Formación de los Grupos (I)

Una empresa se organiza sobre unas líneas de conducta formales, es decir, se establece una estructura y las personas que la conforman tienen que aceptar unos requisitos mínimos.  Dentro de esta estructura existen una serie de grupos y subgrupos que tienen a su vez una organización y una estructura que posiblemente no esté normalizada como la organización formal de la empresa, basada sobre todo en sistemas, reglamentos y políticas definidas perfectamente y que afectan a todos por igual.  Esta definición la ampliaremos en el transcurso de este articulo, que representa una descripción exacta para la mayoría de los fines que persigue una organización formal. 

Los empleados tienden a formar pequeños grupos sociales donde pueden hallar seguridad y reconocimiento.  A veces es difícil entender el funcionamiento de estos grupos informales, aunque se ha investigado mucho sobre el tema; la ciencia de la conducta ha prestado una gran contribución a la gestión empresarial.  No obstante, la base del funcionamiento de estos grupos informales es demasiado sutil, de forma que el gestor siempre ha tenido dificultad para aplicar los resultados con suficientes garantías.

Un “comité” es un ejemplo claro de grupo formal, donde existen grupos o tendencias informales, dentro de la propia estructura del grupo.  Este es un problema muy difícil para quien preside el comité, que para tener éxito en su función debe tener en cuenta la estructura de estos grupos así como las normas y reglas que prevalecen en la conducta de sus miembros.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Chester Irving Barnard en su libro “Funciones de los Ejecutivos”, hizo una importante contribución a la teoría de la gestión.  El componente principal de su teoría era que el ejecutivo  “debe mantener un sistema de cooperación y esfuerzo coordinados en una organización formal”.

Una organización formal, es aquella donde las interacciones sociales son coordinadas con una finalidad determinada.

Una organización informal contempla las interacciones sociales, sin un propósito o acciones mínimamente coordinadas.

La organización formal la configuran una serie de elementos, tales como: normas operativas, manuales de instrucciones, etc.  Para que este tipo de organización funcione correctamente, es necesario además:

• Un sistema de oportunidades para que las personas se especialicen.
• Un sistema de incentivos para que éstas se motiven y se involucren en la gestión.
• Una organización funcional donde se determinen los niveles de autoridad. § Un sistema de toma de decisiones basadas en acciones coherentes.

Además, para que esta organización sea eficaz, todas las directrices organizativas tienen que ser compatibles con los grupos informales que existen en ella.  Para  conseguirlo el gestor ha de implementar una correcta comunicación entre los distintos grupos, al mismo tiempo de asegurar que todos sus componentes cumplen fácilmente sus deberes básicos.

Según este concepto, la cooperación entre las personas es la clave de la eficacia de la organización.

LOS EXPERIMENTOS DE HAWTHORNE

Entre 1927 y 1932 los experimentos efectuados en la Western Electrical Company  de Chicago en la planta de Hawthorne, al estudiar los grupos informales, trataron de demostrar la relación existente entre el ambiente físico del lugar de trabajo (nivel de temperatura, iluminación, etc.) y la productividad de los obreros.

Sorprendidos al comprobar que una mejor iluminación no producía mejoras considerables en la producción, los investigadores aislaron a un grupo de obreros en una sala de pruebas, para observarles más de cerca. Se realizaron informes diarios de todos los acontecimientos, conversaciones, discusiones, etc. Ninguno de los factores examinados tenía relación directa con los niveles de productividad. No obstante,  comprobaron que la producción se incrementó considerablemente y se mantuvo estable, pese a las alteraciones del ambiente físico que dificultaba el trabajo.

Esta situación, no cabe duda, había alterado por completo la situación social de los trabajadores implicados en el estudio, al aislarlos como grupo del resto de la planta.  Se comprobó entonces que el trabajo en la planta era rutinario, repetitivo, monótono y no ofrecía la posibilidad del contacto personal entre los obreros. En la sala experimental, en cambio, se había desarrollado un grupo que posibilitó un trabajo coordinado, basado en la cohesión, y fue posible conseguir una elevada autoestima y ser centro de atracción entre los demás trabajadores. 

El alto nivel de producción lo mantenían las presiones informales del grupo, pues los obreros habían comprobado que su situación era favorable en todos los aspectos y que solo se mantendría si mantenían alta la productividad.

La conclusión a que llegaron estas investigaciones fue, que el grupo de trabajo informal ofrecía al trabajador las siguientes ventajas:

• Evitarle la monotonía, el aburrimiento y la fatiga en el trabajo.
• Oportunidad para sus relaciones sociales.
• Posibilidad de alcanzar de forma independiente, tareas de trabajo mejores y mayor remuneración.

La tendencia de los empleados a formar grupos sociales, se caracteriza por lo siguiente:

• El desarrollo de un sistema de posición dentro del grupo informal mantiene los patrones de conducta del grupo.
• El grupo trata de mantener los rangos de los individuos (poder mandar) por su conducta habitual entre sí.
• El líder del grupo normalmente espera contar con el apoyo de los demás, si es que entra en conflicto con un miembro de rango inferior en el grupo.
• Se desarrolla un sistema de creencia que tiende ver a la empresa de forma negativa. 
• Los objetivos del grupo entraran en conflicto con los de la empresa y las decisiones de los gestores se verán siempre con dudas y sospechas.
• Un esquema de incentivos propuestos por la Dirección para mejorar la eficacia y la productividad, será juzgada por la mano de obra como un intento de explotación y manipulación por la empresa.

LA COMPARACIÓN ENTRE GRUPOS FORMALES E INFORMALES

En primer lugar deberemos definir lo que significa “grupo” para poder establecer lo que tienen en común los grupos formales e informales.

Dos medidas claras son tamaño y permanencia.  Un grupo de personas en la parada del autobús puede ser lo bastante grande como para llamarle “grupo”, pero no son lo bastante permanentes para nuestra definición a menos que se reúnan con regularidad y desarrollen un patrón de interacción social.  Un grupo de trabajadores que toman el autobús cada mañana para ir a trabajar puede entrar en esta última categoría.

Un grupo puede distinguirse además por la finalidad para la que se estableció: un grupo de trabajo en vez de un grupo de amigos, por ejemplo.

Un grupo formal  se puede caracterizar por normas impersonales e impuestas a sus miembros.  Tiene formas fijas de comunicación, y sus miembros por norma, tienen poca influencia en su implantación. Esto puede ocasionar discrepancias en las relaciones y ésta es una de las razones fundamentales por la que los seres humanos tienen la necesidad de desarrollar el grupo informal, dentro de la estructura formal del grupo.

Los grupos informales se pueden caracterizar por un tipo personal de interacción con métodos flexibles de comunicación.  Los miembros del grupo, por lo general, apoyan a otras personas y esto refuerza el valor del grupo para cada uno de sus miembros.  Es posible que nos identifiquemos sin que nos conozcan; que pertenecemos a un determinado grupo informal, y que sus miembros reales nos sirven como “referencia” para nuestra propia conducta.

EL DIRIGENTE Y EL GRUPO

La experiencia viene a demostrar que los dirigentes industriales que toman las decisiones sobre los niveles de producción o la adopción de nuevos métodos de trabajo se aferren a sus decisiones, en tanto que otras decisiones impuestas por otros grupos hallan resistencia, quejas, cambios continuos de la mano de obra y baja productividad.

Las decisiones bien negociadas entre la empresa y los sindicatos a veces se reciben con hostilidad y resistencia por parte de los trabajadores que ven en estos agentes sociales como algo distantes, que no se interesan e identifican con sus problemas.  Esto ilustra los problemas con que a menudo se enfrentan los representantes sindicales, de distinto signo o anagrama.

La relación de los líderes sindicales con los trabajadores es muy importante por su repercusión en la sociedad.  En gran medida estos líderes representan a los grupos de trabajadores en otras instituciones de la sociedad y a veces se reúnen con otros líderes sindicales para intercambios y toma de postura comunes ante problemas similares.

Estos líderes representan a los obreros a nivel local, regional o estatal (comités nacionales).  Representan a sus compañeros de trabajo y les informan de las decisiones que toman a todos los niveles.  A veces las demandas o exigencias de los trabajadores pueden verse no satisfechas con las gestiones de sus representantes y los dirigentes sindicales pueden perder el apoyo de aquellos.

RESUMEN

Los grupos formales, como los comités de empresa, son muy necesarios en las sociedades democráticas porque toman acciones positivas, fijando objetivos y procedimientos que puedan ser necesarios para el conjunto de la organización.

Es importante que los gestores empresariales tengan en cuenta el potencial de estos grupos dentro de sus organizaciones.  “Radio macuto” como se denomina a veces, es un canal de comunicación tan importante como las estructuras formales montadas por la empresa.  Este canal existe en todos los niveles de la organización, desde los niveles ejecutivos hasta el personal de apoyo.   

Muchas veces los ejecutivos que comparten mesa y mantel, se consuelan mutuamente y expresan sus inseguridades y temores o tienen un enfoque más positivo y pueden planificar acciones tendentes a mejorar la gestión.

La aceptación de un cambio puede depender a veces de cómo manejamos la comunicación del grupo informal, derivadas de las estructuras de comunicación impuestas por la organización.  Es muy importante permitir a las personas que puedan discutir sus ansiedades en relación con sus problemas en presencia de la dirección y de sus compañeros de trabajo.  Esta discusión permite a los miembros del grupo informal detectar si las ideas sobre el cambio son las adecuadas.

Las investigaciones en este campo demuestran que existen dos factores que sirven para conseguir el resultado deseado: 

• Una nueva norma se desarrolla con la participación y discusión   de ambas  partes.
• Después de tomar decisiones iniciales compartidas, ayudan a consolidar acciones futuras que puedan plantearse.

EJEMPLO PRÁCTICO

Los estudios sobre temas industriales, demuestran que el movimiento y cambio de la mano de obra en las primeras semanas del empleo, es frecuentemente muy alto. Esto puede deberse a muchos factores, por lo que las empresas deben hacer esfuerzos especiales para integrar a los recientemente incorporados para evitar que éstas personas se marchen.

Pero estas acciones no deben dirigirse exclusivamente a la integración de la persona nueva en su grupo, sino que se deberá prestar atención a la formación y preparación para su nuevo puesto de trabajo, lo que propiciará una actitud más favorable hacia la empresa, sus productos y sus dirigentes. 

Esta persona se sentirá más a gusto y menos inclinada a tener sospechas sobre las intenciones de los empresarios.

Apuntes sobre el pensamiento Chester I. Barnard

• Subrayó los aspectos psicosociales de la organización y la administración, en lugar de los aspectos técnicos y económicos.
• Consideró la organización como un sistema social
• Señaló que la existencia de la organización, dependerá del equilibrio entre las contribuciones y las satisfacciones que obtienen a cambio de los miembros de la organización.
• Estableció la importancia de tomarse en cuenta las organizaciones informales y sus interrelaciones con la estructura formal.
• Definió su teoría de la autoridad aceptada, disposición del subordinado a obedecer al líder, más por sus propias características que por la posición jerárquica que ostenta.
• Subrayó la importancia de la comunicación, para mantener la organización como sistema operativo.
• Resaltó los factores sociales y psicológicos en su discusión del ambiente en el proceso de toma de decisiones. 

Pedro Rubio Domínguez
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