Estos son los consejos básicos que da la compañía estadounidense Iron Mountain y que ayudan a gestionar la información empresarial de forma correcta, en sus soportes de papel, digital y magnético.
1. Haga copias de seguridad a diario. Las empresas necesitan asegurarse de que todos sus datos importantes para la continuidad del negocio cuenten con una copia que esté disponible en el caso de la información original se pierda o se corrompa. Hay que tener en cuenta que esta información puede estar albergada en servidores corporativos, pero también en estaciones de trabajo o portátiles de empleados, lo que a menudo se olvida.
2. Tenga más de un soporte de copia. En el campo de los archivos digitales, mantener una segunda copia de seguridad custodiada en un entorno seguro fuera de la empresa es la alternativa más eficaz de garantizar su recuperación en caso necesario. Además, en relación a los datos de carácter personal, el artículo 25 del Real Decreto 994/1999 establece que deberá conservarse una copia de respaldo y de los procedimientos de recuperación de los datos en un lugar diferente a aquel en el que se encuentran los equipos informáticos que los tratan.
3. Cuide el soporte de sus datos. Las copiasde seguridad en soportes magnéticos deben mantenerse en un lugar seguro, bajo temperatura y humedad constantes, y en un entorno lo más limpio posible. Muchos casos de pérdida de información se producen por errores en el almacenamiento, utilización o manipulación de los soportes. Por eso mismo, hay que procurar no utilizar el mismo soporte dos días seguidos. Lo mejor es tener más de un soporte externo de backup, e ir alternándolos para asegurar la calidad de la grabación de los datos y alargar su vida útil.
4. Identifique la información importante. De todo el volumen de datos de una empresa, el volumen que se considera imprescindible para su buen funcionamiento es de alrededor del 5%. Pero ese pequeño porcentaje es crítico para las operaciones empresariales. Por ejemplo, puede contener información necesaria para garantizar la continuidad del negocio después de una crisis. O puede documentar la situación financiera o legal y preservar los derechos de las partes interesadas de una organización. Saber cuáles son los documentos vitales y tenerlos localizados es imprescindible para asegurar un buen mantenimiento.
5. Conozca quién tiene accesoa esa información y con qué frecuencia. Algunos documentos sólo se consultan una o dos veces al año, mientras que otros son necesarios incluso varias veces al día. No todos los departamentos -recursos humanos, departamento legal, compras, marketing, finanzas- acceden al mismo tipo de información confidencial. Saber quién utiliza qué tipo de documentos ayudará a su seguimiento y control.
6. Asigne responsabilidades en la gestión. La seguridad de la información debe ser un punto a tener en cuenta por todos los departamentos. Incluso en empresas donde este punto sea tarea del departamento de archivos, se deben implantar unas medidas de seguridad y backup que abarquen a la totalidad de la infraestructura. Igualmente, es prudente asegurarse de que la persona que controla el acceso a los archivos no es la misma que se encarga de trabajar con ellos.
7. Encripte sus archivos digitales externos. A la hora de gestionar sus copias de seguridad externas, todavía hoy muchas compañías recurren para su transporte a la mensajería comercial sin ningún tipo de protecciónadicional. Es conveniente efectuar un análisis de riesgos para determinar si el coste de un programa de encriptación compensa los riesgos económicos de una brecha en la seguridad, y determinar si debe implantarse en toda la documentación digital, o solo en la de mayor confidencialidad.
8. Elabore un plan de continuidad del negocio ante una situación de crisis. La pregunta que debe hacerse es: si un desastre provocara la desaparición de todos los documentos de mi empresa. ¿Tengo la certeza de que podría recuperarlos? Los datos son mucho más que cifras; son un activo vital para el funcionamiento de su negocio. Si no puede garantizar su recuperación, y hacerlo en un plazo de tiempo razonable, su rendimiento económico puede verse seriamente afectado.
Jose J. Martin
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