En este Tema se muestra como poner en práctica los
conceptos y principios de la comunicación efectiva en la empresa. Se definen los distintos métodos de
comunicación utilizados y se enumeran las diferentes formas de mejorar las
comunicaciones entre Departamentos.
En
el tema anterior hemos tratado todo lo referido a la comunicación, tanto
ascendente como descendente. Los elementos principales eran:
- Dar instrucciones.
- Hacer llegar el mensaje al receptor.
- Obtener de una forma adecuada, un comentario sobre el mismo.
También
hemos estudiado el efecto de la comunicación en la organización y las
expectativas creadas en el personal, respecto a la estrategia de la
comunicación.
Hemos
hecho especial hincapié en la comunicación “colateral”, es decir, la
comunicación entre directivos y los directores de departamento de un mismo
nivel, pero con funciones, experiencia y/o habilidades diferentes. El problema
lo hemos centrado en el concepto de comunicación generalmente aceptado para los
fines de la empresa, en vez de dirigirnos a los fines específicos de los
distintos departamentos o responsables de los mismos.
En
este tema vamos a estudiar la relación existente entre los diferentes equipos
de gestión. Es frecuente observar que los responsables desarrollan sus trabajos
sin tener en cuenta los problemas de
otros departamentos. Es sintomática la lucha interna entre departamentos de
Ventas y Producción o entre Marketing y Administración y éste es el problema
con el que frecuentemente se encuentra la Dirección, cuando existe una
deficiente o nula comunicación entre departamentos.
El
responsable de Marketing quiere invertir en los distintos medios para
incrementar las ventas, pero el responsable financiero se preocupará más de
controlar los costes y gastar lo menos posible. Cada uno hará que la balanza se
incline a sus propuestas o necesidades y esto, posiblemente desemboque en
perjuicios ostensibles en los objetivos y metas generales de la empresa.
En
el tema anterior comentábamos que los grupos reciben formación para comunicarse
entre ellos eficazmente y para utilizar el feedback
o comentario en sus relaciones entre departamentos.
También
vimos la necesidad de que los responsables, se reunieran para enfatizar en la
comunicación ascendente mediante la creación de comités consultivos y así limar
las diferencias de criterios, aportando claridad a los aspectos organizativos y
de comunicación en la empresa.
Estas
reuniones se caracterizan porque la composición de sus miembros es conocida por
el resto del personal. Como medio de comunicación de los resultados obtenidos,
deberemos tener cierta cautela a la hora de valorar y apreciar esta información
descendente.
Por
ello es recomendable, seleccionar un grupo de representantes de los
trabajadores cuando la Dirección de la empresa desea controlar la información
que quiere presentar al personal. Son muchas las empresas que utilizan este
sistema como medio de comunicación descendente a gran número de trabajadores,
pero algunas veces sucede que los representantes presentan sus conclusiones o
material informativo con contenidos distintos a los deseados por la Dirección;
ésta pierde entonces el control y posiblemente se desvirtúe el contenido del
mensaje.
Las
empresas modernas disponen de los llamados “comités de gestión”, que si se
organizan correctamente pueden aportar muchas ventajas. Estas reuniones son
esenciales para la comunicación lateral entre los responsables de la misma
categoría. Es un componente esencial para coordinar actividades entre
departamentos y la consecución de objetivos comunes.
También
es importante y necesario que la Dirección demuestre un autentico deseo de
consultar a los empleados, en vez de imponerles sus tesis. Por realizar estas
consultas preliminares, la Dirección no pierde la facultad de decidir
finalmente, pero una decisión apoyada en la consulta previa al personal, estará
mejor valorada por éstos. Si las personas son consultadas desearán que la
propuesta prospere, demostrando así su motivación y compromiso.
Un
estilo abierto y sincero en este sentido por parte de la Dirección es sumamente
importante. Esto nos lleva de nuevo al
concepto de integridad y confianza que vimos en el tema anterior, pero
considerándolo desde el punto de vista del gestor individualmente, en vez de
cómo estrategia de la organización.
Entre
los medios para comunicar con la plantilla, las empresas utilizan más las
reuniones de grupo y las publicaciones internas. También el correo electrónico
va ganado auge, aunque es menos efectivo.
A
continuación detallamos los distintos medios que las empresas utilizan para
comunicarse o informar a sus empleados:
MEDIO DE COMUNICACIÓN
|
% UTILIZACIÓN
|
% EFECTIVIDAD
|
Reunión de grupo
|
92
|
63
|
Publicaciones internas
|
88
|
59
|
Correo electrónico
|
81
|
30
|
Reuniones con
superiores
|
77
|
33
|
Tablón de anuncios
|
77
|
9
|
Manual del empleado
|
73
|
12
|
Sesiones de formación
|
69
|
20
|
Presentación
audiovisuales
|
50
|
12
|
Informe anual
resultados
|
42
|
5
|
Intranet
|
42
|
9
|
Fuente: Watson Wyatt
Este
Cuaderno forma parte de la serie "Cuadernos de Gestión" editados por el INSTITUTO EUROPEO DE
GESTIÓN EMPRESARIAL
IEGE/MADRID/ESPAÑA
Dpto. Información de
Programas
iegegroup@mixmail.com
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