La pluma es más poderosa que la espada es un tópico literario acuñado por el autor inglés Edward Bulwer-Lytton (The pen is mightier than the sword), como una metonimia para indicar que hace más daño un escrito bien concebido y dirigido contra un punto débil del adversario, que una estocada.
La pluma puede ser más poderosa que la espada, pero la palabra escrita es la menos efectiva de las comunicaciones. Los ejecutivos débiles escriben innumerables cartas y memorandums, prefiriendo escribir en vez de hablar a otros en persona.
Como ejecutivo seguro de si mismo siempre debe buscar el contacto cara a cara, o por teléfono, si es posible, pero también debe de aprender a ser habilidoso escribiendo.
Use las comunicaciones escritas para ahorrarse tiempo y dinero, o cuando deba quedar constancia. Hágalo breve, generalmente no más de una página.
Conteste la correspondencia en el día o, si no puede obtener la información, acuse recibo de la carta o e-mail y conteste tan rápido como pueda: "Gracias por su carta o e-mail de 6 de junio. Estoy seguro que comprenderá que me tomará uno o dos días la búsqueda en nuestros archivos de la información que me pide. Le mandaré la información solicitada antes del fin de semana. Gracias por su cooperación y hágame saber si puedo ayudarle en algo mientras tanto"
Escriba para confirmar lo acordado: "Fue una reunión interesante la del martes pasado y le escribo para confirmar lo que acordamos. Yo me encargaré de ... y usted me mandará ... Nos reuniremos de nuevo en Madrid, en su oficina el 13 de junio, cuando me haya reunido con nuestro asesor legal, Don Rodrigo Sánchez"
Escriba para dar las gracias o decirle "bien hecho", como en: "Jaime, acabo de ver las cifras de ventas de octubre. Felicidades a usted y a su equipo por sobrepasar el objetivo en un 17%. Valoro lo mucho que han trabajado y lo tendré en cuenta. El haber conseguido el contrato Excelsior, frente a una gran competencia del Grupo Albión( del Grupo Zeta) le va a valer una mención especial en la revista de comercio. Ya le he pedido a la agencia que contacten con ustedes para fijar una cita y tomar así la fotografia del grupo"
Haga una lista de los puntos que quiere tocar, y planifique su mensaje como si de un discurso se tratara. Debe tener un Principio: una introducción para identificar el objeto del mensaje, y quizá un encabezamiento; un Cuerpo, con su mensaje en una secuencia lógica junto a un párrafo para cada punto, numerados si es preciso; y un Final, señalando qué va a ocurrir a continuación. Use las convenciones a la hora de firmar, como "atentamente", "sinceramente", "su seguro servidor" , etc.
Utilice frases cortas y un estilo natural. Utilice la puntuación para ayudar al lector a entender el mensaje. Relea el texto y elimine las frases o palabras innecesarias. No utilice un estilo pedante para impresionar, sólo conseguirá confundir al lector. Escriba las cartas o e-mail tan simples como pueda.
Dicte sólo si tiene soltura haciéndolo, pues de otra manera malgastará su tiempo corrigiendo errores. Esto causará frustación y gastos innecesarios.
Asegúrese de que sus cartas, faxes, e-mail y memos causan una buena impresión. Que no existan faltas gramaticales o de ortografía antes de firmar o enviar telemáticamente. Evite el uso repetido de una misma palabra. Cómprese un diccionario de sinónimos para que complemente a su diccionario habitual, y así utilizar siempre la palabra correcta.
Si no puede fimarlas usted mismo, no permita a otro que firme en su nombre sin una explicación: "Dictado por Juan Olivera y firmado en su ausencia"
Mejore su estilo leyendo articulos en periódicos o Internet de calidad. Evite los arcaismos como: " a sus pies", o "le beso la mano", pues darán a su organización una imagen de vieja escuela.
Haga que su correspondencia sea pasada a máquina por un profesional. A usted se le juzga incluso antes de abrir el sobre. La presentación y la disposición son parte del mensaje, y cualquier imperfección puede dañar su imagen.
Los documentos escritos pueden ser muy aburridos, pero los suyos no deben serlo. No sea pretencioso en su estilo y, cuando sea posible, utilice ilustraciones que resalten el mensaje. Su propósito es informar y, probablemente, persuadir. El lector es una persona ocupada. No le haga leer el documento entero, presente sus propuestas al principio, y defiendalas con apéndices en los que aparezca la evidencia que precise.
Haga sus informes agradables a la vista. Mételos en una carpeta atractiva, utilice una hoja para el titulo, haga un indice y un apartado para preferencias. Haga que los datos sean interesantes. No utilice excesivas cifras. Las imágenes: gráficos de barras, de ejes, y de porciones, son más atractivas y fáciles de entender.
Presente los hechos con honestidad. No los distorsione ni oculte información que pueda ser inconveniente. Tome un punto de vista justo y equilibrado.
del Libro "GUIA DEL EJECUTIVO EFICAZ"
Ron Coleman/ Giles Barrie
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