Este Tema trata de la formación
de los grupos y sus relaciones interpersonales. Distingue los grupos formales e
informales e identifica las características de cada uno y la aplicación
práctica de estos conocimientos.
Una empresa se organiza sobre
unas líneas de conducta formales, es decir, se establece una estructura y las
personas que la conforman tienen que aceptar unos requisitos mínimos. Dentro de esta estructura existen una serie
de grupos y subgrupos que tienen a su vez una organización y una estructura que
posiblemente no esté normalizada como la organización formal de la empresa,
basada sobre todo en sistemas, reglamentos y políticas definidas perfectamente
y que afectan a todos por igual. Esta definición
la ampliaremos en el transcurso de este tema, que representa una descripción
exacta para la mayoría de los fines que persigue una organización formal.
Los empleados tienden a formar
pequeños grupos sociales donde pueden hallar seguridad y reconocimiento. A veces es difícil entender el funcionamiento
de estos grupos informales, aunque se ha investigado mucho sobre el tema; la
ciencia de la conducta ha prestado una gran contribución a la gestión
empresarial. No obstante, la base del
funcionamiento de estos grupos informales es demasiado sutil, de forma que el
gestor siempre ha tenido dificultad para aplicar los resultados con suficientes
garantías.
Un “comité” es un ejemplo claro
de grupo formal, donde existen grupos o tendencias informales, dentro de la
propia estructura del grupo. Este es un
problema muy difícil para quien preside el comité, que para tener éxito en su
función debe tener en cuenta la estructura de estos grupos así como las normas
y reglas que prevalecen en la conducta de sus miembros.
CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL
Chester Irving Barnard en su libro “Funciones de los Ejecutivos”, hizo una importante contribución a la teoría de la
gestión. El componente principal de su
teoría era que el ejecutivo “debe
mantener un sistema de cooperación y esfuerzo coordinados en una organización
formal”.
- Una organización formal, es aquella donde las interacciones sociales son coordinadas con una finalidad determinada.
- Una organización informal contempla las interacciones sociales, sin un propósito o acciones mínimamente coordinadas.
La organización formal la configuran una serie de
elementos, tales como: normas operativas, manuales de instrucciones, etc. Para que este tipo de organización funcione
correctamente, es necesario además:
- Un sistema de oportunidades para que las personas se especialicen.
- Un sistema de incentivos para que éstas se motiven y se involucren en la gestión.
- Una organización funcional donde se determinen los niveles de autoridad.
- Un sistema de toma de decisiones basadas en acciones coherentes.
Además, para que esta organización sea eficaz, todas
las directrices organizativas tienen que ser compatibles con los grupos
informales que existen en ella.
Para conseguirlo el gestor ha de
implementar una correcta comunicación entre los distintos grupos, al mismo
tiempo de asegurar que todos sus componentes cumplen fácilmente sus deberes básicos.
Según este concepto, la cooperación entre las
personas es la clave de la eficacia de la organización.
LOS
EXPERIMENTOS DE HAWTHORNE
Entre 1927 y 1932 los experimentos efectuados en la Western Electrical Company de Chicago
en la planta de Hawthorne, al estudiar los grupos informales, trataron de
demostrar la relación existente entre el ambiente físico del lugar de
trabajo (nivel de temperatura, iluminación, etc.) y la productividad de
los obreros.
Sorprendidos al comprobar que una mejor iluminación
no producía mejoras considerables en la producción, los investigadores aislaron
a un grupo de obreros en una sala de pruebas, para observarles más de cerca. Se
realizaron informes diarios de todos los acontecimientos, conversaciones,
discusiones, etc. Ninguno de los factores examinados tenía relación directa con
los niveles de productividad. No obstante,
comprobaron que la producción se incrementó considerablemente y se
mantuvo estable, pese a las alteraciones del ambiente físico que dificultaba el
trabajo.
Esta situación, no cabe duda, había alterado por
completo la situación social de los trabajadores implicados en el estudio, al
aislarlos como grupo del resto de la planta.
Se comprobó entonces que el trabajo en la planta era rutinario,
repetitivo, monótono y no ofrecía la posibilidad del contacto personal entre
los obreros. En la sala experimental, en cambio, se había desarrollado un grupo
que posibilitó un trabajo coordinado, basado en la cohesión, y fue
posible conseguir una elevada autoestima y ser centro de atracción entre los
demás trabajadores.
El alto nivel de producción lo mantenían las
presiones informales del grupo, pues los obreros habían comprobado que su
situación era favorable en todos los aspectos y que solo se mantendría si
mantenían alta la productividad.
La conclusión a que llegaron estas investigaciones
fue, que el grupo de trabajo informal ofrecía al trabajador las siguientes
ventajas:
- Evitarle la monotonía, el aburrimiento y la fatiga en el trabajo.
- Oportunidad para sus relaciones sociales.
- Posibilidad de alcanzar de forma independiente, tareas de trabajo mejores y mayor remuneración.
La tendencia de los empleados a formar grupos
sociales, se caracteriza por lo siguiente:
- El desarrollo de un sistema de posición dentro del grupo informal mantiene los patrones de conducta del grupo.
- El grupo trata de mantener los rangos de los individuos (poder mandar) por su conducta habitual entre sí.
- El líder del grupo normalmente espera contar con el apoyo de los demás, si es que entra en conflicto con un miembro de rango inferior en el grupo.
- Se desarrolla un sistema de creencia que tiende ver a la empresa de forma negativa.
- Los objetivos del grupo entraran en conflicto con los de la empresa y las decisiones de los gestores se verán siempre con dudas y sospechas.
- Un esquema de incentivos propuestos por la Dirección para mejorar la eficacia y la productividad, será juzgada por la mano de obra como un intento de explotación y manipulación por la empresa.
LA COMPARACIÓN ENTRE
GRUPOS FORMALES E INFORMALES
En primer lugar deberemos definir lo que significa
“grupo” para poder establecer lo que tienen en común los grupos formales e
informales.
Dos medidas claras son tamaño y permanencia. Un grupo de
personas en la parada del autobús puede ser lo bastante grande como para
llamarle “grupo”, pero no son lo bastante permanentes para nuestra definición a
menos que se reúnan con regularidad y desarrollen un patrón de interacción
social. Un grupo de trabajadores que
toman el autobús cada mañana para ir a trabajar puede entrar en esta última
categoría.
Un grupo puede distinguirse además por la finalidad
para la que se estableció: un grupo de trabajo en vez de un grupo de amigos,
por ejemplo.
- Un grupo formal se puede caracterizar por normas impersonales e impuestas a sus miembros. Tiene formas fijas de comunicación, y sus miembros por norma, tienen poca influencia en su implantación. Esto puede ocasionar discrepancias en las relaciones y ésta es una de las razones fundamentales por la que los seres humanos tienen la necesidad de desarrollar el grupo informal, dentro de la estructura formal del grupo.
- Los grupos informales se pueden caracterizar por un tipo personal de interacción con métodos flexibles de comunicación. Los miembros del grupo, por lo general, apoyan a otras personas y esto refuerza el valor del grupo para cada uno de sus miembros. Es posible que nos identifiquemos sin que nos conozcan; que pertenecemos a un determinado grupo informal, y que sus miembros reales nos sirven como “referencia” para nuestra propia conducta.
EL
DIRIGENTE Y EL GRUPO
La experiencia viene a demostrar que los dirigentes
industriales que toman las decisiones sobre los niveles de producción o la
adopción de nuevos métodos de trabajo se aferren a sus decisiones, en tanto que
otras decisiones impuestas por otros grupos hallan resistencia, quejas, cambios
continuos de la mano de obra y baja productividad.
Las decisiones bien negociadas entre la empresa y
los sindicatos a veces se reciben con hostilidad y resistencia por parte de los
trabajadores que ven en estos agentes sociales como algo distantes, que no se
interesan e identifican con sus problemas.
Esto ilustra los problemas con que a menudo se enfrentan los
representantes sindicales, de distinto signo o anagrama.
La relación de los líderes sindicales con los
trabajadores es muy importante por su repercusión en la sociedad. En gran medida estos líderes representan a
los grupos de trabajadores en otras instituciones de la sociedad y a veces se
reúnen con otros líderes sindicales para intercambios y toma de postura comunes
ante problemas similares.
Estos líderes representan a los obreros a nivel
local, regional o estatal (comités nacionales).
Representan a sus compañeros de trabajo y les informan de las decisiones
que toman a todos los niveles. A veces
las demandas o exigencias de los trabajadores pueden verse no satisfechas con
las gestiones de sus representantes y los dirigentes sindicales pueden perder
el apoyo de aquellos.
RESUMEN
- Los grupos formales, como los comités de empresa, son muy necesarios en las sociedades democráticas porque toman acciones positivas, fijando objetivos y procedimientos que puedan ser necesarios para el conjunto de la organización.
- Es importante que los gestores empresariales tengan en cuenta el potencial de estos grupos dentro de sus organizaciones. “Radio macuto” como se denomina a veces, es un canal de comunicación tan importante como las estructuras formales montadas por la empresa. Este canal existe en todos los niveles de la organización, desde los niveles ejecutivos hasta el personal de apoyo.
- Muchas veces los ejecutivos que comparten mesa y mantel, se consuelan mutuamente y expresan sus inseguridades y temores o tienen un enfoque más positivo y pueden planificar acciones tendentes a mejorar la gestión.
- La aceptación de un cambio puede depender a veces de cómo manejamos la comunicación del grupo informal, derivadas de las estructuras de comunicación impuestas por la organización. Es muy importante permitir a las personas que puedan discutir sus ansiedades en relación con sus problemas en presencia de la dirección y de sus compañeros de trabajo. Esta discusión permite a los miembros del grupo informal detectar si las ideas sobre el cambio son las adecuadas.
- Las investigaciones en este campo demuestran que existen dos factores que sirven para conseguir el resultado deseado:
a) Una
nueva norma se desarrolla con la participación y discusión
de
ambas partes.
b) Después de tomar decisiones iniciales
compartidas, ayudan a consolidar acciones futuras que puedan plantearse.
EJEMPLO PRÁCTICO
Los estudios sobre temas industriales, demuestran
que el movimiento y cambio de la mano de obra en las primeras semanas del
empleo, es frecuentemente muy alto. Esto puede deberse a muchos factores, por
lo que las empresas deben hacer esfuerzos especiales para integrar a los
recientemente incorporados para evitar que éstas personas se marchen.
Pero estas acciones no deben dirigirse
exclusivamente a la integración de la persona nueva en su grupo, sino que se
deberá prestar atención a la formación y preparación para su nuevo puesto de
trabajo, lo que propiciará una actitud más favorable hacia la empresa, sus
productos y sus dirigentes.
Esta persona se sentirá más a gusto y menos inclinada a tener
sospechas sobre las intenciones de los empresario
Apuntes sobre el pensamiento Chester I. Barnard
1. Subrayó los aspectos psicosociales de la
organización y la administración, en lugar de los aspectos técnicos y
económicos.
2. Consideró la organización como un sistema socia
3. Señaló que la existencia de la organización,
dependerá del equilibrio entre las contribuciones y las satisfacciones que
obtienen a cambio de los miembros de la organización.
4. Estableció la importancia de tomarse en cuenta las
organizaciones informales y sus interrelaciones con la estructura formal.
5. Definió su teoría de la autoridad aceptada,
disposición del subordinado a obedecer al líder, más por sus propias
características que por la posición jerárquica que ostenta.
6. Subrayó la importancia de la comunicación, para
mantener la organización como sistema operativo.
7. Resaltó los factores sociales y psicológicos en su
discusión del ambiente en el proceso de toma de decisiones.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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