Este
Tema incluye un resumen de los diversos temas tratados a lo largo del libro. De
esta forma el lector podrá apreciar mejor la importancia que tiene la
información. Describe las funciones básicas de la información dentro de la
empresa y como debe actuar la Gerencia en relación a la información que recibe
y la forma de transmitirla.
INTRODUCCIÓN
En este tema tratamos la relación
existente entre la información recibida y las decisiones que toma la Gerencia.
Algunas veces, las decisiones tomadas están en función de la información sobre
las cuales se basan.
Una información deficiente o
inadecuada dará lugar a decisiones incorrectas.
Lo contrario, también es cierto, es decir, demasiada información dará
lugar a confusiones y obstaculización del proceso para la toma de decisiones. El gerente necesita información y debe rehusar
aquella que sea irrelevante o incoherente.
Los problemas típicos para la
recopilación de información podrían incluir:
- Solo existe información parcial, lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.
- Demasiada información podría confundir los verdaderos puntos de referencia.
- Una información irrelevante dará lugar a confusión.
- La distorsión de la información y la pérdida de credibilidad de ésta, provoca incertidumbre.
- Fuente de información con errores en el origen de la misma.
Para superar estos problemas, es
importante que la empresa desarrolle un sistema efectivo para la selección y
administración de la información.
SISTEMAS PARA ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN
En los momentos actuales se están
logrando grandes avances en el control de la gestión empresarial, basado en la
aplicación de modernas técnicas de dirección que aportan más eficiencia y
control a la empresa. Estas técnicas de
gestión dependen enteramente de la disponibilidad de información acerca de las
actividades de la empresa, como: producción, ventas, finanzas, servicios, etc.
Uno de los aspectos fundamentales
es la información; pero para que esta sea efectiva, primero debe ser
recopilada, procesada e interpretada en tiempo record.
Los requisitos en relación a la
información de la Gerencia, pueden enumerarse de la forma siguiente:
- Los directores ejecutivos determinan la planificación de la empresa.
- Los directores de venta y los comerciales necesitan información al día sobre la evolución de las ventas, promociones, tendencias del mercado, nuevos competidores, etc.
- El departamento de producción necesita conocer como se controlan las materias primas, reposiciones, previsiones y programas de entregas.
La información no necesariamente
debe ser recopilada o mantenida informáticamente. Sin
embargo, el desarrollo de la nuevas tecnologías ha favorecido
enormemente el empleo de sistemas de información muy avanzados lo que permite a
los responsables de la gestión disponer de su propia terminal a la cual acceder
en busca de la información que precise, siempre y cuando disponga de la
acreditación de seguridad para entrar en el sistema.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA
La constante evolución que tiene
la empresa, como ente dinámico que es, para ser armoniosa precisa de un
conocimiento y control permanente de la misma.
La falta de recursos, de tiempo o la continua presión a la que está
sometido la Gerencia, hacen que la mayoría de los responsables de la gestión,
los empresarios en definitiva, no controlen su empresa o lo que es peor, no
la conozcan.
El gerente debe permanentemente
tomar decisiones ¿cómo serán éstas si no
dispone de información para hacerlo?, casi siempre basada en su intuición. ¿Cuántas veces no hemos equivocado al tomar
una decisión por no tener información para decidir?
Los sistemas de información no
deben ser complejos y deben disponer de ciertas características para que puedan
funcionar adecuadamente.
La información debe recibirse a
tiempo para ser incluida en el sistema y de esta forma tendrá auténtico
valor. Los sistemas de información a
través de la informática requieren personal cualificado que mantenga al día la
información procesada. Un sistema de
procesamiento de datos que no esté actualizado carece de valor y en ciertos
casos puede causar serios problemas.
La información debe estar
disponible a todos aquellos que la requieran.
En un sistema tradicional, este servicio precisa que la información se
centralice en un área específica. Con un
sistema informatizado el personal de la empresa tiene acceso a la información a
través de un terminal. Si las
necesidades de trabajo lo requieren, la empresa incorporará suficientes
terminales y de esta forma reducir los tiempos de espera para acceder a la
información.
Debe existir un manual de
instrucciones para determinar el riesgo de la pérdida de información y demoras
en los procesamientos de la misma. Esta
regulación dependerá de la política de comunicación interna de la empresa; si existe una política de libre comunicación,
la información será accesible a todos los empleados.
Sin embargo muchas empresas
disponen de un sistema al que solo pueden acceder la gerencia y los
ejecutivos. Con un sistema informatizado
esto se logra fácilmente mediante la utilización de claves o códigos de acceso
exclusivo.
Si la información proviene de la
misma empresa debe ser procesada de la misma forma. Ocurre algunas veces que los gerentes no
proporcionan la información que tienen a su disposición de forma inmediata,
mientras que la que se recibe del exterior se procesa y registra rápidamente.
LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Conscientes de la dificultades
que lleva consigo procesar tanta información, los consultores de empresa
ponemos a disposición de los empresarios toda nuestra experiencia en el
análisis, diagnóstico, control y gestión, no para sustituirles como gestores,
eso es imposible, pero si para ayudarles y para despreocuparles del control de
gestión de la empresa, analizarla, controlarla y aconsejarle permanentemente
para que el empresario la dirija.
El objetivo, como hemos dicho,
debe ser siempre la simplificación en la presentación de la información y debe
existir un término medio entre proporcionar mucha o poca información. Lo fundamental es saber que tipo de
información precisan tanto la Dirección General, como los responsables de cada
área funcional. La Dirección General
preferirá recibir información sucintamente indicativa sobre la evolución
económica de la empresa y no querrá recibir un sistema de información sofisticado
y complejo. El control que describíamos
en el Tema 31 es el que se ajusta perfectamente a los efectos de la Dirección.
La forma y contenido de la
información también es importante. Los
directivos están acostumbrados a recibir más información acerca de las
actividades que dependen de su control, y los nuevos sistemas informáticos les
permiten imprimir estas informaciones en sus propios ordenadores personales
(computer print-out).
Se debe establecer un sistema de
administración de la información que asegure que esta llega a los responsables
de la gestión. Se considera que esta
información es una herramienta clave para la Gerencia que combina perfectamente
los elementos de planificación y control y por extensión, puede contribuir en
las tareas de coordinación. Esto se
denomina “control piramidal”
La administración de la
información también ayuda al proceso de delegación. Por ejemplo, los niveles de rendimiento en
los presupuestos, se correlacionan con los niveles de decisiones delegadas a
otros ejecutivos involucrados.
La delegación de autoridad y
responsabilidad, con el respaldo de una correcta información ascendente,
permite a los gerentes actuar más eficazmente.
LA PERSPECTIVA DE LA INFORMACIÓN
En este módulo hemos examinado
varios aspectos de la gestión empresarial, y en este punto vamos a revisar los
diferentes perfiles que presenta la misma.
En la Unidad 1 determinamos la naturaleza y la razón de la Gerencia y
cómo podíamos dividir su actividad en varias funciones de las cuales se obtiene
información adecuada y relevante.
El proceso de planificación, la
estructura de la organización, los objetivos y estrategias, la ejecución de
normas y procedimientos, etc., solo pueden llevarse a cabo si los responsables
de la gestión son informados detalladamente.
La calidad de las decisiones tomadas, reflejarán si fue satisfactorio el
proceso de la información.
Hemos examinado las técnicas de
gestión moderna, el concepto de control y como influyen los niveles de
preparación de la Gerencia y como se estructura la misma. Hemos considerado también lo que es el
concepto de delegación de autoridad y responsabilidad, así como los procesos de
descentralización de las actividades.
Todo ello no sería posible si la Gerencia no dispusiese de la
información que le es vital. Al delegar
la responsabilidad la Gerencia asume un riesgo y por tanto necesita estar
debidamente informada para poder mantener el control.
Los conceptos de sistema de
comunicación eficaz, estrategia, fluidez, etc., encajan perfectamente con la eficacia
de la información. La circulación y el
sistema de administrar la información forman parte del problema que se le
plantea a la Gerencia en este importante capitulo de la gestión.
La introducción de un sistema de
información produce cambios en la organización y la Gerencia debe ser
consciente del comportamiento psicológico del grupo, para poder afrontar los
conflictos que inevitablemente se derivan de ello.
Los empleados generalmente se
sienten molestos si no se les mantiene debidamente informado y responden mejor,
cuando son motivados por sus jefes otorgándoles el control sobre su
trabajo. Este sistema reconoce la
importancia de una comunicación fluida entre ambas partes.
El control de la Gerencia a
través de los presupuestos, evalúa el rendimiento de la misma en algunas áreas
funcionales claves. Se ha demostrado que la eficiencia y la eficacia de la
gestión han sido mejoradas al ser aplicado el sistema de administración de la
información efectiva como una estrategia de comunicación y un sistema de
control. Un sistema correcto de
administración de la información obtenida puede beneficiar todas y cada una de
las funciones de la Gerencia. En el test
que desarrollamos mas adelante se incluyen diversas preguntas que deben ser
cumplimentadas si deseamos conocer el nivel de información disponible y
obtenible sobre la marcha de nuestra
empresa. Toda esta información, si
existe en su totalidad, nos permitirá un mayor conocimiento de la eficiencia
del trabajo en los distintos departamentos o secciones de la empresa.
RESUMEN
- Hemos estudiado el desarrollo de los sistemas de administración de la información, en particular los sistemas informatizados cuyo avance es incuestionable y los aspectos necesarios para que el sistema tenga éxito.
- La función del gerente moderno se identifica más con la información obtenida a través de los servicios informáticos, que con los sistemas obsoletos o ya pretéritos.
- Si aceptamos esta definición, deberemos aceptar también que las funciones del gerente de nuestros días son muy diferentes. El gerente deberá tener acceso rápido a la información y de acuerdo a este concepto la Gerencia convierte “las ideas en acción”
EJEMPLO PRÁCTICO
La empresa sueca Volvo estaba muy preocupada con el bajo nivel de su
producción así como la alta rotación de los empleados. Reorganizaron completamente sus métodos de
trabajo introduciendo grupos de trabajo homogéneos y aplicando incentivos a la
producción. Con este nuevo sistema,
grupos de 20 operarios fabricaban los automóviles de principio a fin.
Este programa precisó una gran
inversión en maquinaria y equipos informáticos.
El antiguo sistema fue erradicado y reemplazado por un equipo
automatizado que eliminó tareas muy complejas. Con el nuevo sistema los propios
trabajadores controlaban todo el proceso.
La solidez de este nuevo esquema
se basó en un sistema de administración de la información. Cada centro de coste asociado al proceso
productivo disponía de un terminal en el cual todos los empleados introducían
sus órdenes, ya fueran de petición de repuestos, verificar el control del
almacén o reposición de otros materiales.
Este sistema fue un verdadero éxito, aunque las inversiones fueron
elevadas, pero el nivel de producción y la moral de los trabajadores mejoraron
considerablemente y el proceso de producción es ahora mucho más eficiente.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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