Muchos ejecutivos tiemblan ante la perspectiva de dirigirse a un grupo numerosos. Como otras técnicas de gestión, hablar a un grupo es un problema y se deben respetar un conjunto de reglas. Nadie es un orador brillante por naturaleza. Incluso los oradores profesionales admiten ponerse nerviosos.
No permita que los nervios le impidan dirigirse a su equipo. Es una parte importante de su papel como lider y debe aprender a sentirse a gusto hablando de pie. Según practique se irá sintiendo menos nervioso e incluso le agradará el dirigirse a un público numeroso.
Planifique con IPRPC: Introducción: para llamar la atención del grupo y ganar su interés; Presentación: de su material en una secuencia lógica; Resumen: que explique de nuevo los puntos fundamentales; abrir un turno de Preguntas, y finalice con una Conclusión: señalando el camino a seguir, terminando con una nota de ánimo y despidiendo a la audiencia.
Use fichas para ordenar sus notas. El tamaño tarjeta es el ideal, y deber ser leible fácilmente a la distancia de la longitud de un brazo. Utilice en cada una encabezamientos, una secuencia de ideas, y numere la fichas, por si se le caen. No use un guión a menos que esté muy nervioso, el grupo sea extremadamente grande, o la actuación muy formal ( tal vez, si su discurso va a aparecer en la prensa, el utilizar la palabra equivocada podría cambiar el significado de lo que quiere decir).
Explique en su introducción a su audiencia la relevancia del asunto, la secuencia de la charla, y si pueden preguntar durante la misma o al final. Dígales si va a pasar notas escritas o tendrán que tomar las suyas.
Ensaye sus discursos en voz alta, incluyendo los agradecimientos a colegas en ocasiones especiales, como regalos de boda, recompensa por un largo servicio en la empresa, etc. Al tiempo que su carrera progresa "decir unas palabras" será un placer, y un deber frecuente.
No deje que su discurso se extienda demasiado, especialmente si el suyo es tan sólo una entre otras muchas persentaciones con ocasión de una conferencia o reunión de la empresa. Es cortés no apurar todo el tiempo que se le ha asignado. Sus ensayos le dirán cuanto tiempo va a necesitar. Para evitar lagunas, puede mandar un material de lectura por adelantado.
Use imágenes para hacer más interesante su mensaje. Si utiliza videos, CD´s o diapositivas, mande que lo elabore un profesional. La gente está acostumbrada a una buena calidad, y cualquier otra cosa distraerá su atención de la presentación.
No ponga sus notas en la mesa y se vuelque sobre ellas, pues su voz saldrá hacia abajo y, además, cortará su respiración. Use un atril de mesa. Muchos oradores no saben que hacer con las manos. No las ponga en su bolsillos, en la espalda, o se cruce de brazos. El atril es la respuesta: apoye suavemente sus manos sobre él, como sosteniéndolo. Al tiempo que su confianza aumenta, empezará a hacer gestos naturales para reforzar lo que dice.
Proyecte su voz para que llene la sala, pero sin gritar. Asuma que alguien que está al final de la sala es ligeramente duro de oido, y que debe ser capaz de entender cada palabra. Mantenga una postura erguida, tome aliento en las pausas y no corra. Utilice los silencios para enfatizar los puntos de especial importancia. Observe a los oradores expertos, puede no estar de acuerdo con lo que dicen, pero puede aprender de su técnica.
No ensaye movimientos de manos, pues si no son espontáneos resultarán extraños. Si no es animado por naturaleza use su voz y efectos visuales para enfatizar.
Mire a los ojos a tantos miembros de la sala como pueda. Tenga cuidado de no enfocar sus charla hacia alguien que demuestre gran entusiamos por lo que dice. No mueva la vista de personas en persona con un patrón constante, enfoque su mirada en personas al azar durante dos o tres segundos. Esto es posible incluso en grandes reuniones de gente. La última vez que vio a una gran estrella en directo, ¿no sintió como si él, o ella, le mirara alguna vez?
Utilice una pizarra a su izquierda si es diestro y, si no tiene experiencia usándola, practique. Escriba con letras grandes e ilustraciones a color para atraer el interés. Un proyector de transparencia le permitirá proyectar sobre una pantalla, lo que será especialmente útil cuando se dirija a grandes congregaciones. Apunte hacia la pantalla, pero mantenga el contacto visual con la gente.
Si enseña diapositivas, pida a un colega que maneje el proyector o, si es posible, utilice un control remoto. Cualquiera que sea el tipo de proyector que utilice, pruébelo con antelación y prevea cualquier contingencia.
Preste atención a su apariencia. Si da una buena imagen se sentirá más confiado e impresionará a la audiencia. Esto es siempre importante, pero especialmente si se dirige a su propia gente.
Lleve sus discursos a un punto de terminación, agradezca a la audiencia la atención prestada, y sientese relajadamente. Incluso cuando haga un discurso improvisado, quizás para agradecer algo, no divague, o hable hasta que se le acaben las ideas. Sea breve y concreto. La última impresiónes lo que cuenta.
del Libro " GUIA DEL EJECUTIVO EFICAZ"
de Ron Coleman y Gilez Barrie.
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