En
este Tema se evalúa el paso de una organización o corporación centralizada a un
sistema de gestión descentralizada. Distingue lo que es una estructura y otra y
da a conocer las ventajas y desventajas de ambas. Identifica los pasos en el
proceso de descentralización.
INTRODUCCIÓN
En
la unidad anterior hemos visto como es una estructura centralizada, basada en
la organización empresarial tradicional. En este tema vamos a considerar, por
el contrario, una estructura descentralizada moderna.
Anteriormente
observamos como una estructura centralizada limita la eficacia de la gestión de
un empresario. La empresa es vulnerable y depende demasiado del personal
cualificado o de mayor preparación: ofrece pocas alternativas de promoción y
puede causar un efecto negativo en la motivación o interés del personal.
La descentralización aporta mayor eficacia y responsabilidad, cuando las
unidades de negocio periféricas o regionales se encuentran situadas lejos de la
unidad de gestión central, tanto si la empresa es comercial o industrial.
La
descentralización absoluta no es recomendable (que no posible), porque siempre
deberá existir una unidad de gestión centralizada que coordine todas y cada una
de las acciones y sea el punto de referencia de las demás unidades periféricas.
La descentralización es simplemente un tipo de delegación que se basa en las
directrices que recibe de la Central. A esta acción se le llama generalmente “descentralización
de la gestión”.
La
descentralización es importante para la gestión y administración en las grandes
empresas. Aporta suficiente autonomía a los centros periféricos, reduce o evita
complejos circuitos en la información, reduce tensiones en la gestión, etc.
UNIDADES
DE NEGOCIO DESCENTRALIZADAS
Una
organización grande se divide en otras unidades de negocio separadas entre sí,
que a todos los efectos son unidades autónomas. Este tipo de estructura
aun prevalece en muchas organizaciones empresariales. Son las llamadas
comúnmente “sucursales”.
Estas
unidades son responsables del cumplimiento de los objetivos marcados por la
unidad Central y en todas ellas se aplican las mismas políticas económicas,
financieras, marketing, personal, etc. dimanadas de la Central, pero ajustadas
a cada una de ellas respecto a sus necesidades, dimensión o localización.
Existen
varias razones que justifican la descentralización autonómica o regional:
- Los delegados son directamente responsables de la gestión de su unidad de negocio.
- Permite una gestión más ágil, se trabaja por objetivos regionales y el delegado puede desarrollar sus propias iniciativas.
- Cada responsable recibe las especificaciones a implementar en su propia área de responsabilidad y de esta forma se reducen considerablemente las tareas de control por parte de la unidad Central.
- Los resultados de la gestión se pueden medir con mayor facilidad, permitiendo la efectividad de la delegación y el desarrollo personal del responsable.
También
existen una serie de limitaciones a la eficacia de la gestión descentralizada
que estamos estudiando:
- En organizaciones empresariales grandes, la coordinación de las actividades inherentes a esta delegación puede llegar a ser un problema, por lo que será preciso disponer de una unidad Central “potente” que fije los objetivos concretos, como medio para cuantificar y controlar con exactitud el trabajo de las unidades periféricas.
- Cada unidad periférica debe tener una dimensión y/o proyección razonable, si no, se corre el riesgo de llegar al colapso de la misma, bien por verse desbordada por exceso de trabajo o por carecer de personal suficiente para absolver el mismo por un aumento de la demanda. Por ello la unidad periférica tiene que ser capaz de seguir creciendo, de otro modo, surgirían los problemas señalados.
- El diseño de los trabajos, la definición de las responsabilidades, etc. deben estar redactados de forma clara y estimulante para permitir a los componentes de los equipos de gestión, un crecimiento y desarrollo acorde con sus posibilidades y deseos de alcanzar objetivos profesionales y económicos.
DESCENTRALIZACIÓN FUNCIONAL
Existen
departamentos, por ejemplo, Producción o Marketing, que tienen sus propias
responsabilidades. Como es obvio, no es fácil descentralizar sus funciones,
puesto que su coordinación resultaría difícil. En cada uno de estos
departamentos se definen sus objetivos a nivel general de la organización.
La
descentralización funcional es más eficaz cuando ésta se aproxima más al
concepto de descentralización regional o autonómica. Los responsables de las unidades de negocio
periféricas deben ostentar la mayor autoridad posible; de otro modo las ventajas en términos de
desarrollo y motivación serán menores en la organización.
En
una cadena de mando tradicional, los problemas que plantea la descentralización
funcional tienen efectos negativos; a menudo, el establecimiento de una
estructura funcional descentralizada, puede mermar la autoridad funcional y de
gestión “unipersonal”, porque la autoridad no se delega a una persona, sino a
todo el grupo.
CENTRALIZACIÓN
FRENTE A DESCENTRALIZACIÓN
Existe
una cierta confusión respecto al término “descentralización” que a menudo se
define como un método dentro de la organización en la que normalmente se
delegan responsabilidades específicas. Esto ¿nos sugiere que la delegación
es sólo un proceso de descentralización?
La
delegación, como tal, se puede llevar a cabo de la siguiente forma:
- Los procesos de gestión y liderazgo se dividen en unidades pequeñas.
- Los procesos de gestión se dividen de manera que existan responsables especializados para satisfacer al líder.
El
primero supone delegar el liderazgo, en tanto que el segundo únicamente desarrolla
un sistema de consulta a especialistas para ayudar al líder en la toma de
decisiones.
No
obstante, sugerir que la descentralización no es sino el proceso práctico del
concepto de delegación, es bastante ingenuo, porque:
- La delegación puede realizarse bien a nivel general o individual.
- Puede ser de forma permanente o solo temporal.
- Puede englobar tareas rutinarias de poca trascendencia o para la toma de decisiones estratégicas importantes en la política corporativa de la empresa.
En
cambio, la descentralización es un aspecto mucho más específico que la
delegación ya que nos referimos a delegar autoridad y responsabilidad a
unidades periféricas, independientes, dentro de una gran organización.
La
cuestión surge cuando hemos de determinar el grado de descentralización que
hemos de implementar en una organización.
Existen
ventajas tanto en la centralización como en la descentralización; todo es cuestión de sopesar las ventajas de
una y de otra, respecto a las necesidades de la empresa.
La
descentralización se considera más eficiente, pues centra el poder y la
responsabilidad en los Delegados de las unidades de negocio periféricas, puesto
que se supone que este delegado tiene las habilidades suficientes para tomar
decisiones correctas.
No
obstante, existe el riesgo de delegar, cuando los mecanismos de control de la
gestión no es el adecuado.
ASPECTOS
DE LA DESCENTRALIZACIÓN
Una
de las ventajas más importantes de la descentralización es la reducción de los
circuitos, tanto funcionales como económicos, característicos en toda gran
organización; es sobre todo una forma eficaz de reducir o eliminar un
porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.
Otra
ventaja es la rapidez con la que se pueden tomar decisiones importantes al no
tener que consultar constantemente a la unidad Central. La organización en su
conjunto se puede adaptar con mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que
se produzca en su mercado o zona geográfica.
Quizás
la ventaja más importante de una estructura descentralizada es el clima y moral
del personal de las unidades periféricas en la realización de su trabajo:
aumenta la iniciativa y participación de este personal y también la calidad de
las decisiones.
Un
enfoque centralizado de la gestión, puede llegar a desconocer los cambios que
se puedan producir en el entorno o condiciones locales donde estén ubicadas las
unidades periféricas.
En
algunas industrias o comercios detallistas, por ejemplo, esto puede llegar a
ser un factor importante, puesto que una organización descentralizada podrá
determinar políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones nacionales o
países foráneos donde opera la empresa.
VENTAJAS
DE LA CENTRALIZACIÓN
Una
ventaja importante de una estrategia centralizada es la uniformidad de criterios
en las operaciones. En algunas industrias esto puede llegar a ser más
importante que la capacidad de responder con rapidez, como decíamos
anteriormente, a los cambios de las condiciones locales.
Las
grandes industrias piensan que este criterio es el más importante a tener en
cuenta, ya que se enfrentan a responder cualitativamente al público objetivo y
en donde deben mostrar ante el mismo la máxima consistencia y garantía.
El
centralizar, por ejemplo, los servicios Jurídicos que atienden los problemas que
puedan surgir a todos lo niveles operativos y contractuales de la organización,
es más rentable y eficaz que disponer de un abogado en cada una de las unidades
periféricas.
Si
la fuerza de la empresa descansa en la gestión de un equipo de dirigentes en la
unidad Central, una política centralizada puede ofrecer una mayor eficacia y un
mayor realismo de sus capacidades.
Con
frecuencia, la función de una unidad informática central para el proceso de
datos de todas las operaciones de la empresa, donde éstas están normalizadas,
permite un mejor criterio técnico y una mayor eficacia.
Por
ejemplo, las Centrales de Datos de las entidades bancarias.
LA
DESCENTRALIZACIÓN EN LA EMPRESA MODERNA
La
introducción y desarrollo de las nuevas aplicaciones tecnológicas, ha acelerado
el crecimiento de la descentralización y al mismo tiempo, se ha visto el
incremento del poder e importancia de la unidad Central.
Los
especialistas en información están ubicados en la unidad Central, donde
procesan y controlan la información y los servicios que proporcionan los
equipos informáticos.
La
gestión general de la empresa se realiza más eficazmente desde esta base o
unidad operativa y, por tanto, ejecutar eficazmente decisiones que se marquen a
todos los niveles.
El
objetivo es utilizar todos estos recursos de la forma más eficaz y económica
posible. Cuanto mayor sea el volumen de
negocio que genere la empresa, mayor será la complejidad en el tratamiento y
proceso de los datos, por lo que la empresa deberá estar constantemente preparada
para revisar sus políticas y operaciones e incorporar acciones alternativas
para la agilidad en la información.
Estos
servicios, como hemos apuntado anteriormente, se deben realizar en la unidad
Central para asegurar la uniformidad de criterios en todas las unidades
periféricas, y sobre todo, por las ventajas de costes.
Este
planteamiento aumentará lógicamente la carga de trabajo en la unidad Central,
sin perder de vista que también las unidades periféricas podrían resolver parte
de estos problemas organizativos, con una delegación de funciones
adecuada.
RESUMEN
- El dilema de la centralización frente a la descentralización es constante y necesita revisarse periódicamente a la vista de las circunstancias cambiantes de los elementos organizativos de la empresa.
- Se trata de una cuestión de equilibrio y decidir lo mejor en función del tipo de empresa o industria, cultura organizativa y el escenario en que se mueve o se moverá la empresa.
- Los sistemas descentralizados siguen respondiendo al control central a través de los sistemas regulares de información, estudios de mercado, programas de formación, selección y rotación del personal, etc.
- La delegación es la principal finalidad de la estructura de la organización y la forma en que se diseña ésta será parte del carácter esencial de la organización. No puede existir una estructura basada en una única opción. La combinación de ambas es necesario.
Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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