En
este Tema se presentan los métodos de control utilizados en la Gestión
Empresarial. Define puntualmente lo que
significa control e identifica los elementos principales de los sistemas de
control aplicados en la empresa.
INTRODUCCIÓN
En cualquier organización, el
control suele estar relacionado con otras actividades, como por ejemplo, la planificación. Esta
actividad detecta e identifica, a través del control, cualquier variación de
los planes existentes y las estrategias.
El “control” es una actividad que
observa los hechos ocurridos y de este ciclo de control, existe una
etapa preliminar que es como se va a realizar dicho control a todas y cada una
de las actividades de la gestión.
Existen otros elementos en el
proceso de control:
- El control financiero, que es llevado a cabo a través del seguimiento de la política presupuestaria y la corrección de las desviaciones.
- El control de personal, para observar el grado de disciplina de los empleados y la influencia que mantienen los mandos intermedios sobre las distintas actividades en línea.
- El control de ventas, para comprobar el rendimiento de las zonas de venta, vendedores, productos, etc.
- El control de producción, para observar la evolución de los costes, rendimiento de la maquinaria, productividad, plazos de entrega, calidad, etc.
El control podríamos definirlo
como una síntesis crítica del funcionamiento de la gerencia, su personal
y demás elementos de la gestión. La
delegación de responsabilidad y autoridad a los empleados es visto por muchos
gerentes como una estrategia que implica cierto riesgo y, para que llegue a
funcionar con éxito, los mecanismos de control deberán ser más eficientes.
EL CONCEPTO DE CONTROL
Kast y Rosenzweig definieron el término control
como: “ la fase
del proceso de la dirección por la cual ésta mantiene la actividad de la
empresa dentro de los límites establecidos de acuerdo a las expectativas de la
misma dentro de su mercado objetivo”.
Estas expectativas pueden ser:
- Implícitas, es decir, lo que se desea hacer.
- Explícitas, en términos de: planes, procedimientos, normas reguladoras de la actividad, etc.
Existen cuatro elementos dentro
de esta definición:
1)
Mantener constantemente la actividad de la empresa.
2)
Prestar especial atención a los clientes
establecidos.
3)
Ejercer algún tipo de medida o contraste.
4)
Comparar los resultados con las expectativas
previstas.
Estos elementos de control
definen los puntos básicos a tener en cuenta en todos los sistemas de control
implantados. Existen algunas actividades
en la empresa a las cuales se les asignan distintos niveles de actuación
esperados. En el proceso de la actividad
se marcan inicialmente unas medidas estandarizadas que posteriormente son
comparadas y valoradas con las que definitivamente se han alcanzado.
La función del control es hacer
que los sistemas operen del modo más eficaz posible. El Director de Producción propone planes que
incorporan:
- La compra de materias primas.
- Personal necesario para alcanzar los niveles de producción.
- La logística en la expedición de mercancías y servicios.
Este control incluye todas y cada
uno de los elementos del proceso productivo.
En cualquier etapa del proceso, el control permanente aporta una valiosa
información que nos sirve para contrastarla con la que habíamos planificado,
permitiendo introducir y/o modificar vectores, e incluso introducir una
estrategia alternativa.
ÁREAS CLAVES DE CONTROL
Todo proceso productivo tiene un
nivel máximo de actuación a alcanzar. En
la mayoría de los casos los niveles son conocidos y sus características pueden
ser fácilmente medidas y controladas. Un
director de producción puede marcarse metas de un determinado volumen de
unidades a fabricar, de una calidad determinada y realizarla en un periodo de
tiempo, por ejemplo un mes.
Existe un procedimiento para
medir regularmente el proceso productivo.
Siguiendo con el ejemplo anterior, a los empleados de producción se les
pide que cumplimenten unos formularios donde deben anotar sus niveles de
producción y detallando cualquier problema o variaciones que se hayan
producido.
Existen una serie de metas
previstas cuyas variaciones pueden ser medidas.
Por ejemplo, el director de producción tendrá unas metas muy concretas
en el control de calidad dentro de unos límites de aceptación definidos,
precisos e inalterables.
Pueden existir normas que pueden
ser modificadas de acuerdo a los cambios
en las condiciones ambientales.
En el control de calidad, por ejemplo, modificaciones en las leyes de salud
y seguridad podrían requerir un cambio en las materias primas o una mejora en
las normas de calidad utilizadas en la fabricación de los productos.
CONTROL POR FASES
La coordinación eficaz es un
elemento importante de los sistemas de control.
No tiene sentido implantar un sistema de chequeo del control de producción
que detecte los fallos y problemas “después” de que el producto haya sido
enviado al mayorista o distribuidor.
La primera fase de control se
conoce como precontrol
y es
preventivo por naturaleza. Por ejemplo
los controles regulares de mantenimiento sobre los equipos de producción,
pueden detectar una pieza o elemento en mal estado que debe ser sustituido
antes de que provoque una avería mayor.
El control simultáneo se lleva a cabo durante el proceso productivo. El supervisor de una fábrica realizará
chequeos constantes sobre la actividad de la mano de obra y, al mismo tiempo,
controlará el funcionamiento de los equipos de producción, verificará la
calidad de la materia prima y los niveles de acabado de los productos
terminados.
En una fábrica de cerámica, por
ejemplo, no servirá de nada que un analista esté controlando la calidad de la
arcilla después que la serie a la cual se refiere ya ha sido utilizada en el
proceso de cocción.
En el Tema 39 y en el ejemplo práctico II,
al analizar la gestión de una empresa y en lo referente al cuestionario de
“producción”, el lector podrá observar que en el cumplimiento positivo de los
distintos pasos del proceso productivo, la anticipación se puede utilizar
como control y, normalmente su correcta observación hará que la
empresa no pierda dinero y se eviten trastornos en la organización.
CONTROL Y MOTIVACIÓN
Una de las grandes ventajas de la
dirección por objetivos es que permite al gerente controlar su propia
actividad. Muchas veces este autocontrol
se considera superior al control impuesto por y desde la propia Dirección
General.
Aunque el control lo hemos
definido hasta ahora de una forma global y estricta, en sí, tiene ciertas
connotaciones emocionales. Para muchos
significa la dominación de una persona sobre otra. Es más, una de las importantes contribuciones
de la Dirección por Objetivos es que nos permite sustituir “gerencia a
través del autocontrol” en vez de “gerencia por dominación”.
El gerente para controlar su
actuación precisa, además de conocer los objetivos de su misión, tener la
preparación adecuada para llevarla a cabo. Estas medidas no necesitan ser muy rígidas, ni tampoco ser exactas; pero si tienen que ser relevantes y debe
prestarle una atención directa y un gran esfuerzo personal.
El gerente debe ser el único
responsable de los resultados derivados de su actuación. Para que esto ocurra solo él debe controlar
la situación, aunque debe actuar dentro de las normas operativas diseñadas por
la propia empresa. Dentro de esos límites,
el gerente debe tener plena libertad para decidir lo que en cada momento se ha
de hacer, ya que él tiene la suficiente información con relación a las
operaciones de la empresa, y es lógico que se le atribuya esa responsabilidad. No obstante, como dijimos, en el Tema 39 estudiaremos con detenimiento
los sistemas de control y motivación de la Gerencia.
RESUMEN
- Como hemos visto la Gerencia es un proceso en el cual el responsable de la gestión coordina el trabajo de otras personas dentro de la empresa. La relación interpersonal es imprescindible, pero en este aspecto el gerente puede actuar basándose en otros instrumentos válidos en su gestión.
- En este Tema se han definido las características de los distintos procesos del control y hemos puesto ejemplos para su ilustración. No obstante, desde el punto de vista práctico y para que el alumno conozca como implantar estas técnicas, en los próximos temas entraremos con más detalle en su explicación.
- Hemos explorado la relación entre motivación y control. La Dirección por Objetivos se presenta nuevamente como una técnica que aporta nuevos y modernos métodos en la gestión y su control. Incluso estos mecanismos de control puede el gerente extrapolarlos y usar esta técnica al resto de su personal más significativo dentro de la organización
EJEMPLO PRÁCTICO
La mayoría de las empresas
fabricantes de automóviles disponen de un servicio de control especial a través
de auditores de calidad. Estos
profesionales analizan funcional y económicamente cada una de las unidades
gerenciales dentro de la compañía y lo hacen periódicamente, por lo menos una
vez cada seis meses. Estos informes son
enviados posteriormente al gerente de la unidad estudiada.
Esto demuestra el sentido
práctico de los responsables del sector, ya que esta información se usa de
forma efectiva para los propósitos de auto-control a los niveles de gerencia.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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