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lunes, 5 de junio de 2017

PREGUNTAS QUE DEBEMOS HACERNOS SOBRE LA GESTIÓN DE NUESTRA EMPRESA


La constante evolución que tiene la empresa como ente dinámico que es, precisa, para ser armoniosa, de un conocimiento y control permanente de la misma.

La falta de recursos, de tiempo o la continua presión a la que está sometido el pequeño y mediano empresario, hacen que la mayoría de ellos no controle su empresa o lo que es peor, no la conozcan.

El empresario debe permanentemente tomar decisiones. ¿Cómo serán éstas si no dispone de una información adecuada para hacerlo?, basándose siempre su intuición. ¿Cuántas veces nos hemos equivocado al tomar una decisión por no tener información para decidir?

Conscientes de las dificultades que lleva consigo dirigir, el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL, pone a su disposición su gran experiencia en el análisis, diagnóstico, control y gestión de empresas, no para sustituirle como empresario, eso es imposible, pero sí para ayudarle y para despreocuparle del control de gestión de su empresa, analizándola, controlándola y aconsejándole permanentemente para que usted la dirija.

Les proponemos la realización de un test diagnostico, cuyo resultado medirá la eficiencia o ineficiencia de su gestión al frente de su empresa.

INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR EL AUTO-DIAGNÓSTICO

El auto diagnóstico está estructurado en diez (10) áreas de gestión de la empresa, a saber:

1. Planificación estratégica.
2. Gestión comercial.
3. Gestión de operaciones.
4. Gestión administrativa.
5. Gestión humana.
6. Gestión financiera.
7. Gestión internacional.
8. Gestión de calidad.
9. Gestión logística.
10. Empresas de familia.

A cada área corresponden una serie de enunciados, que usted debe calificar de 1 a 5, de acuerdo con la siguiente escala:

1. Corresponde a aquellas acciones que no realiza en su empresa.
2. Corresponde a aquellas acciones que ha planeado hacer y están pendientes de realizar.
3. Corresponde a aquellas acciones que realiza, pero no se hacen de manera estructurada (plan).
4. Corresponde a aquellas acciones que realiza de manera estructurada y planeada.
5. Corresponde a aquellas acciones que realiza de manera estructurada, planeada y cuentan con acciones de mejoramiento continuo.

Al final encontrará un resultado en forma de "telaraña" que le permitirá identificar las áreas de gestión en las que la empresa tiene un mejor desempeño, así como en las que existen mayores oportunidades de mejora.


 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

  1. La gestión y proyección de la empresa corresponde a un plan estratégico.
  1. El proceso de toma de decisiones en la empresa involucra a las personas responsables por su ejecución y cumplimiento.
  1. El plan estratégico de la empresa es el resultado de un trabajo en equipo.
  1. La empresa cuenta con metas comerciales medibles y verificables en un plazo de tiempo definido, con asignación del responsable de su cumplimiento.
  1. La empresa cuenta con metas de operaciones medibles y verificables en un plazo de tiempo definido, con asignación del responsable de su cumplimiento.
  1. La empresa cuenta con metas financieras medibles y verificables en un plazo de tiempo definido, con asignación del responsable de su cumplimiento.
  1. Al planear se desarrolla un análisis de: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
  1. Analiza con frecuencia el entorno en que opera la empresa considerando factores como: nuevos proveedores, nuevos clientes, nuevos competidores, nuevos productos, nuevas tecnologías y nuevas regulaciones.
  1. Para formular sus estrategias, compara su empresa con aquellas que ejecutan las mejores practicas del mercado
  1. El personal está involucrado activamente en el logro de los objetivos de la empresa y en la implementación de la estrategia.
  1. El presupuesto de la empresa corresponde a la asignación de recursos formulada en su plan estratégico.
  1. La empresa cuenta con una visión, misión y valores escritos, divulgados y conocidos por todos los miembros de la organización.
  1. La empresa ha desarrollado alianzas con otras empresas de su sector o grupo complementario
  1. La empresa ha contratado servicios de consultoría y capacitación
  1. Se tienen indicadores de gestión que permiten conocer permanentemente el estado de la empresa y se usan como base para tomar decisiones
  1. El personal de confianza es multidisciplinario y representan diferentes puntos de vista frente a decisiones de la compañía.
  1. Se relaciona estratégicamente para aprovechar oportunidades del entorno y consecución de nuevos negocios.



 COMERCIAL

  1. La gestión de marketing  y ventas corresponde a un plan de marketing
  1. La empresa tiene claramente definido el mercado hacia el cual está dirigida (clientes- objetivo).
  1. La empresa tiene definidas estrategias para comercializar sus servicios.
  1. La empresa conoce en detalle el mercado en que compite.
  1. La Empresa tiene definida y en funcionamiento una estructura comercial para cumplir con sus objetivos y metas comerciales
  1. La empresa establece cuotas de venta y de consecución de clientes nuevos a cada uno de sus vendedores.
  1. La empresa dispone de información de sus competidores (precios, calidad, imagen).
  1. Los precios de la empresa están determinados con base en el conocimiento de sus costos, de la demanda y de la competencia.
  1. Los productos y/o servicios nuevos han generado un porcentaje importante de las ventas y utilidades de la empresa durante los últimos dos años.
  1. La empresa asigna recursos para el mercadeo de sus servicios (promociones, material publicitario, otros).
  1. La empresa tiene un sistema de investigación y análisis para obtener información sobre sus clientes y sus necesidades con el objetivo de que éstos sean clientes frecuentes.
  1. La empresa evalúa periódicamente sus mecanismos de promoción y publicidad para medir su efectividad y/o continuidad.
  1. La empresa dispone de catálogos o material con las especificaciones técnicas de sus productos o servicios.
  1. La empresa cumple con los requisitos de tiempo de entrega a sus clientes.
  1. La empresa mide con frecuencia la satisfacción de sus clientes para diseñar estrategias de mantenimiento y fidelización.
  1. La empresa tiene establecido un sistema de recepción y atención de quejas, reclamos y felicitaciones
  1. La empresa tiene registrada su marca (marcas) e implementa estrategias para su posicionamiento.



GESTIÓN DE OPERACIONES

  1. La gestión de ventas corresponde a un plan de marketing
  1. La empresa tiene claramente definido el mercado hacia el cual está dirigida (clientes objetivo).
  1. La empresa tiene definidas estrategias para comercializar sus servicios.
  1. La empresa conoce en detalle el mercado en que compite.
  1. La Empresa tiene definida y en funcionamiento una estructura comercial para cumplir con sus objetivos y metas comerciales
  1. La empresa establece cuotas de venta y de consecución de clientes nuevos a cada uno de sus vendedores.
  1. La empresa dispone de información de sus competidores (precios, calidad, imagen).
  1. Los precios de la empresa están determinados con base en el conocimiento de sus costos, de la demanda y de la competencia.
  1. Los productos y/o servicios nuevos han generado un porcentaje importante de las ventas y utilidades de la empresa durante los últimos dos años.
  1. La empresa asigna recursos para el mercadeo de sus servicios (promociones, material publicitario, otros).
  1. La empresa tiene un sistema de investigación y análisis para obtener información sobre sus clientes y sus necesidades con el objetivo de que éstos sean clientes frecuentes.
  1. La empresa evalúa periódicamente sus mecanismos de promoción y publicidad para medir su efectividad y/o continuidad.
  1. La empresa dispone de catálogos o material con las especificaciones técnicas de sus productos o servicios.
  1. La empresa cumple con los requisitos de tiempo de entrega a sus clientes.
  1. La empresa mide con frecuencia la satisfacción de sus clientes para diseñar estrategias de mantenimiento y fidelización.
  1. La empresa tiene establecido un sistema de recepción y atención de quejas, reclamos y felicitaciones
  1. La empresa tiene registrada su marca (marcas) e implementa estrategias para su posicionamiento.



GESTIÓN ADMINISTRATIVA

  1. La empresa tiene definido algún diagrama donde se muestra la forma como está organizada
  1. La información de los registros de la aplicación de los procedimientos generales de la empresa es analizada y utilizada como base para el mejoramiento.
  1. La empresa involucra controles para identificar errores o defectos y sus causas, a la vez que toma acciones inmediatas para corregirlos.
  1. La gerencia tiene un esquema de seguimiento y control del trabajo de la gente que le permite tomar mejores decisiones.
  1. La empresa tiene definidas las responsabilidades, funciones y líneas de comunicación de los puestos de trabajo o cargos que desempeñan cada uno de los colaboradores.
  1. La empresa cuenta con una junta directiva o junta de socios que orienta sus destinos, aprueba sus principales decisiones, conoce claramente el patrimonio y aportes de los socios y su respectivo porcentaje de participación.
  1. La empresa tiene definidos y documentados sus procesos financieros, comerciales y de operaciones.
  1. Las personas de la empresa entienden y pueden visualizar los diferentes procesos de trabajo en los que se encuentra inmersa su labor.
  1. Las personas tienen pleno conocimiento de quién es su cliente interno,  quién es su proveedor interno y qué reciben y entregan a estos.
  1. La empresa tiene documentados y por escrito los diversos procedimientos para la administración de las funciones diarias.
  1. La empresa posee un reglamento interno de trabajo presentado ante el Ministerio del Trabajo, un reglamento de higiene y una política de seguridad industrial.
  1. La empresa cuenta con un esquema para ejecutar acciones de mejoramiento (correctivas y preventivas, pruebas metrológicas e inspecciones) necesarias para garantizar la calidad del producto o servicio.
  1. Los productos o servicios de la empresa cumplen con las normas técnicas nacionales o internacionales establecidas para su sector o actividad económica.
  1. La empresa capacita y recicla a sus colaboradores en temas de calidad, servicio al cliente y mejoramiento continuo.
  1. El Gerente impulsa, promueve y lidera programas de calidad en la empresa.
  1. La empresa posee un manual de relaciones internas y un código de ética.
  1. La empresa se actualiza sobre las leyes o normas en materia laboral, comercial, tributaria y ambiental.



RECURSOS HUMANOS

  1. La empresa cuenta con definiciones claras (políticas) y se guía por pasos ordenados (procedimientos) para realizar la búsqueda, selección y contratación de sus trabajadores.
  1. En la búsqueda de candidatos para las vacantes, se tienen en cuenta los colaboradores internos como primera opción.
  1. Para llenar una vacante, se definen las características (competencias) que la persona debe poseer basado en un estudio del puesto de trabajo que se va a ocupar (descripción de las tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño requerido).
  1. En la selección del personal se aplican pruebas (de conocimientos o capacidad, de valoración de las aptitudes y actitudes y de personalidad) por personas idóneas para realizarlas.
  1. En la selección del personal se incluye un estudio de seguridad que permita verificar referencias, datos, autenticidad de documentos, antecedentes judiciales, laborales y académicos, y una visita domiciliaría.
  1. La empresa cuenta con proceso de inducción para los nuevos trabajadores y de re-inducción para los antiguos.
  1. La empresa tiene un programa de entrenamiento en habilidades prácticas y técnicas, formación y desarrollo personal para el mejor desempeño de sus colaboradores.
  1. La empresa mide el impacto del entrenamiento en el desempeño del personal y se tiene una retroalimentación continua que permite seguir desarrollando el talento de las personas.
  1. Cada puesto de trabajo tiene definida la forma de medir el desempeño de la persona (indicador) lo cual permite su evaluación y elaboración de planes de mejora.
  1. La empresa está alerta a identificar futuros líderes con alto potencial y colaboradores con desempeño superior.
  1. Se premia y reconoce el cumplimiento de las metas, especialmente cuando se superan.
  1. La planta, los procesos, los equipos y las instalaciones en general están diseñados para procurar un ambiente seguro para el trabajador.
  1. La empresa realiza actividades sociales y recreativas y busca vincular a la familia del trabajador en dichas actividades.
  1. El responsable de la gestión de los recursos humanos guía y acompaña a los jefes para desarrollar el talento de sus colaboradores, analizando no solo la persona sino los demás aspectos que influyen en el desempeño.
  1. La empresa logra que el personal desarrolle un sentido de pertenencia y compromiso.
  1. El trabajo en equipo es estimulado en todos los niveles de la empresa.
  1. La comunicación entre los diferentes niveles de personal de la empresa (directivos, técnicos, administrativos, otros) se promueve y es ágil y oportuna.



GESTIÓN FINANCIERA

  1. La empresa realiza presupuestos anuales de ingresos, gastos y flujo de tesorería.
  1. La información financiera de la empresa es fiable, oportuna, útil y se usa para la toma de decisiones.
  1. La empresa compara mensualmente los resultados financieros con los presupuestos, analiza las desviaciones y toma las acciones correctivas.
  1. Usted como Empresario recibe los informes de resultados contables y financieros en los diez (10) primeros días del mes siguiente a la operación.
  1. Controla usted los márgenes de las operaciones, la rentabilidad y la ejecución de los presupuestos mensualmente.
  1. La empresa tiene un sistema establecido para contabilizar, controlar y rotar eficientemente sus stocks.
  1. La empresa cuenta con un sistema claro para establecer sus costos, dependiendo de los productos, servicios y procesos.
  1. La empresa conoce la productividad que le genera la inversión en activos y el impacto de estos en la generación de utilidades en el negocio.
  1. La empresa tiene una política definida para el manejo de su cartera, conoce y controla sus niveles de rotación de cartera y califica periódicamente a sus clientes.
  1. La empresa tiene una política definida para el pago a sus proveedores.
  1. La empresa maneja con regularidad el flujo de caja para tomar decisiones sobre el uso de los excedentes o escasez de liquidez.
  1. La empresa posee un nivel de endeudamiento controlado y ha estudiado sus razones y las posibles fuentes de financiación.
  1. La empresa cumple con los compromisos adquiridos con sus acreedores de manera oportuna.
  1. Cuando la empresa tiene excedentes de liquidez conoce como manejarlos para mejorar su rendimiento financiero.
  1. La empresa tiene una política establecida para realizar reservas de patrimonio y reinversiones.
  1. La empresa evalúa el crecimiento del negocio frente a las inversiones realizadas y conoce el retorno sobre su inversión.
  1. La empresa tiene protegidos los equipos e instalaciones contra siniestros.



INDICADORES FINANCIEROS

Calcule los siguientes indicadores, a partir del último Balance de Situación y Cuenta de Explotación

INDICADOR
FORMULA PARA CALCULARLO
RESULTADO

Endeudamiento (%)

Pasivo Total / Activo Total x 100

Rentabilidad Operacional (%)


Utilidad operacional / Ventas netas x 100



Rentabilidad Activos fijos (%)


Utilidad neta / Total activos fijos x 100


Tiempo Promedio  recuperación de cartera (días)
(Total Cuentas x Cobrar / ventas) x 360


Rotación inventarios (días)


(Inventario producto terminado /Costo de ventas) x 360

Rotación cuentas por pagar (días)


(Total cuentas por pagar proveedores / total compras netas) x 360





PROYECCIÓN  INTERNACIONAL

  1. La empresa vende sus productos o servicios en más de tres ciudades en el mercado colombiano 
  1. La empresa dentro de las perspectivas para los próximos tres años incluye inserción en mercados internacionales
  1. Ha previsto la protección de su propiedad industrial (marca, producto, patentes) en los países hacia los cuales pretende exportar
  1. La empresa tiene establecidas las fuentes de información para identificar las oportunidades comerciales de sus productos / servicios en mercados internacionales
  1. La empresa ha realizado estudios de mercado en los países de interés sobre la competencia y condiciones de negociación
  1. El producto o servicio cumple con los requerimientos y normas exigidos en el mercado internacional
  1. Cuenta con un producto o servicio diferenciado que fabrica o provee con estándares de calidad internacionales y al que le incorpora innovación permanente
  1. La empresa conoce y tiene previsto todo el proceso y apoyo logísitico requerido para la exportación de los productos o servicios
  1. La empresa tiene establecidas las políticas de precios, descuentos y formas de pagos para el mercado internacional al cual desea llegar
  1. La empresa ha tenido experiencias en ferias, ruedas o misiones internacionales
  1. La empresa tiene identificadas sus fortalezas y debilidades para aprovechar las oportunidades y para hacerle frente a las amenazas del mercado internacional
  1. Conoce la influencia que tiene sobre su negocio aspectos como, tratados de libre comercio, medidas arancelarias y/o restricciones técnicas
  1. La empresa conoce las barreras no arancelarias a las cuales puede enfrentarse su producto o servicio (requerimientos medioambientales - normas de responsabilidad social)
  1. La empresa conoce sobre las ventajas y estímulos para la promoción de las exportaciones
  1. La empresa cuenta con capacidad productiva para atender mercados internacionales
  1. Su empresa cuenta con un modelo financiero que le permita cuantificar un proyecto de internacionalización
  1. Realiza contactos con clientes extranjeros o distribuidores internacionales



 GESTIÓN DE LA CALIDAD

  1. La empresa cuenta con una política de calidad definida
  1. La empresa desarrolla un análisis periódico para identificar los procesos críticos (aquellos que afectan directamente la calidad del producto o servicio).
  1. Los métodos de trabajo relacionados con los procesos críticos de la empresa están documentados.
  1. Los documentos relacionados con los métodos de trabajo son de conocimiento y aplicación por parte de los involucrados en los mismos.
  1. La información de los registros de la aplicación de los procedimientos generales de la empresa es analizada y utilizada como base para el mejoramiento.
  1. La empresa involucra controles para identificar errores o defectos y sus causas, a la vez que toma acciones inmediatas para corregirlos.
  1. La empresa hace pruebas metrológicas e inspecciones a sus equipos (en caso de que se requiera).
  1. La empresa cuenta con un esquema de acción para ejecutar las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar la calidad del producto o servicio.
  1. Los productos o servicios de la empresa cumplen con las normas técnicas nacionales o internacionales establecidas para su sector o actividad económica.
  1. La empresa cuenta con parámetros definidos para la planificación de compra de equipos, materia prima, insumos y demás mercancías.
  1. La empresa se esfuerza por el mejoramiento y fortalecimiento de sus proveedores.
  1. La empresa capacita a sus colaboradores en temas de calidad y mejoramiento continuo
  1. El personal que tiene contacto con el cliente recibe formación y retroalimentación continua sobre servicio al cliente.
  1. El Gerente impulsa, promueve y lidera programas de calidad en la empresa.
  1. El Gerente identifica las necesidades del cliente y las compara con el servicio ofrecido, como base para hacer mejoramiento e innovaciones.
  1. Se mide en la empresa el índice de satisfacción del cliente como base para planes de mejora de la organización
  1. La empresa aprovecha sus logros en gestión de calidad para promover su imagen corporativa, la calidad de sus productos y servicios y su posicionamiento en el mercado.



 LOGÍSTICA

  1. La gerencia revisa periódicamente aspectos relativos a la importancia de la logística para el desarrollo competitivo de la empresa
  1. La empresa se preocupa por mantener información actualizada sobre las características de la cadena de distribución en la que se encuentra el negocio
  1. La concepción de logística que tiene la empresa comprende los flujos de materiales, dinero e información
  1. El gerente y en general el personal de la empresa han establecido los parámetros logísticos que rigen el negocio en el que se encuentra la empresa
  1. En la empresa se establecen responsabilidades y actividades para la captura y procesamiento de los pedidos y la gestión de inventarios.
  1. La empresa cuenta con un responsable para la gestión de compras, transporte y distribución, o  por lo menos establece responsabilidades al respecto con su personal.
  1. La empresa  tiene definido o está en proceso la construcción de un sistema de control para el seguimiento adecuado del sistema logístico
  1. Los trabajos relacionados con la logística cuentan con indicadores de desempeño que permitan optimizar los costos
  1. La empresa cuenta con una infraestructura idónea para optimizar los costos de logística
  1. La empresa analiza y dispone de la tecnología adecuada para darle soporte al sistema logístico
  1. La empresa cuenta con un sistema o proceso para la codificación de sus productos
  1. El grupo humano de la empresa está sintonizado con la operatividad de la logística
  1. La empresa cuenta con un programa claro y probado de gestión de inventarios
  1. La empresa cuenta con información contable oportuna y fiable que potencia el sistema logístico
  1. La empresa revisa periódicamente sus procesos para establecer oportunidades de externalización de los mismos
  1. En la empresa se actualiza permanentemente en aspectos que regulan los procesos logísticos de la empresa
  1. La empresa  planea actividades para garantizar la seguridad del proceso logístico



 EMPRESA FAMILIAR

Nota: Este componente sólo debe ser cumplimentado en caso de que la  empresa sea Familiar.

  1. Los miembros de la familia están capacitados para los cargos que desempeñan.
  2. El ser miembro de la familia es una ventaja para ingresar a la empresa.
  3. La empresa cuenta con una Junta Directiva que los ayude a pensar en la estrategia de la empresa.
  4. La empresa cuenta con un Protocolo Familiar.
  5. Los recursos de la empresa son utilizados para uso personal de los que trabajan en ella.
  6. Las cuentas bancarias de su empresa están divididas de las de su familia.
  7. La empresa cuenta con procedimientos para evaluar y recompensar el desempeño de sus miembros.
  8. Dentro de la empresa, los conflictos familiares son un impedimento para desarrollar la estrategia empresarial.
  9. Como fundador ha pensado en un proceso de sucesión.
  10. Los miembros de la familia consideran que la empresa va a ser transferida a las siguientes generaciones y por lo tanto se cuenta con un programa de formación para posibles sucesores.
  11. La dinámica de la empresa se basa en los valores de la familia.
  12. Existen diferencias entre la visión de la familia y la visión de la empresa.
  13. La empresa tiene establecidos procedimientos y reglas claras para la incorporación y retiro de los miembros de la familia.
  14. Se tiene planeado un proceso de sucesión dentro de la empresa.
  15. Se ha establecido un reglamento para establecer el valor y la venta de acciones.
  16. Se tienen establecidos sistemas de valoración o evaluación para los miembros que trabajan en la empresa con aplicación similar a los miembros familiares.
  17. La empresa cuenta con un Consejo de Familia.

El hecho de verificar la gestión en su empresa le permitirá conocer mensualmente, entre otros, 

  • Los resultados reales de su empresa.
  • La situación económica financiera reflejada en un balance de situación.
  • El dinero realmente generado por la actividad económica.
  • Dónde y cómo ha invertido.
  • La evolución de la relación de sus ventas con sus costes.
  • La tesorería con respecto a sus obligaciones de pago.
  • El grado de endeudamiento.
  • La solvencia.
  • La distancia a la suspensión de pagos.
  • La evolución financiera de su empresa.
  • El grado de dinamismo de los valores de activo.
  • La rentabilidad real del capital invertido.
  • La cifra de ventas a partir de la cual empieza a ganar dinero…

¡ Y otras informaciones importantes para el control de gestión de su empresa 

Pedro Rubio Domínguez

 Es un consejo del

MADRID/ESPAÑA
iege.formacionyconsultoria@gmail.com 
www.institutoeuropeodegestionempresarial.es.tl. 
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