En este Tema explicamos como debemos organizar nuestra empresa para que
funcione eficazmente e identificamos las distintas relaciones internas, tanto a
nivel individual como de grupo. Describimos también los distintos grupos de
estructuras organizativas.
INTRODUCCIÓN
Muchas empresas trabajan
con una filosofía muy difícil de cambiar. Las personas que trabajan en ella son
parte activa del proceso de crecimiento, decadencia y reactivación, situación
que refleja fielmente su energía vital.
En este tema consideramos
algunos de los principios preliminares que contribuyen a:
- La comunicación fluida entre personas y grupos.
- Control efectivo sobre las actividades de los mismos.
- Cómo lograr los resultados previstos.
- Cómo evitar la dispersión o mal aprovechamiento de los recursos.
EL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Existen muchas formas para
definir lo que queremos decir con el término "organización". Si reflexionamos sobre el mundo que nos
rodea, veremos que la mayoría de los seres vivos se encuentran agrupados,
realizando cada uno de ellos sus actividades cotidianas para su supervivencia.
Si observamos
detenidamente a las hormigas veremos un modelo de comportamiento cooperativo
con una clara definición de las funciones: parte de la población se dedica a
construir y reparar el hormiguero; otras recogen materiales y otras protegen al
resto. Cuando se trata de trasladar una carga pesada o difícil las hormigas
trabajan en equipo y cada una de ellas presta la fuerza necesaria.
Al contrario de los seres
humanos, las hormigas poseen un fuerte instinto colectivo para sobrevivir. Si
las personas actúan con un cierto grado de cooperación hacia una meta común,
precisarán que alguien les dirija.
Es por ello que las
organizaciones humanas tienen las siguientes características:
- Son grupos o combinación de grupos de personas, específicamente diseñados y ejercitados para conseguir una serie de objetivos.
- Generalmente los objetivos de la organización lo conocen todos los componentes de la misma.
- Los criterios básicos de una organización son las ideas del conjunto y no las individualidades; la organización dispone de un mayor grado de continuidad. Esto significa que cuando alguien se marcha, y entra otra nueva, los trabajos siguen siendo prácticamente los mismos
- Dentro de la empresa existen un marco de reglas y procedimientos que sirven para dirigir las actividades de las personas que trabajan en ella.
LA ORGANIZACIÓN EFICIENTE
Para sobrevivir en un
mercado de competencia perfecta, una empresa debe lograr al menos las
siguientes condiciones:
- La calidad de sus productos y/o servicios debe permanecer inalterable. Este nivel permitirá al cliente determinar el nivel de excelencia y cubrirá sus expectativas.
- La empresa debe gestionar estas expectativas, reduciendo en lo posible la diferencia entre la realidad del producto y/o servicio y lo que espera el cliente.
- El cliente es el único juez de la calidad y sus consejos por tanto, son fundamentales.
- La empresa debe previamente conseguir los acuerdos necesarios entre el personal y la dirección, para que las cosas ocurran como las hemos descrito anteriormente.
- El hecho de que la calidad sea, en parte, subjetiva, no impide que se deban definir normas precisas.
- Los costes para alcanzar todas estas condiciones deben ser mínimos y la empresa debe funcionar con la mayor autonomía financiera.
La empresa debe disponer
de una estructura humana y funcional eficaz, diseñada para que con el mínimo esfuerzo
las personas realicen su trabajo, sin perder de vista la eficacia y
rentabilidad de sus acciones.
Si el diseño de la
estructura minimiza los conflictos y evitan las tareas reiterativas o
repetitivas, se podrá potenciar al máximo el tiempo y dedicación de los
trabajadores.
Este diseño deberá
contener los elementos de control que asegure que todas las acciones se
concreticen en rendimiento real y efectivo, y cubra las expectativas de la
dirección en cuanto a sus políticas presupuestarias para no extralimitarse de
los mismos, al mismo tiempo que garantice el control y evaluación permanente de
todos los servicios.
Esta estructura debe
garantizar o disponer del grado de información necesario para quienes trabajan en ella. El
departamento de Marketing requiere información sobre las condiciones y
evolución de los mercados. Sobre como funciona la competencia, si están o no
satisfechos nuestros clientes.
Otras informaciones serán
también importantes para los departamentos de producción, investigación, desarrollo
e innovación, etc.
A través de la estructura
de la organización deberemos detectar los problemas y como afrontarlos. El
diseño de la organización permitirá conocer en cada momento quien tiene la
responsabilidad para tomar decisiones en orden de resolver dichos problemas.
Si el Director de
Producción ha asumido la responsabilidad para decidir lo que hay que comprar,
esta decisión no deberá entrar en conflicto con la política presupuestaria de
la empresa en esta materia. Se deberá determinar a priori la capacidad de
independencia de este responsable, sobre todo para agilizar la gestión.
Si es preciso, autorizar a
otros departamentos más pequeños para realizar aprovisionamientos sin depender
exclusivamente de la oficina central de compras.
En la práctica, una
empresa organizada deberá contemplar una combinación de ambos extremos. En
cualquier momento la Dirección General, según convenga, podrá fomentar la
centralización, en tanto que otras veces tenderá a la descentralización, si la
ocasión así lo requiere.
LOS PILARES DE LA ORGANIZACIÓN
Las
modernas teorías sobre la organización empresarial, se apoyan en los estudios
de W.G. Scott, quien sugería que el análisis
funcional de una empresa se podría basar, en cuatro áreas bien definidas y
distintas:
- División del trabajo.
- Cadena de mando.
- Alcance del control.
- Identificación de tipos de estructura.
Es posible que usted
conozca el ejemplo de la fábrica de alfileres citado por Adam Smith para ilustrarnos sobre los beneficios de la
división del trabajo. Sugirió que un operario que realizara todas las
operaciones precisas para producir y vender alfileres sólo daría lugar a una
producción pequeña. Pero si los componentes de la fábrica se especializaran
cada uno de ellos en una parte del proceso de la producción, se elevaría la
misma considerablemente.
Aunque este ejemplo es
antiguo, en su tiempo aportó grandes beneficios a Henry Ford para aumentar su producción de coches en serie,
alcanzando lanzar al mercado entre 1907
y 1927, 15 millones de unidades en el modelo T-Ford.
Los beneficios que alcanzó
con estos principios fueron:
- Con la repetición de las tareas en la cadena de producción los obreros alcanzaron un mayor grado de especialización, trabajaban más aprisa y cometían menos equivocaciones.
- Al crear los centros de trabajo asociados entre sí, permitió que el trabajo llegara al operario para su realización, evitándose desplazamientos y esfuerzos inútiles.
- Sus ingenieros desarrollaron técnicas para la fabricación de equipos para producir mejor los distintos trabajos en la cadena de montaje.
Pero como todo en esta
vida, tiene sus ventajas e inconvenientes. Y las desventajas son siempre para
el ser humano. La literatura y el cine, nos ha mostrado en varias ocasiones que
la rígida aplicación del sistema de la división del trabajo hace que los
obreros funcionen como máquinas.
La película "Tiempos Modernos" de
Charlie Chaplin, nos mostró en algunas de sus
secuencias que la repetición de la misma tarea lleva a los obreros al hastío y
la frustración. Las personas al final son dominadas por las mismas máquinas con
las cuales trabajan, y su autoestima se ve mermada al verse equiparado con
dichas máquinas.
En próximos temas
estudiaremos el desarrollo de otras técnicas de gestión aplicadas a la
organización del trabajo que dignifican al factor humano.
Si estudiamos a Peter Drucker, en sus apreciaciones sobre la "Gestión", observaremos que pone como ejemplo de lo
anteriormente citado a Henry Ford y cómo su empresa, tan próspera al principio, perdió mucho debido a la incapacidad manifiesta de
delegar en otros.
En una organización nadie
puede hacer todos los trabajos que se refieren a un área de responsabilidad. Quienes
tienen esta responsabilidad, pueden y
deben delegar en otros.
Este proceso se conoce
como cadena de mando y es una de las formas en las que puede resolverse
el problema de la división del trabajo en las empresas. Esto permitirá que
otros mandos intermedios puedan participar en la gestión tomando decisiones, lo
que enriquecerá su trabajo; también podrá equivocarse y de los errores sacar
las conclusiones que mejoren sus expectativas futuras dentro de la
organización.
Esta delegación de
funciones permitirá a quien delega concentrarse en otras tareas más importantes
de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto puede crear
a largo plazo problemas de comunicación y adaptabilidad.
Para que esta cadena de
mando funcione con eficiencia, cada miembro de la organización debe saber quien
es su inmediato superior. Si tiene más de uno, se sentirá confuso y esto puede
crear discrepancias en la organización. Por eso, es fundamental, definir las
funciones y responsabilidades, y sobre todo disponer de una unidad de mando,
como principio y guía.
Del Director General,
dependen otros responsables o directores de departamento. Sí todas las personas
se dirigieran a él para resolver cuestiones de trabajo o problemas personales,
este se vería abrumado.
El diseño de la estructura
de una organización empresarial tiene que estar claramente definida y
asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa
indicará claramente la pirámide de la organización, cadena de mando y sus vinculaciones a todos
los niveles, tanto ascendentes como descendentes.
DISEÑO DEL TIPO DE ESTRUCTURA.
Los factores que influyen
en el diseño de la estructura de una organización, son entre otros, los
siguientes:
- Tamaño de la empresa.
- Área geográfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o internacional.
- La gama o líneas de productos que fabrica y vende.
- El nivel de control que la dirección quiere tener de la organización.
La mejor forma de conocer
el diseño de la estructura de una empresa, es la forma en como se inició. Con
el tiempo se verá como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dará lugar
a una revisión, para adaptarlos, aunarlos y compartir experiencias y
recursos.
Mas adelante los intereses
son comunes y llegaran a trabajar sobre el principio de la división del
trabajo. Los más antiguos o experimentados asumirán las responsabilidades para
desarrollar la empresa y tutelar a los más jóvenes. Por último, la estructura
de los distintos departamentos que configuran la organización, tendrá una mejor
definición.
Este desarrollo en el
tiempo se hará por funciones. Es
decir, la creación de departamentos será la mejor forma de estructurar la
organización. Así todas las personas se agruparán por departamentos: producción, compras,
finanzas, ventas, marketing, recursos humanos, etc.
Los grupos de trabajo
pueden parecer la forma más lógica de estructurar una organización. Este
sistema puede presentar algunas peculiaridades:
- Muchas veces el personal responsable de un área determinada adquiere una visión excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo principal de la empresa.
- El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden aparecer hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que impide que la organización funcione con eficacia.
Cuando la empresa es
dinámica y moderna, y su organización ha crecido con la aplicación de una
correcta gestión, esta tiende a aplicar el concepto de división.
Una empresa puede
dividirse en agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales se
responsabilizará como una unidad de negocio independiente. Cada uno de
los directores de estas unidades de negocio son los responsables de los
presupuestos de inversiones y beneficios dentro de la política general de la
organización, siguiendo las directrices marcadas para la Dirección General.
En temas que desarrollamos
más adelante, mostramos al alumno con más detalle, como las organizaciones
pueden llegar a tener distintas características y necesidades, y que
lógicamente precisan tipos de estructuras adecuadas a su actividad y
desarrollo.
RESUMEN
Llegado a este punto conviene reflexionar sobre
las características que idealmente debe tener cualquier organización:
- Objetivos claramente definidos para la comprensión de toda la organización.
- El personal tanto directivo, mandos intermedios y de apoyo, adquirirá un alto nivel de compromiso para alcanzar estos objetivos.
- La comunicación se verá libre de interferencias y bloqueos sistemáticos.
- Los conflictos son asumidos y serán resueltos dentro de la organización.
- La mano de obra a todos los niveles deberá ser tratada como personas responsables, potenciando su desarrollo y nivel de conocimientos.
Por desgracia no todas las empresas
han alcanzado este nivel ideal. Usted puede reflexionar sobre las posibles
razones, sobre todo a la vista de sus propias experiencias.
__________________________________________________________
Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro:06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
__________________________________________________________
No hay comentarios:
Publicar un comentario