El trabajo crece, se expande y se complica. Sin medidas drásticas puedes hacer poco para evitarlo pero sí que puedes hacer mucho en esto: cómo lo afrontas. Y ahí, la anticipación, es vital para que puedas con él sin morir en el intento y además brillando.
La preparación, el ir «por delante de», mirar ciertas cosas antes de que pasen, actuar con iniciativa con fechas y plazos… son cosas que poco tienen que ver con tu aptitud, y sí con tu actitud, y que marcan definitivamente cómo haces tu trabajo y hasta qué tipo de profesional vas a ser.
La anticipación e ir por delante de tu trabajo es algo que se puede entrenar.
Y vale más que malgastar tu energía haciendo «listitas».
La anticipación (y su contraria, la no-preparación) está presente en numerosos momentos de tu trabajo. Y por repetidos la mayoría terminan perdiendo relevancia… vamos, que pasamos olímpicamente. Por eso me gustaría ahora repasar contigo los cinco que posiblemente más impacto tengan. Empezar a cuidarlos primero, y potenciarlos después, implicará mejoría sin cambios traumáticos ni bravuconadas que terminan a los dos días. (Y ese «cambio inteligente» paulatino pero constante es el que seguro te vendrá mejor. A mí me funcionó. Me funciona).
1. Prepara reuniones y ciertas llamadas
Creo que todos preparamos las reuniones importantes. Aunque sea por instinto de supervivencia profesional o por temor a hacerlo mal, uno mira las cosas antes. Pero, ¿qué hay de las otras reuniones de trabajo más cotidianas (que además son mayoría)? Pasamos de ellas y las vemos como una molestia necesaria. Total, que entramos en ellas sin haber mirado nada. Y así nos va.
SOLUCIÓN: cuando fijes o aceptes una reunión crea inmediatamente una tarea en tu lista 1-2 días antes, para poder prepararla bien. Muchas veces 15 minutos bastan para mirar y anotar lo que vas a tratar, los puntos clave, etc.
2. Habla el «lenguaje de las fechas» y plazos
Las fechas y los plazos es lo que te permite a ti estructurar tu trabajo, llegar a tiempo, y cumplir con las necesidades de otros. Pero sobre todo anticiparte. Por eso es tan tan tan tan importante que tú y los demás lo habléis primero, y os apoyéis en él después para organizar el trabajo. Si se habla de lo que hay que hacer pero pocas veces de cuándo se va a hacer, tendréis un bonito caos en el que tú serás el protagonista.
SOLUCIÓN: en correos, reuniones, llamadas o conversaciones de pasillo, introduce ya esa coordenada de oro en el lenguaje de las fechas: CUÁNDO. Y si los demás no lo indican cuando piden algo, pregunta. No cuesta nada y elimina millones de problemas.
3. Trocea el trabajo en partes más pequeñas
Si miras a tu Agenda-Calendario y lo comparas con el de hace 5-6 años probablemente esté más saturado y fragmentado. Y eso plantea un problema bastante serio: ¿cuándo haces las cosas gordas si casi «no tienes tiempo»? Muchas veces la consecuencia de eso es ir dejándolas hacia el último momento, para hacerlas con las clásicas prisas, muchas dosis de experiencia, y finalmente salvar el expediente.
SOLUCIÓN: conociendo bien las fechas puedes repartir mejor tu trabajo: dividirlo en fases, partes y tareas más pequeñas, para poder empezar pronto y distribuirlo mejor en los «huecos» de tu Agenda en los días previos a la entrega o fecha límite.
4. Haz un buen seguimiento de lo «que te deben»
Hay tareas que encargas a otros y ya está, no hay que seguirles el rastro; pero hay otras que no puedes perder de vista. Para eso hay que hacer un buen seguimiento, con tiempo, con anticipación. Porque si te empeñas en preguntar por ellas justo en el último momento, tendrás problemas. Recuerda que los demás no tienen el mismo ritmo que tú, que tienen más trabajo que tú, y que incluso puede que pasen de ti.
SOLUCIÓN: en el momento de encargar-pedir-delegar algo, crea una tarea en tu lista para hacer un seguimiento posterior en tal fecha. Y asegúrate de que poner margen suficiente para la acción de seguimiento: ya sea enviar un correo, hacer una llamada o comentarlo en una reunión, pregunta por eso cuando todavía hay un colchón de días suficiente.
5. Revisa SIEMPRE diaria-semanalmente
Llámalo Planificación si te gusta más. A mí nunca me ha importado el nombre pero sí lo que implica: mirar tu trabajo ANTES de empezar el día y la semana y prepararlo en condiciones. No puedes… lo repito: no puedes empezar a trabajar a ciegas, sin saber lo que tienes y no tienes que hacer, sin marcar objetivos y visión, sin adelantarte a reuniones y llamadas, sin identificar el «core» de ese día o de esa semana, sin otras muchas cosas que haces en ese momento innegociable de preparación revisión diaria (el día antes) y semanal (el viernes antes).
SOLUCIÓN: crea un evento repetitivo en tu Agenda-Calendario para asegurar que diaria y semanalmente harás esos dos ejercicios que representan la base de la anticipación en el trabajo. Asegúrate sobre todo de repetirlo al terminar la semana para hacer un buen cierre y anticiparte bien a todo lo que viene en adelante.
La anticipación y la preparación no son sinónimo de éxito, sin duda; luego hay que ejecutar y hacerlo bien o muy bien. Pero sin anticipación todo es exceso de improvisación. Y convertir eso en un hábito es peligrosísimo. ¿Ves por qué decía que todo era cuestión de actitud? ¡Y de Hábitos!
Berto Pena
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