.
3. Una actitud efectiva en cuanto a una
racionalización de los costes, para que la oficina lleve a cabo sus funciones
de forma rentable.
4. Nada de excentricidades o toques
ultramodernos o excesivamente vanguardistas. La imagen de la oficina debe
guardar relación con el tipo de trabajo que allí se lleva a cabo. Por eso,
aunque se dé un toque personal, lo mejor es escoger muebles de corte clásico,
maderas nobles y colores oscuros, paredes blancas, etc. Reservar un espacio de
la oficina como sala de reuniones, que sirva también para recibir a clientes y
proveedores.
EJEMPLO
PRÁCTICO (I)
Cada día más, comprobamos como los sistemas informáticos en
las empresas españolas apoyan perfectamente la eficiencia comercial de
éstas. Se han desarrollado aplicaciones
informáticas que pueden transmitir información vía Internet a todo el mundo. El
más utilizado es el llamado “correo
electrónico” o “e-mail”, donde
un operador escribe una carta directamente en el teclado de su ordenador, que
puede ver reflejado en su pantalla, antes de transmitirlo.
El supervisor puede verificar los trabajos en línea y luego
pueden ser transmitido vía Intranet (red interna de la empresa) a
otras personas, siempre y cuando tengan un equipo receptor similar al
emisor. Esta práctica es muy común hoy
día en la mayoría de las empresas de todo el mundo.
Estos sistemas están revolucionando el mundo de las
comunicaciones interpersonales y están reduciendo la correspondencia normal de
los servicios de Correos, ya que todos los documentos, informes, fotografías,
planos, propuestas, etc. son enviadas directamente vía Internet, con la
particularidad de que pueden ser archivadas en la memoria del ordenador como
referencia futura.
EJEMPLO
PRÁCTICO (II)
El espacio abierto en una oficina no siempre es mejor que uno
cerrado. Las empresas buscan recintos de trabajo que fomenten la comunicación
informal y en los últimos años han apostado por transformar sus espacios de
trabajo para amoldarlos a las exigencias de los empleados y fomentar la mejorar
del clima y las relaciones personales.
Para los empleados, la nueva tendencia permite una mayor
flexibilidad e interacción. Un espacio abierto en una oficina facilita la información,
pero también provoca una falta de privacidad, por lo que cada organización debe
apostar por el modelo de espacio que más se ajuste a sus necesidades.
A un Director General no debe asignársele un espacio abierto,
porque para tratar ciertos temas en privado necesita un despacho personal y
cerrado
Los espacios deben estar diseñados por actividades no por
modelos jerárquicos, es lo que se denomina
facility management, una disciplina de gestión de los recursos corporativos
que surgió en los Estados Unidos a principios de los años 80 y que, provee de
espacio y servicios al negocio, de una forma funcional y económica muy
rentables.
En definitiva, en el entorno cada vez mayor de empresas menos
jerarquizadas se utilizan los espacios para modernizar el cambio y las formas
de trabajo. ■
Pedro Rubio Domínguez
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MODESTO NICOLAS-Director
GRUPO OCTÓGONO, S.A. Diseño y Arquitectura interior nace como empresa de servicios en el año 1.978, con actividad ininterrumpida en el sector de la Arquitectura y la Arquitectura Interior. Desde su creación hemos realizado un número importante de Proyectos y Obras de rehabilitación de edificios, reforma y acondicionamiento de locales y oficinas y obra nueva.
