Cuando se hace un estudio de situación de una empresa para preparar un proyecto de optimización, la forma más fácil de conocer el estado relativo respecto a esa posible mejora es recorrer las instalaciones de la empresa y examinar detenidamente cómo se practica el orden en los puestos de trabajo, instalaciones y almacenes. Si se tiene la suficiente experiencia, el orden da más información que los documentos contables y las estadísticas de operaciones. Observar cómo y dónde se conserva la documentación, cómo se guardan los útiles y herramientas, cómo se tratan los restos eliminados por las máquinas, cómo se mueven los materiales y componentes y cómo se almacenan, la limpieza de las máquinas, suelos y paredes, cómo se organizan las mesas de trabajo y se disponen los objetos personales, proporciona la mayoría de argumentos para focalizar el proyecto.
Se ha demostrado científicamente que el orden está estrechamente vinculado con la moral de trabajo de los trabajadores, las relaciones entre éstos y la dirección y el nivel de actividades de perfeccionamiento. Por tanto, si se entiende bien la función que relaciona el orden con los despilfarros, se podrán determinar cuáles deben ser las medidas necesarias para acometer las actividades de mejora.
Además el orden del cual se habla es básicamente eficiente. Cuando los suelos y las máquinas están limpias, se ponen en evidencia problemas como las grietas, las pérdidas de combustible u otros fluidos y se evidencian otras anomalías como protecciones sueltas o tornillos flojos, para, inmediatamente, subsanarlos.
Basado en estos argumentos, para organizar los puestos de trabajo eliminando despilfarros y manteniendo ese nivel de manera sostenida, el recurso actual más extendido y eficaz es el programa denominado de las 5S.
Las actividades básicas de un programa 5S son cinco y corresponden a otras tantas palabras que en la fonética japonesa empiezan por s y que en español las traducimos por Organización, Orden, Limpieza, Normalización y Disciplina. El contenido de cada fase en cada puesto de trabajo es:
Organización (seiri). De todos los elementos existentes en el puesto, se identifican los que se necesitan utilizar y se clasifican los que no son necesarios para estudiar su progresiva eliminación.
Orden (seiton). Los elementos que necesita utilizar el puesto, se ordenan racionalmente considerando la frecuencia de su utilización y se ubican inequívocamente por naturaleza.
Limpieza (seiso). Todos los elementos componentes del puesto se deben limpiar inicialmente, siendo imprescindible formar al responsable para que asuma la limpieza y disponibilidad al uso permanente de los mismos.
Normalización (seiketsu). Todos los procedimientos desarrollados para alcanzar las anteriores tres primeras fases, deben dotarse del método adecuado para implantarse con la máxima garantía y facilidad posibles y, una vez que estén suficientemente optimizados, deben normalizarse para asegurar su correcta aplicación.
Disciplina (shitsuke). De acuerdo con las normas definidas, se deberá hacer las inspecciones de manera sistemática, estableciendo las hojas de control y mejorando los resultados de las actividades realizadas con el fin de aumentar la fiabilidad. Es fundamental el entrenamiento de todos para mantener las acciones con disciplina y autonomía.
Las tres primeras fases, Organización, Orden y Limpieza, son las operativas. La Normalización proporciona el mantenimiento del estado alcanzado mediante la aplicación de las normas desarrolladas y, finalmente, la Disciplina permite adquirir el hábito de las prácticas y aplicar la mejora continua al trabajo diario.
La implantación de este sencillo programa de las 5S -enormemente eficiente para la eliminación de despilfarros- se realiza por etapas, iniciándose con una campaña de sensibilización a nivel de empresa y, como siempre, en todas aquellas implantaciones que se pretenden sean realizables con éxito, contando con la participación activa del empresario.
Conviene destacar que esta técnica es aplicable a cualquier tipo de empresa, tanto industrial como de servicios o comercial.
Articulo escrito por Juan Martinez Riesco
Ingeniero Industrial
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