Fases de una política de comunicación

Detección de necesidades 

La comunicación es primordial para poder relacionarnos con los demás. Es algo que aparece en todos los ámbitos y, por supuesto, en la empresa.

La comunicación interna en las organizaciones es importante y trabajarla y mejorarla nos traerá muchas ventajas en nuestra empresa. Por supuesto, la comunicación interna debe ser gestionada por profesionales especialistas y su gestión requiere de un plan estratégico que habrá de estar alineado con el plan estratégico de la empresa. 

En esta fase veremos una serie de documentos que nos permitirán obtener datos antes de fijar los objetivos. Documentos como el informe de evaluación de desempeño de los colaboradores, el estudio de clima y moral interno, el manual de normas de la identidad visual o el plan estratégico de la empresa. 

En definitiva, recogeremos toda la documentación posible que pasaremos a analizar en la siguiente fase. 

Análisis y reflexión. 

Se analizarán todos los documentos y datos obtenidos en la fase anterior sin olvidarnos de evaluar el punto de partida del estado actual de la comunicación interna. 

Además, analizaremos y reflexionaremos sobre el clima laboral, cultura, implicación de la Dirección, liderazgo en la organización, formación, etc. 

Sin duda, otro reto importante a llevar a cabo en esta fase será establecer canales de conocimiento e implicación de todos en el nuevo plan. 

Definición de objetivos. 

En esta fase necesitamos formular con precisión qué queremos conseguir con este plan, nuestros objetivos. 

Deberemos ir desde lo general a lo específico y que nuestros objetivos cumplan los “criterios Smart” 

¿Qué son los objetivos SMART? 

Los objetivos SMART son objetivos eficaces o inteligentes, que ayudan a que sigamos unas pautas para definirlos correctamente y que nos ayuden a alcanzar lo que deseamos. 

¿Qué necesita un objetivo para que sea eficaz? 

Para que un objetivo sea eficaz debe seguir estos requisitos: 

a) Específico: El objetivo debe ser lo más concreto posible. Cualquier persona que sepa tu objetivo debe saber que es exactamente lo que pretendes hacer y cómo. 

b) Mensurable: El objetivo debe ser medible, por lo que ha de ser una meta cuantificable. En algunos casos es complicado, pero debe poder ser medible para poder analizar nuestras estrategias. 

c) Alcanzable: El objetivo debe ser ambicioso, un reto para nosotros, pero posible. Hay que dar la posibilidad de reajustar los objetivos si hay cambios en el entorno. 

d) Realista: Debemos tener objetivos dentro de nuestras posibilidades (tanto por nuestros recursos disponibles, como por nuestra motivación por lograr dicho objetivo). 

e) Tiempo: Hay que tener establecido una línea de temporal, cada objetivo debe estar definido en el tiempo, ya que nos ayudara a marcar las distintas etapas que nos permitirán llegar a la meta propuesta. 

Planteamiento estratégico. 

Una vez formulados los objetivos deberemos establecer las acciones necesarias para llegar a su consecución. 

Aquí tocará definir calendarios, acciones, tiempos, responsables, etc. 

Proceso de Comunicación. 

Todos los miembros de la organización deben conocer las acciones y sus objetivos. 

Por tanto, deberemos definir cómo lo vamos a comunicar. Puede ser útil definir los responsables de cada proceso y cómo informarán al resto de implicados. 

Medición y mejora continua. 

Sin medición no hay mejora ni evaluación. Debemos medir durante todo el proceso y establecer los cambios oportunos para mejorar los resultados. 

Previo a esta fase habremos definido qué medir y los indicadores que nos darán los datos que necesitamos. 

Una vez conocemos las diferentes fases de un plan de comunicación interna deberemos valorar la importancia de ponerlo en marcha en la empresa e implantarlo. Esto nos supondrá trabajo en cada una de estas fases, pero, sin duda, los beneficios serán considerables en la organización. 

Si consideramos que la comunicación es algo que suele valorarse como un aspecto mejorable por los colaboradores y trabajadores tendremos en cuenta que nos queda un largo camino que recorrer y que es un punto que acaba distinguiendo a las mejores organizaciones actuales. La comunicación existe y si no enfocamos esfuerzos para que sea como debe ser a través de un buen plan de comunicación interna, acabará apareciendo de otras formas peores que no podremos controlar. 

Elección de medios 

Existen muchos medios y canales para la comunicación interna, ya sean escritos, orales o tecnológicos. Elegir los canales que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, su potencial económico o el volumen de personal a gestionar, es un trabajo que debe hacerse con sentido. 

Los canales escritos son los más tradicionales, pero no por ello tienen que ser los menos efectivos. La realización de encuestas anónimas entre los trabajadores, el buzón de sugerencias o los comunicados tipo “normativas internas”, son algunos ejemplos de canales escritos. 

Los canales orales, como las reuniones, ya sean personales o grupales, son sin duda obligatorios y casi involuntarios. Mantener un contacto físico, visual y/o auditivo entre los diferentes interlocutores dentro de la empresa garantizará las relaciones humanas. 

Los canales tecnológicos, abren nuevas posibilidades a la comunicación interna. Este tipo de canales es seguramente el grupo más amplio, incluyendo: la intranet, el blog interno, el email, el chat interno, las videollamadas, las redes sociales corporativas y un largo etcétera. 

En este campo de la comunicación corporativa, el interno, ya no solo contarán las áreas de comunicación y marketing. También se contempla la inclusión de Departamentos como el de recursos humanos e incluso la dirección de la empresa. Esto en cuanto a la organización, gestión y toma de decisiones, pero en términos más generales, todos los departamentos entrarían a formar parte de la comunicación interna como tal. ■

Pedro Rubio Domínguez

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Articulo anterior:

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