Este
Tema trata de la administración, información y gestión, y el papel que juega el
espacio físico y ambiental al que llamamos Oficina.
Este Tema demuestra como la buena
organización de nuestra oficina contribuye a la eficiencia de la empresa.
Identifica el propósito de la oficina y sus componentes.
INTRODUCCIÓN
Un E.P.C. (Espacio Profesional Compartido) o
también llamado la Oficina Administrativa ha sido definido por el IEGE, como:
“El
espacio empresarial que se encarga de albergar los servicios de información,
administración, planificación y comunicación en los cuales la Dirección de una
empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y logra sus objetivos”. Es lo que en términos coloquiales denominamos “La oficina”.
El contenido de esta definición
nos indica que la función principal de una oficina es la de prestar servicios
tanto a la Gerencia como al resto de la organización. Puede considerarse como el proveedor de un
espacio físico donde la empresa tiene centralizados las distintos departamentos
que operan en las áreas de:
- Comunicaciones (tanto internas como externas).
- Información (registro y transmisión de datos).
- Control permanente de personas y sistemas de
trabajo.
La función primaria de la oficina
es la de un “centro
de información y de negocio”. La información llega al
Centro, se procesa y luego es archivada o es enviada de nueva de forma
simplificada o ampliada a los grupos interesados en esa información.
FUNCIONES BÁSICAS DE
LA OFICINA
La oficina es la base operativa
para el cálculo y control permanente de la empresa donde se encuentran los
servicios de contabilidad y se realizan diariamente las diversas transacciones
de negocio. En
definitiva la oficina es la razón de ser de la existencia de cualquier empresa.
Los sistemas de registro de los
procesos de información son la base principal de la empresa donde todos los
empleados saben donde encontrar los distintos informes sobre la evolución
económica de la misma y los nuevos datos que quieran incluir como nueva
información.
La oficina es el lugar físico
donde son archivados los informes, correspondencia, etc. que reflejan los
movimientos económicos, comerciales, industriales, etc. Los procedimientos y
niveles de los circuitos de documentos deben ser simples y no complejos, con un
orden establecido y que permitan la existencia de cualquier excepción, en este
sentido.
LOS COSTES ESTRUCTURALES DE LA OFICINA
Los gastos generales de una
oficina son posiblemente los más altos que las empresas tienen que soportar, por
lo que es muy importante que los costes del servicio sean revisados y/o
actualizados periódicamente.
Los costes más significativos de
la oficina son los referidos a:
- Alquiler del local.
- Equipos informáticos y ofimáticas.
- Mantenimiento (electricidad, calefacción, aire
acondicionado, teléfonos, etc.)
- Materiales (consumibles y fungibles).
- Salarios y beneficios del personal.
- Gastos y dietas de los viajes a la Oficina Central,
del personal directivo, vendedores, etc.
El desarrollo tecnológico de los equipos
crece rápidamente y facilita enormemente el desarrollo de las tareas
administrativas, con procesadores de textos y otros equipos informáticos cada
día más sofisticados y efectivos. Si la
empresa incorpora los elementos
adecuados a sus necesidades, aunque estos supongan una gran inversión, los
costes de personal administrativo y demás gastos generales se verán reducidos.
Las oficinas que incorporan en
sus instalaciones una red tecnológica producen los mismos resultados. Existe la tendencia creciente hacia la
oficina centralizada a la cual se pueden conectar otras oficinas periféricas
virtuales a través del aprovechamiento integral de la red telefónica.
Los costes de estas
implementaciones son importantes pero reducimos el coste al no tener un excesivo
número de empleados, como también el espacio físico de oficina requerido para
las unidades de negocio descentralizadas.
Los gastos de gestión
administrativa y comercial pueden reducirse aún más por la tendencia de muchas
empresas de desplazar los trabajos de algunos empleados hacia “la oficina en
casa”. Algunos ejecutivos ya no
necesitan ir a la oficina diariamente ya que pueden conectarse a la misma a
través de un ordenador portátil conectado a la Oficina Central de la empresa.
Estas facilidades están afectando
a la actitud tradicional de estos ejecutivos hacia los trabajos burocráticos
que realizaban anteriormente en la oficina apoyada por la secretaria o personal
administrativo. Algunos ejecutivos,
sobre todo de generaciones anteriores creen que se encuentran desplazados fuera
de la red de comunicaciones, que todo se basa cada día más en las nuevas
tecnologías. La mayoría de ellos son conscientes que necesitan aprender
rápidamente a manejar estos instrumentos de gestión puestos a su disposición.
El alquiler de los locales, los
costes de mantenimiento de los mismos, los desplazamientos, etc. podrán
reducirse al considerar la oficina como una red tecnológica. El coste de los equipos es mucho mayor, como
decíamos anteriormente, pero están debidamente compensados por la eficiencia y
rapidez del servicio obtenido.
Finalmente y desde la óptica de
la reducción de costes, los empresarios están descubriendo que con las nuevas
aplicaciones tecnológicas, sobre todo la informática de gestión, es muy fácil y
cómodo controlar la actuación de los distintos operadores y al mismo tiempo
mantener un registro de todas las transacciones. El trabajo en éste área está entrando en una
nueva fase en términos de eficiencia y productividad.
LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Las comunicaciones dentro de la
empresa, como entre ésta y su mercado o entorno económico, dependen de la
correcta circulación de la información entre las partes involucradas. Se requieren sistemas adecuados para asegurar
que los distintos departamentos funcionales logren sus objetivos. Los sistemas de ofimática e informáticos
están diseñados para aportar un gran número de procedimientos sistematizados
para alcanzarlos.
Los principios de una correcta
gestión empresarial han sido llevados a cabo durante muchos años, todo ello
basado en la experiencia y la práctica de los gestores. Sin embargo, al cambiar las demandas
funcionales de una organización comercial, por ejemplo, también los sistemas de
control deben responder a la nueva situación.
Existen en la actualidad ciertas
consideraciones básicas que deben ser establecidas antes de implementar o
revisar los procedimientos administrativos:
- El propósito de la oficina periférica y el papel que
representa dentro de la organización general.
- Las interacciones con otras unidades de negocio y
con el mercado objetivo.
- La naturaleza y la vigencia de los sistemas
disponibles para la gestión administrativa.
- Los procedimientos empleados: cómo están diseñados y
por quién.
- Los métodos empleados y los equipos implantados.
- La planificación y control de los trabajos para
verificar los resultados alcanzados (cantidad y calidad).
El objetivo de éste análisis
funcional debe ser conocido y entendido por todo el personal afectado. Una
revisión detallada de las actividades de la oficina puede ser percibida por los
empleados como una amenaza en su futuro, si no se explican los beneficios que
aportará al conjunto y se hace todo el esfuerzo para obtener su cooperación.
Antes de analizar los
procedimientos actuales deberemos definir claramente el propósito que se
pretendió en la implantación inicial y demostrar que la nueva implantación
puede ser lograda alterando los antiguos procedimientos.
La definición del propósito de la
revisión, es decir, lo que se pretende lograr, es la parte más importante y
quizás la más difícil en este análisis preliminar. Sin
embargo, es un paso esencial si la solución que va a ser establecida es
mejor y más efectiva en costes que la anterior.
A veces esta definición de
propósitos es mal interpretada en el enfoque: deberemos estudiar el fin--el
propósito-- que pretendemos conseguir antes que el método. Una vez que el nuevo procedimiento ha sido
establecido, la selección del método y las actividades que intervienen pueden
iniciarse sin problemas.
Los procedimientos deben ser
diseñados sistemáticamente para asegurar que todos los objetivos establecidos
en dicho procedimiento son cumplimentados.
El uso correcto e imaginativo de los recursos disponibles de los procedimientos
y métodos aplicados, ofrecerán sin duda un servicio superior a la empresa y a
sus gerentes funcionales.
Una vez establecidos estos
procedimientos, deben ser formalmente registrados y las actividades controladas
para asegurarnos que están de acuerdo con el procedimiento normalizado. Estos formarán parte del manual de calidad de
la gestión funcional interna de la empresa.
Un proceso sistemático claramente definido, aprobado y posteriormente
establecido, nos aportará siempre resultados óptimos en nuestra gestión.
RESUMEN
1. Los trabajos administrativos
tratan de examinar los documentos de la empresa y decidir que hacer con ellos,
chequeando su contenido, verificando si los datos están completos y son
correctos, clasificarlos, trasladar datos de un documento a otros, realizar cálculos,
codificarlos, etc. Todas estas tareas o
“papeleo” pueden ser verificados con la rapidez que aportan los equipos
ofimáticos e informáticos.
2. Los puntos importantes que debemos
recordar siempre sobre el trabajo de la oficina, son:
- La existencia de un circuito
definido para recibir, procesar y obtener los resultados esperados.
- La existencia de archivos con el
objeto de guardar y custodiar todas las actividades procesadas y referidas a
las actividades de la empresa.
- La naturaleza reiterativa del
trabajo de acuerdo con las instrucciones marcadas.
3. El trabajo realizado en la oficina
permite que los distintos sistemas de comunicación, oral y escrita, sigan su
curso. Los cambios en la organización de
la oficina presentan nuevas responsabilidades para la Gerencia. Estas estructuras deben resaltar la
importancia de una comunicación eficaz y eliminar en lo posible los hábitos
jerárquicos y rígidos en cuanto a la relación empresa—empleado. Sin
embargo, toda nueva implantación traerá consigo sus propios problemas de
control y seguridad.
4. El carácter de la oficina ha
cambiado con la introducción de las nuevas tecnologías. La estructura de la organización y los
sistemas de control aportan mucha más disciplina en el trabajo administrativo,
lo que a veces provoca tensiones en las relaciones tradicionales entre
empleados y directivos.
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Este Tema forma parte
de la serie "Cuadernos de Gestión Empresarial" editados
por el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
Titulo: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Autor: Pedro Rubio Domínguez
ISBN-84-689-7602-4-Registro: 06/21440
Pueden reproducir los textos (sin
finalidad comercial) citando la fuente:
© Instituto Europeo de Gestión
Empresarial- Madrid (España) CIF B78404290
"INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL"
© Pedro Rubio Domínguez
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