El
contenido de este Tema ayuda a comprender lo que es una estructura
organizativa, las diversas formas de implantarlas y los distintos controles por
niveles de actuación. Define las distintas formas de la estructura empresarial.
INTRODUCCIÓN
El
término “control por niveles” (level control) se utiliza generalmente para
definir, cuantas personas dependen de un Director General (Director de
División, Director de Departamento, etc.).
Lo
que pretendemos indicar con esta definición es saber donde se sitúa el Gerente
desde el punto de vista lineal, es decir, que lugar ocupa en el organigrama de
la organización, sin especificar el contenido de sus cometidos funcionales y/o
personales. El control por niveles podrá variar en función, como es lógico, de
las características y circunstancias de la organización, su tamaño o dimensión,
el grado de competencia dentro de los valores de la organización y el grado de
complejidad tecnológica de la misma.
En
este Tema vamos a estudiar los niveles operativos y de eficacia de una empresa,
desde el Director General, Directores de Departamento, Mandos Intermedios, etc.
hasta el personal de apoyo.
No
existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, pero si podremos
identificar los factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los
niveles de la empresa. Lo que sí se verá reflejado, sin duda, es la
personalidad, capacidad y energía de mando del gestor, por el dinamismo de los
activos y los recursos humanos que ha implementado al diseñar la organización
funcional. Habrá que tener en cuenta como es el estilo de la gestión general
dentro de la organización. Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que
propicia las comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de
trabajo, estará habituada a trabajar en equipo, compartiendo
responsabilidades.
Este
tipo de estructura permitirá un excelente control por niveles, favoreciendo la
marcha eficiente de la empresa. Si el control por niveles es demasiado
complejo, los subordinados sentirán frustración al no poder acceder fácilmente
a sus mandos superiores por estar éstos con problemas de tiempo y excesiva
carga de trabajo, sobre todo en las áreas bajo su control que no han sido
delegadas.
EL
CONTROL POR NIVELES Y LAS ESTRUCTURAS
Algunos
consultores de gestión, han determinado que el número ideal de colaboradores
que deben depender de un gestor superior es de cinco o seis. Dependerá en gran medida la naturaleza del
departamento y de las funciones o trabajos a realizar. En el departamento de
Contabilidad, por ejemplo, donde el trabajo es reiterativo, el control por
niveles funciona eficazmente porque el jefe de departamento puede delegar en su
personal y estos realizar los trabajos sin controles exhaustivos.
Sin
embargo, en un departamento con poca estructura, como puede ser el de I+D+i el
jefe del departamento se involucrará constantemente en discusiones sobre la
definición y dirección de los trabajos y colaborará estrechamente en la
aportación de ideas innovadoras.
Para
trabajar con eficacia en un departamento de estas características, el número de
personas máxima serían seis para realizar un control por niveles eficaz.
Para
definir el control por niveles idóneo de un departamento dentro de la pirámide
de la organización, se tendrá en cuenta la relación existente con las funciones
de otros niveles controlados. Las estructuras llamadas “piramidales” - , de pocos departamentos, los gestores superiores
tienen que delegar más autoridad y responsabilidad en los niveles inferiores
para no verse sobrecargados con tareas que no le son comunes habitualmente. Las
estructuras “planas”, con pocos niveles de
autoridad, desarrollan tal vez mayor iniciativa y responsabilidad, con apoyos
constantes de los mandos intermedios.
EL
CONTROL POR NIVELES Y LAS RESPONSABILIDADES
El
control por niveles tiene una consecuencia directa con los “niveles de
responsabilidad”. Un control de niveles más amplio aumenta el nivel de
responsabilidades en el gestor y el nivel de influencia de sus decisiones,
afecta a todos los niveles de la organización.
Desde
el punto de vista práctico, un control por niveles bajo, podría permitir al
responsable de la gestión mantener un control absoluto sobre su área funcional,
pero la experiencia nos ha demostrado que si se amplía el área de actuación,
también aumenta el área de influencia, pues el gestor participa o se involucra
más en los circuitos de comunicación interna de la empresa.
El
control por niveles puede tener un efecto muy significativo en la eficacia y
eficiencia de la organización.
Una
empresa con 150 empleados, con los correctos controles por niveles, permite una
perfecta coordinación de los trabajos, puesto que los mandos intermedios no
necesitan delegar tanto y pueden supervisar y vigilar el rendimiento de la mano
de obra y los trabajos en curso. Los
trabajadores a su vez, pueden satisfacer las exigencias de su superior,
realizando bien los trabajos y no necesariamente deben contribuir con ideas
innovadoras y/o sugerencias.
Esta
misma empresa, con más control por niveles, los gestores se verían agobiados y
tendrían que delegar tareas y perderían la posibilidad de supervisar ellos
mismos los trabajos. Serían entonces los
propios trabajadores los que tendrían que responsabilizarse del control y
organización de sus propias tareas y contribuir entonces con sus propias ideas
para mejorar la productividad.
EL CONTROL POR
NIVELES Y LA COORDINACIÓN
Los
directivos de empresa tienen la misión primordial de coordinar las actividades
de los distintos responsables de cada departamento: compras, marketing,
finanzas, producción, investigación y desarrollo; todo ello variará en función
de que exista un control de niveles, grande o pequeño, es decir una estructura
pequeña, mediana o grande.
Un
grupo capaz de trabajar con cohesión conseguirá descargar tareas a su inmediato
superior, lo que permitirá a éste dedicar más tiempo a la planificación,
presupuestos, políticas y estrategias, así como a otras decisiones
corporativas.
Por
este motivo, deberá existir una comunicación muy fluida que permita disfrutar
de una mayor cobertura informativa, con la creación de equipos homogéneos de
trabajo para mejorar el funcionamiento de la empresa.
Un
control de nivel superior necesita una gran concentración, cuanto mayor sea el
número de departamentos a controlar. El hecho de que nos encontremos ante una
organización pequeña, también es necesario que sus gestores se preocupen de la
coordinación, aunque no existan canales de comunicación tan complejos como en
otras organizaciones superiores.
Nunca olvide…
“Es
preferible una pequeña empresa mal organizada que una grande mal organizada”
La
apuesta de una pequeña empresa por la organización es un objetivo inmediato a
conseguir, mientras que si una gran empresa adolece de una organización eficaz,
puede repercutir negativamente en su desarrollo corporativo.
Sobretodo…
“No
olvidemos que las multinacionales de hoy, tan solo hace 50 años, eran pequeñas
empresas”
Definitivamente…
“La gestión empresarial es una necesidad
imperiosa en la economía moderna. Nada
de remedios-tipo, sino proyectos de racionalización a todos lo niveles de la
organización, para aumentar la productividad y los beneficios de nuestras
empresas”.
Postulado de
CEDEC (Centro Europeo de Evolución Económica) Bruselas.
RESUMEN
- Hemos estudiado detalladamente los efectos del “control por niveles” en las estructuras de las empresas, las responsabilidades y las estrategias de coordinación más eficaces.
- Hemos llegado a la conclusión de que un “control por niveles” en organizaciones menos complejas, fomenta la participación de todos sus componentes y donde se pueden implementar técnicas de gestión modernas.
- Una empresa bien administrada puede tener distintas formas de aplicar su “control por niveles”, en función de los distintos departamentos que configuran la organización. También pueden variar las normas de aplicación según la localización geográfica y otras circunstancias, por ejemplo, las culturales.
__________________________________________________
Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro:06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
______________________________________________________
No hay comentarios:
Publicar un comentario