LA PLANIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

El estudio de un caso donde intervino un equipo de consultores del IEGE, ilustrará la lector como el director de una empresa adapta los instrumentos de planificación organizacional para el conocimiento y uso del personal responsable de la gestión. Imagínese la escena: un grupo de ejecutivos sentados con el Director General, charlando, alrededor de una mesa. Estos ejecutivos llegan a la conclusión de que es preciso renovar la estructura actual de su organización. El Director General ha sugerido una serie de pasos a seguir con el fin de obtener una estructura de la organización programada y consistente.

El primer paso consiste en la definición de responsabilidades y funciones. Esto conduce naturalmente a una discusión sobre la naturaleza y propósito de cada departamento. Se discuten las actuales divisiones del trabajo, las funciones del personal y sus relaciones entre sí. Después de una cuidadosa consideración de responsabilidades y objetivos generales, se plantea la cuestión de actividades adicionales que deben ser consideradas también. Este grupo directivo está examinado cual será el futuro de la empresa. Luego, revisan la lista de las actividades antigüas y nuevas para consolidar grupos funcionales mas coherentes. Puesto que cada una de estas funciones ampliadas dependerá de un ejecutivo, se hace lo posible por reunir en cada grupo una serie de actividades relacionadas y homogéneas. Estos grupos representan la división funcional en segmentos verticales de las actividades de cada departamento. Esto implica un cambio imediato en el carácter de las operaciones, debido a la ampliación de funciones nuevas y de la reducción o eliminación de otras.

Una vez designadas las funciones principales, el segundo paso es hacer una clasificación horizontal de los niveles de trabajo. El grupo directivo estableció los dos niveles de trabajo siguientes, desde el responsable del departamento hasta el personal de apoyo.

1. ADMINISTRACIÓN. La gestión operatica de los asuntos del departamento, están en manos del responsable de dicho departamento.

2. DIRECCIÓN.  De las varias funciones, las anteriores y las ampliadas y /o nuevas, deben ser supervisadas por cada uno de los ejecutivos asistentes a la reunión. 

Una vez definidos los niveles, los ejecutivos estudian los puestos de existentes, y según la clase y volumen de trabajo, realizan un análisis, y al hacerlo, hallan que, a causa del examen que han hechos de estas actividades, las obligaciones y/o responsabilidades de varios puestos, deben ser cambiadas.

El tercer paso es ajustar los niveles de trabajo a los grupos funcionales designados en el primer paso, determinando quién ha de ser asignado al puesto. Finalmente, planificando estas bases preliminares, se diseña finalmente una nueva estructura de la organización. 

Alguno de los cambios propuestos de la empresa analizada por el equipo de consultores del IEGE, resultaron interesantes para la Dirección. Se había puesto en evidencia el deterioro en las relaciones entre departamentos. En consecuencia, el grupo directivo delegó en nuestro consultor principal, como uno de los trabajos de racionalización propuestos, el perfeccionamiento de la relación entre departamentos. Uno de estos trabajos de consultoría consistió en establecer un nuevo staff ejecutivo más joven y bien preparado para dar respuesta a los nuevos planteamientos de la estrategia corporativa,

PRD

(próximo articulo realacionado con este, DIEZ ERRORES EN LA PLANIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN.)