¿Cómo será el mundo laboral en el futuro? ¿Cómo y, sobre todo, dónde trabajarán las personas?
Las oficinas están cambiando constantemente su cara. Muchos nuevos desarrollos hacen de la oficina clásica un modelo discontinuado, la innovación no se detiene y la obsolescencia se acelera. Se impone la oficina abierta, pero no es ajena a ciertos peligros.
Muchas personas se hacen estas preguntas y se dan respuestas diferentes, algunas de ellas toman como referencia proyectos emblemáticos como los de Google o Microsoft. Pero éstas no son la panacea. No se trata de conceptos generales, sino de conceptos especiales, también de nuevas técnicas de comunicación o de las actitudes de la generación más joven".
En particular, las técnicas de comunicación son un desafío especial. Solo con disponer de Wi-Fi permite trabajar desde donde y cuando se quiera. Esto también trae consigo cambios en el comportamiento de la generación digital que ha entrado en el mundo laboral.
En los espacios dedicados al trabajo de oficina existe una creciente necesidad de comunicación, tanto entre los que están presentes en la misma planta abierta, como de éstos con el exterior, una de cada seis personas se pasa más de media jornada atendiendo llamadas o participando en videoconferencias.
La "oficina sin papel" es, bajo un punto de vista radical, ilusoria, pero, la digitalización ha permitido reducir de manera considerable el archivo, hasta el punto, que solo los contratos o similares se archivan hoy en carpetas".
Uno de lo grandes ideales de cualquier empresa es que sus colaboradores alcancen su máximo nivel de productividad al realizar su trabajo. Las oficinas flexibles contribuyen a lograr este objetivo.
Se trata de brindar a cada colaborador la libertad de elegir su área de trabajo a fin de que este espacio le resulte cómodo y agradable para cumplir con sus funciones, agudizando así su capacidad para resolver problemas, aumentando al máximo su nivel de productividad dentro y fuera de la oficina.
Las tecnologías móviles se convierten en una excelente herramienta en el interior de una oficina flexible, ya que al utilizarlas cada colaborador puede elegir el espacio más cómodo para realizar sus actividades y las personas, sin duda alguna, son mucho más productivas cuando la tecnología les permite llevar el trabajo a cualquier parte.
Sin embargo, esta tendencia va mucho más allá de la importancia de la movilidad, las oficinas flexibles pretenden también imitar la hospitalidad de un hogar, adaptando sillones y espacios de grupo para que los trabajadores interactúen entre sí y generen un mejor clima organizacional. O ¿acaso las mejores ideas no surgen en las reuniones de café?
La adaptación de una oficina flexible no implica gastos adicionales para las empresas, por el contrario, se traduce en ahorro significativo ya que implica un mayor aprovechamiento del espacio, se reducen costos de operación hasta un 30% y se incrementa la productividad.
Sin mencionar el bajo impacto ambiental, ya que la movilidad que ofrece una oficina flexible permite
reducir también el consumo de energía.
Aunque sin duda se trata de un cambio difícil, que requiere transformar la cultura organizacional de las empresas, esta tendencia contribuye a encaminar los esfuerzos a objetivos claros y alcanzarlos con mayor eficiencia, ya que se rige bajo el principio de que el trabajo es aquello que las personas realizan todos los días y no el lugar en el que lo hacen.
De acuerdo con datos de Scientific American, cada vez más empresas adoptan ya este modelo y para el año que viene el 90% de las empresas del mundo lo habrá adoptado.
Los peligros de la oficina abierta
Pero, esta forma de trabajar crea muchas distracciones, por lo que es necesario disponer de muchos más puntos en los que los empleados hablen entre ellos, como la cafetería, una sala creativa o sala de reuniones clásica. Hay muchas maneras de separar las zonas, sin necesidad de sacrificar la flexibilidad.
En el espacio abierto con frecuencia solo se cuidan la acústica y la climatización, pero debe haber un espacio especial para el trabajo que requiere concentración, además de espacios de comunicación altamente desarrollados".
La oficina abierta parecía muy prometedora: diseño minimalista, colaboración espontánea, conexiones más profundas entre compañeros de trabajo... Pero también es un ambiente ruidoso, caótico y lleno de distracciones que dificultan constantemente la concentración y el trabajo. Gente que habla fuerte, sonidos telefónicos y notificaciones, el de marketing, que no para de hablar por teléfono, celebración de festejos y en las oficinas más modernas las derivadas de los espacios de ocio, como el futbolín y los videojuegos.
Según una encuesta realizada por Poly, entre 5.151 trabajadores de oficina de empresas de distintos tamaños, pertenecientes a las cuatro generaciones que conviven hoy en el mundo laboral, y que trabajan en diez países distintos, al 51% de los empleados les gusta los espacios de trabajo abiertos, dado que aumenta la productividad y la colaboración. A pesar de eso, más de dos tercios de los encuestados (72%) creen que serían más productivos si se redujeran las distracciones en esos entornos diáfanos.
De hecho, el 99% afirma sufrir distracciones en su área de trabajo abierta, y cuatro de cada diez personas que trabajan en espacios de este tipo declaran que se distraen muy a menudo.
Esto afecta directamente a la productividad: uno de cada tres empleados pierde cada día por lo menos una hora de concentración en sus tareas por esta causa.
Sin embargo, cada generación es diferente. El 55% de la generación Z y el 56% de los milenials prefieren estos espacios, frente a solo el 38% de la generación del baby boom.
Si ponemos el foco en España, siete de cada diez empleados prefieren los espacios abiertos. El 75% de los entrevistados en nuestro país destaca la necesidad de disponer de silencio para poder trabajar. El 78%, dos puntos porcentuales más que la media mundial, señala las conversaciones telefónicas en voz alta como el principal motivo de distracción, mientras que los ruidos típicos de la oficina como fotocopiadoras, impresoras y el aire acondicionado son los que mejor se toleran
Formas de reducir las distracciones
La dirección debe evaluar los niveles de ruido, así como las molestias que se producen en estos espacios de trabajo, por lo que debe elaborar directrices sobre los niveles apropiados y permitidos.
Además, deben crearse zonas silenciosas y de libre acceso para cuando los empleados necesiten concentrarse y trabajar en silencio.
Por otra parte, debe mejorarse el diseño de la oficina. Se recomienda usar paneles para insonorizar, reduciendo las superficies duras que amplifican los sonidos y añadir ruido blanco para disminuir el ruido de fondo.
La apuesta por la tecnología es fundamental, pero proporcionando herramientas como auriculares, teléfonos o sistemas de videoconferencias con tecnología de anulación de ruido y alta calidad de vídeo y audio.
También se hace necesario formar a los empleados para que hagan un uso correcto de las plataformas on line.
Finalmente, se debería analizar la satisfacción de los empleados a través de parámetros que incluyan también la evaluación de la experiencia en los espacios de trabajo.
La oficina sostenible
Actualmente las oficinas ecológicas o eco están dando un vuelco al concepto moderno de un despacho donde se prima la salud del usuario y un mobiliario reciclado sin desperdiciar esa imagen que se ofrece a los clientes de responsabilidad ambiental y profesionalidad.
No basta con que el edificio sea sostenible, es necesario que la red de transporte público llegue a sus inmediaciones.
De poco sirve la sostenibilidad del inmueble si cada día acuden a él un número elevado de automóviles privados que recorren una media de 30 kilómetros.
Equipo de redacción:
SPANISH REAL ESTATE
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