LOS ESPACIOS DE TRABAJO EN LA ORGANIZACIÓN (I)

"Los espacios de trabajo deben estar diseñados teniendo en cuenta que la tecnología evoluciona a la velocidad de vértigo"

Se entiende por organización cualquier entidad que pode a disposición los medios humanos y materiales necesarios para llevar a cabo las estrategias planificadas, para la posterior consecución de sus objetivos.

Toda organización está sumida en un proceso de globalización, en el que se mide con otras empresas con las que debe ser competitivo en todos los procesos.

Estos no quiere decir que una organización esté únicamente orientada a la creación de valor para el accionista, ya que, a su vez, desarrolla su actividad en un entorno al cual debe respetar.

Diversos autores afirman que los resultados del negocio se ven impactados en un 30% por el ambiente de trabajo, pero la competencia entre las empresas se diferencia, en la mayoría de los casos, en porcentajes mucho menores.

Por ello, se deben analizar los factores de influencia críticos en una organización para generar el mayor valor posible.

Una de las claves para la correcta gestión de las empresas consiste en añadir a los tres factores de influencia tradicionales ( recursos, tecnología y personas) un cuarto factor de vital importancia: el espacio.

Es evidente que la forma de trabajar ha cambiado enormemente en las últimas décadas. Por ejemplo, la orientación es hacia el trabajo en equipo, dado que facilita y canaliza el hallazgo de soluciones y la generación de planes de acción que de forma individual no se lograrían. Así, los responsables de reclutamiento de las empresas buscan cada vez con mayor insistencia aptitudes para el trabajo en equipo.

Si embargo, nos está tan claro que los espacios de trabajo hayan evolucionado en consonancia con la profundidad de algunos de los cambios anteriormente nombrados, Muchos de loa espacios de trabajo se está quedando obsoletos. Y es que las personas esperan que el lugar donde trabajan ofrezca como mínimo el mismo grado de libertad y movilidad del que disfrutan fuera del trabajo.  El espacio es una herramienta de gestión que debe apoyan los nuevos estilos de trabajo y organización.

En los espacios de trabajo deberían conjugarse tres tipologías:

1. Espacios compartidos por equipos
2. Espacios personales
3. Zonas comunes o públicas

Esto se debe a que el espacio debe adaptarse a las necesidades de funcionamiento de cada organización en cada momento.

Cuando hablamos de libertad en el espacio de trabajo, nos referimos a que un mismo espacio pueda servir de soporte a varias actividades distintas, pasando a ser más dinámico. Otra característica importante que debe poseer un espacio de trabajo es la flexibilidad. Ésta nos ofrece la posibilidad de reorganizar un espacio para adecuarlo a las necesidad específica que surja en ese momento, ya sea colectiva o individual. Cumpliendo esta característica, que es considerada como básica, se pasaría, por ejemplo, de una actividad individual a una de equipo en cuestión de segundos, sin necesidad de mover metros de cable, ni convocar una reunión formal. En definitiva, se evitarían los tiempos muertos.

Los espacios de trabajo deben ser eficientes, adaptables y eficaces.

Eficientes:

Que motiven a los usuarios y se adecuen permanentemente a los procesos corporativos que se desarrollan en ellos.

Adaptables:

Que soporten los altos ratios de cambio en las organizaciones y en las formas de trabajo.

Eficaces:

Que desde su diseño estén concebidos para la minimización de la inversión necesaria, no solo en la fase de diseño y construcción, sino en la de explotación, que absorbe mas del 50% de los costes totales de ocupación de espacio

Las motivaciones básicas que llevan a una organización a renovar sus espacios para lograr que sean eficientes y eficaces son:

• Mejora de la movilidad dentro de la empresa
• La eliminación de barreras jerárquicas, ya que los espacios son abiertos.
• Ahorro de costes, al optimizar el espacio.
• Colaborar al desarrollo del trabajo en equipo, creando entornos agradables que faciliten la comunicación.
• La integración de nuevos empleados, que actualmente suele ser un problema para muchas organizaciones por la inmediatez y la escasez de espacio.

Toda organización, debe orientarse a maximizar el beneficio obtenido de sus recursos aprovechando para ello las circunstancias que le ofrecen los factores externos.

En próximos artículos, detallamos cada uno de los factores clave de la organización y su relación con el factor espacio, para que se pueda comprender de forma práctica como potenciar el funcionamiento de cada uno de ellos.

Por gentileza de:

MADRID-MÉXICO-BUCARES-SAO PAULO-BARCELONA-PAMPLONA-VALENCIA

________________________________________________________________________