En
este Tema se estudian y determinan las responsabilidades de los gestores y los
métodos de gestión mas adecuados. Se dan a conocer los principios básicos de la
delegación e identifica los defectos más comunes en las prácticas actuales de
gestión.
INTRODUCCIÓN
Un
empresario que dirige su empresa personalmente, no tiene necesidad de delegar.
Si emplea a otras personas podrá delegar en ellos algunas funciones, pero será
él en definitiva quien tome las decisiones.
A
medida que el negocio o empresa vaya creciendo, la situación cambiará y
entonces tendrá que nombrar a un Director Gerente en el que delegará su
actividad, responsabilidad y el control de gestión de la empresa.
Esta
delegación de responsabilidades se contemplan en los convenios de colaboración
interprofesional y otros documentos legales en los cuales se especifican con
precisión la naturaleza exacta de esta delegación de funciones, por parte del
empresario individual o del Consejo de Administración, si son más socios.
Son
por tanto estos socios participes los que delegan poder en el Consejero
Delegado para actuar en nombre de aquellos para que a su vez, los responsables
que dependen de él, ejecuten las directrices que marca el Consejo, de la mejor
forma posible y para la consecución de los objetivos generales de la empresa.
Este Consejero Delegado responde ante los demás socios de la gestión
encomendada y a presentar con la periodicidad que se precise, un informe
detallado de la gestión realizada y los resultados obtenidos.
Como
hemos visto, el poder para la toma de decisiones reside en el Consejo de
Administración, que en la mayoría de las empresas importantes delega la
responsabilidad y autoridad, bien a un consejero delegado y/o director general,
que a su vez delega en otros directivos o comités. Es lo que se denomina el
“staff” de la dirección.
Recuerde
siempre la frase anglosajona “you can´t
delegate and forget it” –usted no puede delegar y olvidarse.
LOS
CONCEPTOS DE LA DELEGACIÓN
Definimos
el término delegación como: conceder a otra persona la autoridad necesaria
para que actúe en nuestro nombre, tome decisiones y/o acciones especificas en
la gestión empresarial.
Cuando
concedemos esta autoridad y responsabilidad para que se actúe en nuestro
nombre, hemos de comprometernos con la decisión tomada. Este es un principio
fundamental que, paradójicamente, no siempre funciona en la práctica; pero es
un principio que deberemos aceptar siempre que decidamos delegar nuestra
autoridad en otra persona.
El
concepto de responsabilidad se refiere a las tareas o trabajos que configuran
la organización de una empresa.
A recibe autoridad y responsabilidad y éste a
su vez delega en B
La naturaleza de la responsabilidad cambia de
mano.
A es ahora responsable de comprobar que B ejecute el trabajo y que tiene la responsabilidad de realizarlo.
Si A delega en
B , y este a su
vez delega en C , B sigue rindiendo cuentas a A y C a B...
LAS BASES DE LA
DELEGACIÓN
El
empresario ha de tener presente que la función de delegar, obtener resultados y
las tomas de decisiones, se basarán en tres aspectos:
- La delegación refuerza la influencia del Gerente.
- La delegación proporciona el medio para que este Gerente desarrolle el liderazgo a través de la experiencia.
- La delegación aumenta el sentido de responsabilidad del Delegado.
El
empresario no puede realizar por sí solo todo el trabajo de su empresa, por
tanto tiene que delegar.
Algunos
empresarios al sentirse imprescindibles, tienen cierta aversión a delegar. Esto
estaría justificado si no encuentra a nadie que le sustituya en ciertas tareas
significativas.
Pero
desde un punto de vista práctico, los empresarios deben introducir ciertos
cambios en su estructura que propicie la delegación a todos los niveles.
Los trabajos que el empresario debe delegar son:
- Asuntos rutinarios de menor trascendencia.
- Trabajos que eventualmente puedan poner a prueba la capacidad y experiencia del delegado o subordinado.
- Trabajos que el delegado pueda desarrollar óptimamente o que pueda precisar un cierto grado de especialización.
Por el contrario, el empresario no debería delegar
nunca:
- Todo su trabajo.
- Todos aquellos asuntos que por su trascendencia o gravedad precisen la toma de decisiones correctas.
- Asuntos que puedan tener ciertas repercusiones para la vida de la empresa y su continuidad.
- Evaluación de recompensas o castigos al personal, tanto directivo, mandos intermedios y personal de apoyo.
¿COMO DELEGAR
FUNCIONES?
El
primer paso es hacerse las siguientes preguntas:
·
¿Cuál es la necesidad a cubrir?
·
¿En qué departamento o sección?
·
¿Qué niveles de responsabilidad se precisan?
·
¿Qué medidas de control van a tomarse?
·
¿Quién es la persona idónea?
Antes
de determinar la última cuestión, se deben analizar las cuatro primeras.
Desde
estos puntos de vista podremos considerar finalmente que persona está
capacitada técnicamente y psicológicamente, es decir quién aceptará la
propuesta. Una vez tomada esta última decisión, habrá que exponer con claridad
al delegado lo que esperamos de él, es decir, cual es el verdadero objetivo de
su misión.
Posteriormente
se tratarán conjuntamente los pormenores de la misión y se delimitarán las
funciones de la delegación. Es necesario
indicar con precisión hasta donde se le permitirá llegar a la persona en la
ejecución de la tarea delegada.
El
siguiente paso es verificar si se ha comprendido la misión, obtener la
aceptación del delegado y fijar un método o sistema de información ascendente.
Es necesario establecer un tiempo determinado para que el delegado informe de
los resultados.
Todas
las personas vinculadas directamente con la misión deben conocer las tareas
delegadas y a quién se ha delegado. Los resultados deben ser revisados y
evaluados periódicamente.
Siempre
deberemos estar dispuestos para comentar y analizar la situación, pero no
imponer nuestra decisión, ni siquiera de forma indirecta.
DELEGACIÓN
Y ESTRUCTURA
Los conceptos tradicionales de autoridad y
responsabilidad deben adaptarse continuamente al estilo de gestión más
participativo y orgánico. Estas premisas se dan actualmente en la mayoría de
las empresas.
La
definición rigurosa de: estructura, autoridad y responsabilidad de la organización es un aspecto de la escuela
clásica del pensamiento y su contenido hoy, no se considera muy
relevante entre los nuevos empresarios que aplican prácticas más
contemporáneas.
Uno
de los grandes problemas del estilo orgánico de gestión es la falta de atención
que se presta a la estructura formal y la especificación del trabajo, y el
problema es que muchos empleados se sienten inseguros, pues no saben con
exactitud que se espera de ellos.
Hay una cualidad en los empresarios menos
frecuente, mucho más sutil y fina, más rara que las habilidades: es la
capacidad para reconocer el talento.
A
través de mi experiencia como consultor he visto muchas empresas o negocios que
luchaban por seguir adelante y en la que los empleados o trabajadores tenían la
respuesta a los problemas, pero nunca se les pidió opinión.
La
finalidad principal en toda empresa organizada es crear un marco efectivo para
la delegación de responsabilidades y la coordinación de las mismas. No siempre
la estructura es lo más importante, pues no es sino el marco donde las
actividades de la empresa se hacen de forma adecuada.
El
marco es lo más importante porque permite la delegación a través de la propia
organización; lo que importa en este caso es una correcta delegación, más que
una compleja estructura.
La
delegación a través de una estructura organizada significa que todos los
componentes de la empresa: Directores, Especialistas, etc. les han sido
delegada autoridad y responsabilidad por la Dirección General.
Este
a su vez, como ya hemos comentado, lo recibe directamente del Consejo de
Administración, ante el cual deberá rendir cuenta de las actividades especificas,
operaciones y servicios.
Si
la estructura de la organización se ha subdividido, existe el peligro que dicha
estructura pueda presentar, como así ocurre a veces, una actitud
compartamentalizada (reinos de taifas).
Los
delegados aceptarán la delegación en un doble papel de responsabilidad:
- Área especifica de responsabilidad y/o autoridad de su propio puesto.
- Parte de responsabilidad en el proceso general de la gestión, es decir, su responsabilidad corporativa.
Ambos
aspectos se relacionan entre sí, y los dos son esenciales.
RESUMEN
- En este tema hemos observado con detalle como funciona la delegación a nivel individual. Hemos visto los aspectos técnicos de la responsabilidad, autoridad e información sobre los resultados y la aplicación práctica de qué y cómo delegar.
- Hemos analizado también, aunque brevemente, la relación existente entre estructura de la delegación y el concepto de delegación. El propósito de este tema ha sido ilustrar que la delegación es el fundamento principal de la organización de la empresa y que contempla todos los aspectos del proceso de gestión.
RESEÑA HISTÓRICA
¿Cómo queréis que considere
buen gobernante a un hombre que empobrece su reino para enriquecer el mío?.
Anécdota de Bayaceto II, Sultán del Imperio Otomano al escuchar que un
cortesano alababa la prudencia política de Fernando de Aragón, al expulsar los
judíos de España.
Se
podría aplicar al empresario que deja escapar de su empresa a personas válidas
y de talento, a las que no ha dado la oportunidad de demostrar su autentica
valía. Estas se marchan a otras empresas donde si son tenidas en cuenta y
valoradas.
EJEMPLO PRÁCTICO
Un
especialista en Marketing, joven, muy preparado, pero sin experiencia, recibió
el encargo de su Director de organizar el lanzamiento de un nuevo producto: una
cerveza sin alcohol.
El
joven aceptó entusiasmado la oportunidad que se le presentaba, pero debido a su
inexperiencia no aclaró o concretizó los preliminares básicos a tener en
cuenta, los límites de su gestión, ni los recursos exactos con que
contaba. Sus superiores no le habían
aportado suficiente información o no habían determinado los recursos necesarios
para que el joven pudiera tener éxito en su gestión. Es decir, habían fallado en su
responsabilidad; o no habían previsto
correctamente la situación; o no habían realizado una perfecta selección del
candidato.
Los
superiores tampoco habían discutido con él los puntos fuertes y débiles del
proyecto ni habían determinado con claridad cual era el resultado que se
esperaba. No se realizó un feedback
para aclarar las expectativas. O los superiores estaban demasiado ocupados, o
permanecían indiferentes para discutir y resolver los problemas que iban
surgiendo.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro:06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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