Gestionar una empresa no es solo saber comprar bien, vender bien, tener un personal adicto, tener unos beneficios razonables… Todo eso, como el valor del soldado, se presupone. Los tiempos que estamos viviendo y más aún los que se nos avecinan, hacen que tengamos que estar preparados para afrontar situaciones que, con toda seguridad, serán muy duras y muy distintas a las del pasado.
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DIEXSA (Distribuidoras Extremeña S.A) es una empresa de tamaño medio que distribuye bebidas refrescantes a clientes de su zona de acción que comprende las provincias de Cáceres y Badajoz. y localidades importantes de algunas provincias limitrofes. Tiene un almacén central y varios centros de distribución ubicados estratégicamente. El tipo de cliente de DIEXSA va desde cadenas de supermercados a pequeñas tiendas de barrio. Por norma, las cadenas de supermercados realizan pedidos de forma periódica y fija, aunque pueden realizar cambios en el momento de entrega. Las tiendas pequeñas de barrio suelen proveerse directamente del camión de reparto sin realizar pedidos con antelación. El volumen de los pedidos varía, alcanzando el máximo en la estación más calurosa y durante las vacaciones.
El proceso que va desde el pedido a los distintos fabricantes de bebidas a la entrega del producto al cliente y la devolución de los envases vacíos. Esto comporta un número de subprocesos: inventario, pedido de compra de bebidas, suministro a los centros de distribución y entrega. Todos estos subprocesos son interdependientes y las actividades de un subproceso suelen iniciarse gracias a un suceso en otro. Por ejemplo, el pedido de bebidas a los fabricantes se inicia automáticamente cuando almacén central descubre que se ha alcanzado el nivel de reaprovisionamiento.
Un equipo de consultores del IEGE se entrevistó con la gerencia de la empresa, y en un primera toma de contacto se comentó cual era la filosofía de la empresa desde su fundación, estableciendo los puntos fuertes y los débiles, con el fin de determinar cual sería la forma de establecer un organización moderna y eficaz con vista a contrarrestar la presencia de la competencia, que ya estaba comiéndoles terreno en su actividad, con la pérdida de clientes.
Un equipo de consultores del IEGE se entrevistó con la gerencia de la empresa, y en un primera toma de contacto se comentó cual era la filosofía de la empresa desde su fundación, estableciendo los puntos fuertes y los débiles, con el fin de determinar cual sería la forma de establecer un organización moderna y eficaz con vista a contrarrestar la presencia de la competencia, que ya estaba comiéndoles terreno en su actividad, con la pérdida de clientes.
Las conclusiones de nuestros consultores en esta primera toma de contacto fue que para gestionar la logística y distinguir las distintas interdependencias en el proceso de suministro y entrega donde en algunas zonas se están produciendo problemas con la asignación de recursos en el sistema:
- Algunos trabajos planificados tienen un plazo de espera muy largo hasta conseguir que los recursos estén disponibles.
- Algunos recursos se sobrecargan, con lo que se producen problemas de rendimiento.
- Cuando un recurso con sobrecarga se elimina temporal o permanentemente, las definiciones de trabajo deben cambiarse manualmente para utilizar un recurso nuevo.
Los problemas son especialmente evidentes durante el proceso de reconciliación al final del día. Este proceso se inicia cuando regresa el último camión de reparto y debe completarse para que pueda iniciarse la planificación de la ruta de reparto del día siguiente.
La parte principal del proceso de final del día es la base de datos de las transacciones diarias. Esta base de datos contiene una gran variedad de transacciones: transacciones de envío de cada artículo en un pedido de cliente, transacciones de envío para cada carga de entrega, transacciones de recepción de los artículos devueltos, transacciones de recepción de los envases vacíos, transacciones de ajustes en la facturación del cliente si el volumen del pedido se ha modificado en la entrega. Estas transacciones se utilizan para actualizar las bases de datos siguientes: pedidos de clientes y facturación, inventario y contabilidad general.
La parte principal del proceso de final del día es la base de datos de las transacciones diarias. Esta base de datos contiene una gran variedad de transacciones: transacciones de envío de cada artículo en un pedido de cliente, transacciones de envío para cada carga de entrega, transacciones de recepción de los artículos devueltos, transacciones de recepción de los envases vacíos, transacciones de ajustes en la facturación del cliente si el volumen del pedido se ha modificado en la entrega. Estas transacciones se utilizan para actualizar las bases de datos siguientes: pedidos de clientes y facturación, inventario y contabilidad general.
En un margen de tiempo pequeño deben completarse las tareas siguientes:
- Actualizar la base de datos de inventario con los artículos devueltos.
- Actualizar la base de datos de inventario con los envases vacíos devueltos.
- Actualizar la base de datos de pedidos de clientes y facturación para que se tengan en cuenta los cambios realizados en los pedidos y se creen pedidos y facturas para los clientes que se han provisto de artículos desde el camión directamente.
- Actualizar la base de datos de contabilidad general.
Realizar una verdadera y realista base de datos de las transacciones realizadas y guardar la información base datos de informes de gestión para realizar posteriormente un análisis de tendencias de compra que se utilizará en las campañas promocionales del futuro.
Realizar diversos informes con distintos niveles de detalle de las transacciones por artículo, por cliente y por ruta de reparto con el fin de analizar la rentabilidad de las líneas de productos y las rutas.
Propuesta de intervención del Dpto. de Análisis y Activación de Empresas del IEGE
Mediante un informe preliminar de nuestras conclusiones, la empresa decidió aceptar nuestras propuestas de intervención que consistían principalmente en mantener un conjunto de recursos del sistema, identificar aquellos recursos que se corresponden con los requisitos de un trabajo y asignar dinámicamente el trabajo a un recurso coincidente que esté disponible en el momento del envío.
La organización actual cumplía los requisitos de planificación de trabajos, resolución de dependencia y asignación eficaz de los recursos. El responsable de la logística implementará a partir de ahora los recursos informáticos que se utilizan normalmente para realizar las tareas asociadas con la base de datos de transacciones en el proceso de reconciliación de final del día. De esta manera, podrá comprobar si con la asignación dinámica se logra un uso más eficaz de los recursos.
La organización actual cumplía los requisitos de planificación de trabajos, resolución de dependencia y asignación eficaz de los recursos. El responsable de la logística implementará a partir de ahora los recursos informáticos que se utilizan normalmente para realizar las tareas asociadas con la base de datos de transacciones en el proceso de reconciliación de final del día. De esta manera, podrá comprobar si con la asignación dinámica se logra un uso más eficaz de los recursos.
La aplicación del hardware que a partir de ahora realice el responsable de la logística le proporciona un conjunto de información detallada sobre los sistemas informáticos, los sistemas operativos, los sistema de archivos y las conexiones de red. Además de ver los recursos que están disponibles, dicho responsable, podrá asignar de forma precisa los recursos a los requisitos de trabajos, identificar los sistemas informáticos que tienen acceso a las distintas bases de datos.
A continuación, dicho responsable podía determinar las definiciones de trabajos y proporcionar así un flash informativo de los recursos lógicos y físicos necesarios para el trabajo.
La implementación estratégica consistió a la toma de decisiones con respecto a:
Pedro Rubio Domínguez
Consultor
IEGE/MADRID/ESPAÑA
La implementación estratégica consistió a la toma de decisiones con respecto a:
- Desarrollar una estructura organizativa, con una estrategia de negocio bien definida.
- Asegurar que las actividades programadas para lograr esta estrategia se realicen con total efectividad.
- Controlar permanentemente, a través de nuestro Servicio Técnico, para conseguir que los objetivos de la organización se cumplan. (revisión semestral)
Con esta propuesta de colaboración el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL dio respuesta a las necesidades de la empresa. garantizándole a través de la transferencia de nuestro know how, la rápida y efectiva adaptación a las nuevas condiciones del mercado.
Pedro Rubio Domínguez
Consultor
IEGE/MADRID/ESPAÑA
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Apuntes del editor:
EVALUATION: información avanzada para la mejora competitiva
EVALUATION es un nuevo servicio que pone a su alcance información útil para la toma de decisiones en el ámbito estratégico de la empresa.
Usted podrá obtener a través de este servicio productos de información que le permitirán:
ü CONOCER a las empresas de su entorno.
ü VIGILAR a los competidores.
ü SITUARSE en el sector y disponer de ayudas para
ü PLANIFICAR su futuro
Los informes EVALUATION son entregados por escrito y comentados por un Consultor del IEGE.
Precio: 1.850,00€ + IVA
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Información adicional:
Instituto Europeo de Gestión Empresarial
Dpto. de Análisis y Activación de Empresas
iege.formacionyconsultoria@gmail.com
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